Gửi email nhầm là một vấn đề thường gặp có thể bạn quên tệp đính kèm, đưa thông tin không chính xác hoặc gửi nhầm người nhận. Rất may, Outlook cung cấp tính năng tích hợp để hoàn tác việc gửi email, cho phép bạn thu hồi hoặc thay thế tin nhắn trước khi người nhận đọc được. Sau đây là hướng dẫn chi tiết về cách thu hồi email bằng Outlook trên Windows 11.
2 Cách hủy gửi thư Outlook trên Windows 11
Nhanh chóng thu hồi hoặc thay thế các email được gửi nhầm trong Outlook
Cách 1: Thu hồi Email đã gửi trong New Outlook trên Windows 11
Bước 1: Mở Outlook và điều hướng đến thư mục Sent Items nằm ở ngăn bên trái. Tìm email bạn muốn thu hồi và nhấp đúp vào email đó để mở trong cửa sổ mới.
Bước 2: Khi email mở ra, hãy nhìn vào ribbon ở trên cùng và nhấp vào nút Recall Message. Nếu nút này không hiển thị ngay lập tức, hãy nhấp vào menu ba chấm để mở rộng các tùy chọn và chọn Recall Message từ đó.
Bước 3: Hộp thoại xác nhận sẽ xuất hiện. Nhấp vào OK để tiếp tục thu hồi email. Sau đó, Outlook sẽ cố gắng xóa email khỏi hộp thư đến của người nhận.
Ngay sau khi bắt đầu thu hồi, bạn sẽ nhận được email Message Recall Report. Nhấp vào liên kết bên trong báo cáo này để xem trạng thái thu hồi, cho biết việc thu hồi đã thành công, đang chờ xử lý hay không thành công.
Cách 2: “Undo Send” thư đã Gửi trên Outlook Web App (Outlook.com)
Không giống như phiên bản dành cho máy tính để bàn, Outlook.com không có tính năng thu hồi. Tuy nhiên, nó cung cấp tùy chọn “Undo Send” tạm thời trì hoãn việc gửi email, cung cấp cho bạn một cửa sổ ngắn để hủy quá trình gửi:
Bước 1: Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải Outlook.com và chọn View all Outlook settings.
Bước 2: Trong menu cài đặt, điều hướng đến Mail > Compose and reply.
Bước 3: Trong phần Undo send > hãy chọn thời gian trễ (5 hoặc 10 giây) để gửi tin nhắn > Save.
Sau khi bật tính năng này, bất cứ khi nào bạn gửi email, nút Undo sẽ xuất hiện ở cuối màn hình trong khoảng thời gian trì hoãn đã chọn. Click Undo sẽ hủy việc gửi và cho phép bạn chỉnh sửa hoặc xóa tin nhắn.
Những lý do phổ biến khiến Outlook Recall có thể không thành công
Mặc dù tính năng thu hồi hữu ích, nhưng không phải lúc nào cũng đảm bảo thành công. Sau đây là một số lý do phổ biến khiến việc thu hồi email trong Outlook có thể không thành công:
- Người nhận đã mở email.
- Hộp thư của người nhận không được lưu trữ trên cùng máy chủ Microsoft Exchange hoặc Microsoft 365.
- Người nhận sử dụng ứng dụng email khác (Gmail, Apple Mail, v.v.) hoặc thiết bị di động không hỗ trợ tính năng thu hồi.
- Email đã được chuyển từ hộp thư đến của người nhận sang một thư mục khác hoặc được xử lý theo quy tắc email.
- Tin nhắn được bảo vệ bằng Azure Information Protection hoặc được mã hóa.
Để tối đa hóa cơ hội thu hồi email thành công, hãy bắt đầu quá trình thu hồi càng nhanh càng tốt sau khi gửi email.
Tổng kết
Thu hồi email trong Outlook có thể giúp bạn tránh khỏi những tình huống có thể gây bối rối hoặc rắc rối. Bằng cách hiểu cách thức hoạt động của tính năng thu hồi và hoàn tác gửi và bằng cách thiết lập gửi chậm, bạn có thể giảm thiểu lỗi và giao tiếp hiệu quả hơn. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì hãy liên hệ với banquyenphanmem.com hoặc gọi điện thoại số 028.22443013 để được trợ giúp.
