Thiết lập tin nhắn Out of Office trong Outlook đảm bảo các liên hệ của bạn biết bạn không có mặt để mọi người biết thời gian phản hồi của bạn. Dù bạn đang đi nghỉ, tham dự hội nghị…Microsoft Outlook cung cấp các cách đơn giản để thiết lập trả lời tự động. Bài viết dưới đây, tri thức software sẽ hướng dẫn bạn thực hiện các bước dựa trên phiên bản Outlook bạn đang sử dụng.
4 Cách thiết lập tin nhắn Vắng mặt trong Outlook
Dễ dàng cấu hình trả lời email tự động khi bạn không có mặt khi sử dụng Outlook theo các cách dưới đây:
Cách 1: Thiết lập tin nhắn Vắng mặt trong Outlook Classic (Máy tính để bàn)
Bước 1: Mở Outlook > click “File” ở góc bên trái. Thao tác này sẽ đưa ra menu thông tin tài khoản và cài đặt.
Bước 2: Trong phần “Info” > click “Automatic Replies (Out of Office)”. Nếu bạn không thấy tùy chọn này, loại tài khoản Outlook của bạn có thể không hỗ trợ trả lời tự động. Trong trường hợp đó, bạn có thể sử dụng các rules thay thế (xem dưới Cách 3).
Bước 3: Chọn “Send automatic replies”. > Bạn có thể chỉ định khoảng thời gian bằng cách chọn > “Only send during this time range” > đặt ngày và giờ bắt đầu và kết thúc. Nếu bỏ chọn mục này, bạn cần phải tắt trả lời tự động theo cách thủ công sau.
Bước 4: Trong hộp thoại dưới tab “Inside My Organization” > nhập tin nhắn bạn muốn đồng nghiệp trong tổ chức. Nêu rõ ngày vắng mặt và cung cấp thông tin liên hệ thay thế cho các câu hỏi khẩn cấp.
Bước 5: Nếu bạn muốn gửi trả lời tự động cho những người bên ngoài tổ chức, cho đối tác > chọn tab “Outside My Organization” > Tick chọn “Auto-reply to people outside my organization”. Bạn có thể chỉ định thêm là chỉ gửi trả lời cho những người liên hệ của mình hay cho tất cả những người gửi email cho bạn. Viết một tin nhắn ngắn gọn, chuyên nghiệp phù hợp với những người liên hệ bên ngoài.
Bước 6: Sau khi cấu hình xong tin nhắn > click “OK” để kích hoạt tính năng trả lời tự động.
Phương pháp 2: Thiết lập tin nhắn Vắng mặt trong Outlook New trên Windows
Bước 1: Chạy ứng dụng New Outlook trên máy tính Windows > click biểu tượng hình bánh răng nằm ở góc trên bên phải của cửa sổ.
Bước 2: Cửa sổ mới hiện ra > chọn “Automatic Replies”. Kéo chọn sang ON ở mục “automatic replies on”.
Bước 3: Nhập tin nhắn của bạn vào hộp thoại văn bản. > Bạn cũng có thể chỉ định khoảng thời gian chính xác bằng cách tick chọn “Send replies only during a time period” và đặt ngày và giờ bạn muốn.
Bước 4: Để tránh gửi trả lời cho người gửi không xác định > hãy tick chọn “Send replies only to contacts”. Điều này đảm bảo rằng trả lời tự động của bạn chỉ được gửi đến những người trong danh sách liên lạc của bạn.
Bước 5: Sau khi thiết lập > click “Save”. Trả lời tự động của bạn hiện đã hoạt động.
Cách 3: Thiết lập Trả lời Vắng mặt bằng Quy tắc – Rules (Tài khoản POP hoặc IMAP) trong Outlook (Cổ điển)
Nếu tài khoản Outlook của bạn không hỗ trợ trả lời tự động, bạn có thể sử dụng các quy tắc (rules) Outlook cổ điển để đạt được hiệu quả tương tự.
Bước 1: Bắt đầu bằng cách > tạo một email mới > Click “New Email” và nhập tin nhắn Vắng mặt mong muốn của bạn vào phần nội dung. Bao gồm thông tin về sự vắng mặt của bạn và các liên hệ thay thế.
Bước 2: Click “File” > “Save As”. > Hoặc click vào dấu ba dấu chấm ở bên phải > ” Save As”. >Chọn “Outlook Template (*.oft)” làm loại tệp và lưu mẫu này vào máy tính của bạn.
Bước 3: Tiếp theo > vào “File” > chọn “Manage Rules & Alerts”. Nhấp vào “New Rule”, sau đó chọn “Apply rules on messages I received” > click “Next” .
Bước 4: Không chọn bất kỳ điều kiện nào > click Next. Outlook sẽ cảnh báo bạn rằng quy tắc này áp dụng cho mọi thư > click Yes để xác nhận.
Bước 5: Tick chọn “reply using a specific template” > click chọn “a specific template” > Chọn “User Templates in File System” > chọn bạn vừa tạo và lưu > click “Open”.
Bước 6: Nhấp vào “Next” để đặt ngoại lệ nếu cần hoặc chỉ cần nhấp vào “Next” một lần nữa để bỏ qua. Cuối cùng, đặt tên cho quy tắc của bạn (ví dụ: “Ngoài văn phòng”) và bật nó bằng cách chọn “Turn on this rule”. Nhấp vào “Finish”.
Hãy nhớ rằng Outlook phải tiếp tục chạy để phương pháp dựa trên quy tắc này hoạt động. Hãy giữ cho máy tính và ứng dụng Outlook của bạn chạy trong thời gian bạn vắng mặt.
Cách 4: Thiết lập tin nhắn Vắng mặt trong Outlook Web
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Outlook qua trình duyệt web tại outlook.com. Nhấp vào biểu tượng “Settings” hình bánh răng ở góc trên bên phải.
Bước 2: Chọn “Account” > “Automatic Replies”.
Bước 3: Bật sang ON ở mục “Automatic replies on”. Nhập nội dung tin nhắn của bạn và chỉ định khoảng thời gian nếu muốn bằng cách chọn “Send replies only during a time period”.
Bước 4: Nếu tài khoản của bạn cho phép, bạn cũng có thể chọn chặn lịch hoặc từ chối cuộc họp tự động trong thời gian này. Chọn “Send replies outside your organization” nếu bạn cần trả lời được gửi ra bên ngoài.
Bước 5: Click “Save” để hoàn tất cài đặt của bạn. Trả lời tự động của bạn hiện đã được thiết lập và sẽ kích hoạt theo cấu hình.
Tổng kết
Thiết lập trả lời tự động trong Outlook là cách đơn giản để thông báo cho các liên hệ của bạn khi bạn không có mặt. Hãy đảm bảo tắt trả lời tự động khi bạn quay lại nếu bạn chưa đặt ngày kết thúc cụ thể. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì hãy liên hệ với banquyenphanmem.com hoặc gọi điện thoại số 028.22443013 để được trợ giúp.
