3 Cách tạo danh sách theo thứ tự bảng chữ cái A-Z trên Microsoft Excel

Việc nhập thủ công một chuỗi chữ cái (từ A đến Z hoặc từ a đến z) trong Excel theo từng ô không chỉ tẻ nhạt và tốn thời gian mà còn dễ xảy ra lỗi, đặc biệt nếu danh sách cần được tạo lại hoặc sử dụng lại thường xuyên. Trong nhiều trường hợp, chẳng hạn như tạo bảng điểm danh, danh sách điểm danh, hoặc nhanh chóng tạo mẫu để phân loại dữ liệu, việc có thể tạo chuỗi chữ cái một cách hiệu quả có thể giúp tăng tốc đáng kể quy trình làm việc của bạn. Hướng dẫn này từ Tri Thức Software sẽ cung cấp một số phương pháp thực tế giúp bạn tạo danh sách chuỗi chữ cái trong Excel một cách nhanh chóng và chính xác theo các nhu cầu và phiên bản Excel khác nhau.

1. Tạo danh sách chuỗi theo thứ tự chữ cái với công thức

Đối với người dùng ưa thích công thức và cần khả năng tương thích với nhiều phiên bản Excel, bạn có thể tạo chuỗi ký tự theo thứ tự bảng chữ cái bằng cách kết hợp mã ký tự và hàm CHAR. Vui lòng thực hiện như sau:

1. Bắt đầu bằng cách tạo một danh sách các số biểu thị mã ASCII cho các chữ cái viết hoa từ A đến Z. Nhập 65 vào ô A1 và 66 vào ô A2. Sau khi chọn cả A1 và A2, hãy kéo thanh điều khiển xuống dưới cho đến khi đạt đến 90 ở ô cuối cùng (vì 65 đến 90 biểu thị A đến Z trong mã ASCII).

Ảnh chụp màn hình Excel hiển thị danh sách số từ 65 đến 90 để tạo thành một chuỗi theo thứ tự chữ cái

2. Tiếp theo, trong ô liền kề với mã đầu tiên của bạn (ví dụ: B1), hãy nhập công thức sau để chuyển đổi giá trị ASCII thành một chữ cái:

=CHAR(A1)

Sau đó, kéo thanh điền của công thức này xuống ô bên cạnh nơi số 90 xuất hiện.

Sau khi hoàn tất bước này, bạn sẽ thấy tất cả các chữ cái tiếng Anh viết hoa được liệt kê theo thứ tự. Nếu bạn cần chữ thường, hãy thay thế mã ASCII bằng các số từ 97 đến 122 và sử dụng cùng công thức. Vui lòng cẩn thận để đảm bảo không có giá trị nào bị bỏ qua hoặc trùng lặp cho một chuỗi hoàn chỉnh.

Ảnh chụp màn hình hiển thị công thức CHAR được sử dụng để chuyển đổi số thành chuỗi chữ cái trong Excel

Cách tiếp cận này phù hợp với các tác vụ đơn giản và khi chỉ cần một chuỗi chữ cái. Tuy nhiên, nó đòi hỏi một cột hỗ trợ bổ sung cho các số ASCII, và có thể không lý tưởng nếu bạn muốn giải pháp một bước.

2. Tạo danh sách chuỗi theo thứ tự chữ cái bằng macro VBA

Đôi khi, bạn có thể muốn tự động điền một dãy ô bằng một chuỗi ký tự chữ cái mà không cần thiết lập các cột phụ trợ hoặc dựa vào các tính năng danh sách tích hợp. Macro VBA có thể tự động hoàn thành nhiệm vụ này, đặc biệt hữu ích khi bạn muốn áp dụng lại chuỗi ký tự hoặc tạo nhanh cả danh sách chữ hoa và chữ thường trong các dãy ô tùy chỉnh.

1. Để bắt đầu, hãy mở trình soạn thảo VBA bằng cách nhấp vào Developer Tools > Visual Basic. Trong cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications bật lên, nhấp vào Insert > Module và dán một trong các mã sau vào cửa sổ.

