Paste Special là một công cụ bị đánh giá thấp trong Microsoft Excel, với nhiều người chỉ sử dụng nó để dán giá trị. Nhưng nó có thể làm được nhiều hơn thế nữa! Cho dù đây là lần đầu tiên bạn nghe đến Paste Special hay bạn là một chuyên gia Excel dày dạn kinh nghiệm, những mẹo và thủ thuật này chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Phím tắt để dán đặc biệt trong Microsoft Excel 365 (phiên bản được sử dụng trong bài viết này) và Microsoft Excel 2024 trở đi là Ctrl+Alt+V. Tuy nhiên, trong các phiên bản cũ hơn, phím tắt là Ctrl+Shift+V. Trong bài viết dưới đây, Tri Thức Software sẽ hướng dẫn các thủ thuật này cho bạn.
1. Tăng hoặc giảm nhiều giá trị theo cùng một ngưỡng
Bạn có thể sử dụng Paste Special để thực hiện thay đổi toàn bộ giá trị trong bảng tính Microsoft Excel của mình.
Trong ví dụ này, giả sử bạn đã sử dụng XLOOKUP để trả về điểm của học sinh dựa trên ngưỡng trong bảng tra cứu.
Tuy nhiên, sau đó bạn nhận ra rằng ranh giới điểm số quá nghiêm ngặt nên bạn muốn giảm tất cả các ngưỡng đi ba điểm.
Đầu tiên, nhập 3 vào một ô trống, vì đây là mức giảm bạn muốn áp dụng cho tất cả các ngưỡng. Sau đó, nhấn Ctrl+C để sao chép ô đó.
Tiếp theo, với ô có ảnh hưởng vẫn được sao chép, hãy chọn tất cả các ô chứa giá trị bạn muốn tăng hoặc giảm và nhấn Ctrl+Alt+V để khởi chạy hộp thoại Paste Special.
Bây giờ, hãy nhấn các phím tương ứng với các ký tự được gạch chân trong các thao tác bạn muốn thực hiện. Trong trường hợp này, bạn muốn thực hiện phép trừ, hãy nhấn S, và bạn chỉ muốn sao chép giá trị (không phải định dạng), hãy nhấn V.
Cuối cùng, khi bạn nhấn Enter, bạn sẽ thấy tất cả các ngưỡng giảm đi 3 và các ô vẫn giữ nguyên định dạng ban đầu, bao gồm cả đường viền và cỡ chữ nhỏ hơn.
2. Chuyển số nguyên thành phần trăm
Nếu bạn đã từng thử đổi một số nguyên thành phần trăm, bạn sẽ biết rõ rằng Excel không hề giúp bạn thực hiện việc này một cách dễ dàng.
Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn được gửi bảng tính này và bạn muốn chuyển các giá trị trong cột B thành phần trăm.
Tuy nhiên, nếu bạn chọn các ô có liên quan và nhấp vào biểu tượng “%” trong nhóm Number của tab Home trên ribbon, vì các giá trị là số nguyên nên chúng sẽ chuyển đổi thành giá trị phần trăm lớn hơn mong đợi.
Bây giờ, hãy chọn các ô chứa giá trị bạn muốn chuyển đổi từ số nguyên sang phần trăm và nhấn Ctrl+Alt+V. Sau đó, nhấn M để kích hoạt phép nhân.
Nếu ô có ảnh hưởng được định dạng khác với các ô bạn muốn tác động, hãy nhớ nhấn V để chỉ sao chép các giá trị.
3. Sao chép bình luận và ghi chú
Với tính năng Paste Special trong Microsoft Excel, bạn có thể sao chép và dán nhiều nội dung hoặc định dạng của một ô. Bạn cũng có thể sao chép chú thích hoặc ghi chú của một ô sang một ô khác.
Trong bảng tính này, giả sử bạn đã thêm ghi chú vào một ô để chỉ ra rằng một nhiệm vụ nào đó cần được chú ý thêm.
Nhấn Ctrl trong khi chọn các ô không liền kề để chọn chúng cùng lúc.
Bây giờ, nhấn C để chọn “Comments And Notes”.
Cuối cùng, nhấn Enter để xem ghi chú được sao chép vào các ô đã chọn.
4. Chuyển đổi hàng và cột
Có thể nói rằng tất cả các công cụ Paste Special đều được thiết kế để tăng tốc quy trình làm việc của bạn trong Microsoft Excel. Tuy nhiên, tùy chọn Paste Special mạnh mẽ nhất cho phép bạn chuyển đổi hàng và cột trong dữ liệu.
Trong ví dụ này, hãy tưởng tượng bạn nhận được bảng tính này và muốn đổi tên ở hàng 1 với các ngày trong tuần ở cột A, vì các trường phải nằm trong các cột và bản ghi phải nằm trong các hàng.
Việc lật dữ liệu theo chiều ngang sang chiều dọc theo cách thủ công sẽ mất nhiều thời gian và chắc chắn sẽ dẫn đến lỗi sao chép. May mắn thay, bạn có thể thực hiện việc này chỉ trong vài bước bằng cách sử dụng tính năng Dán Đặc biệt.
Lưu ý: Nếu dữ liệu của bạn nằm trong bảng Excel đã định dạng, trước khi sao chép, bạn cần chọn bất kỳ ô nào trong bảng và nhấp vào “Convert To Range” trong tab Thiết kế bảng trên ribbon.
Tiếp theo, nhấp vào ô mà bạn muốn giá trị trên cùng bên trái của dữ liệu chuyển vị nằm ở đó (đảm bảo có đủ khoảng trống bên dưới ô đó cho bảng mới) và nhấn Ctrl+Alt+V để khởi chạy hộp thoại Paste Special.
Sau khi mở, nhấn E để kích hoạt thao tác chuyển vị. Ngoài ra, hãy kiểm tra lại xem bạn có muốn chọn bất kỳ tùy chọn nào trong phần Paste của hộp thoại hay không, ví dụ: nếu một số ô được định dạng theo ngày tháng, hãy nhấn U để giữ nguyên giá trị và định dạng số của chúng.
Bây giờ bạn có thể xóa bảng gốc và định dạng bảng mới theo nhu cầu của mình.
Lưu ý: Bạn cũng có thể sử dụng hàm TRANSPOSE trong Excel để đạt được kết quả tương tự. Tuy nhiên, khi dữ liệu được chuyển vị thông qua lệnh Paste Special không được liên kết với dữ liệu gốc, hàm TRANSPOSE sẽ tạo ra một mảng động tràn, mảng này sẽ cập nhật để phản ánh bất kỳ thay đổi nào trong dữ liệu gốc.
Mặc dù hộp thoại Paste Special cho phép bạn sao chép định dạng, nhưng có một cách nhanh hơn để thực hiện việc này nếu bạn muốn sao chép định dạng sang nhiều ô ở các vùng khác nhau trong bảng tính. Chọn các ô chứa định dạng bạn muốn sao chép và nhấp đúp vào biểu tượng Công cụ Định dạng. Sau đó, chọn các ô bạn muốn dán định dạng.
Tổng kết
Vậy là tôi đã giới thiệu xong cho bạn 4 thủ thuật Paste Special giúp bạn tiết kiệm thời gian trên Microsoft Excel. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ banquyenphanmem.com hoặc gọi điện thoại số 028.22443013 để được trợ giúp. Với các hướng dẫn trên, chúng tôi hy vọng bạn đã giải quyết được nhu cầu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.