  • Đối với chuỗi chữ cái in hoa (từ A đến Z):
Sub FillUppercaseAlphabet()
    Dim i As Integer
    Dim rng As Range
    Set rng = Application.InputBox("Select the first cell of the range you want to fill (for example, A1):", "KutoolsforExcel", Type:=8)
    On Error Resume Next
    For i = 0 To 25
        rng.Offset(i, 0).Value = Chr(65 + i)
    Next i
End Sub
  • Đối với chuỗi chữ cái thường (từ a đến z), hãy sử dụng mã này:
Sub FillLowercaseAlphabet()
    Dim i As Integer
    Dim rng As Range
    Set rng = Application.InputBox("Select the first cell of the range you want to fill (for example, A1):", "KutoolsforExcel", Type:=8)
    On Error Resume Next
    For i = 0 To 25
        rng.Offset(i, 0).Value = Chr(97 + i)
    Next i
End Sub
2. Để thực thi mã, hãy nhấp vào Nút chạynút trong trình soạn thảo VBA hoặc nhấn F5 . Khi được nhắc, hãy chọn ô bắt đầu mục tiêu cho chuỗi của bạn (ví dụ: A1). Sau đó, macro sẽ tự động điền 26 hàng xuống dưới với phạm vi chữ cái đã chọn.

Macro này rất phù hợp để nhanh chóng tạo toàn bộ các cột theo thứ tự bảng chữ cái, đặc biệt khi bạn muốn tự động hóa quy trình hoặc tạo danh sách phù hợp với định dạng cụ thể. Hãy cẩn thận đảm bảo có ít nhất 26 ô trống trong phạm vi mục tiêu, nếu không macro sẽ ghi đè lên bất kỳ dữ liệu nào trên đường dẫn của nó.

Khắc phục sự cố: Nếu gặp thông báo lỗi, hãy đảm bảo macro đã được bật trong sổ làm việc và bạn đã chọn ô bắt đầu hợp lệ. Macro sẽ ghi đè lên các ô mà nó điền, vì vậy hãy luôn kiểm tra lại phạm vi mục tiêu trước khi chạy.

3. Tạo danh sách chuỗi theo thứ tự chữ cái với công thức SEQUENCE và CHAR

Đối với người dùng Office 365 hoặc Excel 2021 trở lên, Excel giới thiệu các hàm mảng động giúp thao tác này nhanh hơn nữa. Bạn có thể tạo ngay lập tức toàn bộ chuỗi chữ cái trực tiếp chỉ bằng một công thức, mà không cần các cột phụ trợ hoặc nhập thủ công.

1. Nhấp vào ô bạn muốn bắt đầu danh sách theo thứ tự bảng chữ cái (ví dụ: A1). Nhập công thức sau để có chuỗi chữ hoa từ A đến Z:

=CHAR(SEQUENCE(26,1,65))
Nhấn Enter. Toàn bộ chuỗi từ A đến Z sẽ tự động tràn xuống 26 hàng bắt đầu từ ô bạn chọn.

Để tạo chuỗi chữ thường từ a đến z, hãy sử dụng công thức sau trong ô bắt đầu của bạn:

=CHAR(SEQUENCE(26,1,97))
Kết quả sẽ là danh sách đầy đủ các chữ cái thường trải dài 26 hàng trở xuống.

Lưu ý:

  • Nếu vùng tràn bị chặn bởi dữ liệu khác, Excel sẽ hiển thị lỗi #SPILL!. Hãy đảm bảo có đủ khoảng trống bên dưới ô bắt đầu để tất cả các chữ cái tràn vào hàng của chúng.
  • Nếu bạn muốn tạo danh sách theo chiều ngang (các chữ cái điền vào các cột), hãy thay đổi đối số SEQUENCE từ SEQUENCE(26,1,65)thành SEQUENCE(1,26,65).
  • Giải pháp này rất hiệu quả đối với các mẫu động và khi bạn cần danh sách tự động điều chỉnh hoặc làm mới.

Tổng kết

Vậy là tôi đã hướng dẫn xong cho bạn 3 Cách tạo danh sách theo thứ tự bảng chữ cái A-Z trên Microsoft Excel. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì hãy liên hệ với banquyenphanmem.com hoặc gọi điện thoại số 028.22443013 để được trợ giúp.

Bài viết liên quan

zalo-icon
phone-icon