Việc thành thạo các công cụ của Microsoft Excel là một quá trình không bao giờ kết thúc, ngay cả với những người đã sử dụng chương trình này ở nơi làm việc hoặc ở nhà hàng chục năm trời. Với suy nghĩ này, sau đây là một số mẹo Excel yêu thích mà Tri Thức Software đã tích lũy được trong nhiều năm qua mà bạn có thể áp dụng để tăng tốc quy trình làm việc với bảng tính của mình.
1. Không cần phải đóng băng hàng đầu tiên của bảng
Nếu bạn đang làm việc với một bảng tính Excel chứa nhiều hàng dữ liệu, bạn có thể muốn đóng băng hàng đầu tiên thông qua tab View trên ruy-băng, để khi bạn cuộn xuống, các tiêu đề vẫn hiển thị.
Tuy nhiên, bạn không cần thực hiện bước này nếu định dạng dữ liệu dưới dạng bảng Excel. Để thực hiện việc này, trước tiên, hãy đảm bảo dữ liệu của bạn có tiêu đề cột ở hàng trên cùng. Sau đó, chọn dữ liệu và trong tab Chèn trên thanh Ribbon, nhấp vào “Bảng”.
Bây giờ, hãy đảm bảo thông tin trong hộp thoại Tạo bảng là chính xác và nhấp vào “OK”.
Cuối cùng, chọn bất kỳ ô nào trong bảng và cuộn xuống. Lưu ý rằng các tiêu đề cột (A, B, C, v.v.) sẽ được thay thế bằng tên cột bạn đã gán lúc đầu.
Mẹo này chỉ hiệu quả nếu bảng của bạn chứa nhiều hàng hơn số lượng hiển thị trên màn hình. Nếu không, tiêu đề bảng sẽ luôn hiển thị, do đó không cần phải lặp lại các nhãn đó trên tiêu đề bảng tính.
2. Sao chép và truy cập nhiều mục cùng lúc
Hầu hết mọi người đều biết đến các phím tắt nổi tiếng để sao chép (Ctrl+C) và dán (Ctrl+V) các mục trong Excel. Tuy nhiên, ít người biết rằng bạn có thể sao chép nhiều mục từ nhiều nguồn khác nhau cùng lúc và dán chúng vào bảng tính chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Giả sử bạn đang tạo bảng tính hồ sơ cầu thủ cho đội bóng yêu thích của mình. Đối với mỗi cầu thủ, bạn cần ID, ảnh và liên kết đến tiểu sử trực tuyến của họ.
Mặc dù ID người chơi nằm trên một bảng tính riêng, ảnh của họ nằm trong tài liệu Microsoft Word và URL tiểu sử trực tuyến của họ có thể truy cập được trong trình duyệt web, bạn vẫn có thể tiếp tục và sao chép từng mục một.
Bây giờ, hãy chọn ô bạn muốn dán mục đầu tiên và nhấp vào mục đó trong ngăn Clipboard. Lặp lại quy trình này cho các mục khác mà bạn đã sao chép.
Lưu ý: Sau khi dán ảnh vào Microsoft Excel, hãy nhấp chuột phải vào ảnh và chọn “Place In Cell” để nhúng ảnh vào trong ranh giới của ô.
Sau đó, bạn có thể nhấp vào “Clear All” trong ngăn Clipboard trước khi chuyển sang nhóm mục tiếp theo mà bạn muốn sao chép và dán.
Bảng tạm của Microsoft Excel có thể chứa tối đa 24 mục. Điều này có nghĩa là khi bạn sao chép mục thứ 25, mục đó sẽ thay thế mục cũ nhất trong clipboard.
Lợi ích của việc sử dụng clipboard của Microsoft Excel, thay vì clipboard của Windows (Windows+V), là nó vẫn hiển thị trong cửa sổ Excel cho đến khi bạn đóng nó theo cách thủ công. Ngược lại, clipboard của Windows sẽ biến mất ngay khi bạn nhấp chuột ra khỏi nó.
3. Xem tất cả các công thức được sử dụng trong bảng tính
Theo mặc định trong Excel, các ô trang tính hiển thị kết quả công thức, trong khi thanh công thức hiển thị công thức bạn đã sử dụng để có được kết quả đó.
Khi sử dụng phím tắt này, bạn có thể nhanh chóng xem ô nào chứa công thức, hiểu cách tính toán và kiểm tra lỗi. Hơn nữa, khi tùy chọn này được kích hoạt, việc chọn ô chứa công thức sẽ tự động tô màu các ô mà ô đó tham chiếu, giúp việc khắc phục sự cố trở nên đơn giản hơn.
4. Xem tất cả các tab trang tính bằng cách nhấp chuột phải
Một trong những thao tác gây khó chịu nhất trong Excel là điều hướng trình quản lý tab ở cuối màn hình, đặc biệt nếu bạn có nhiều trang tính trong sổ làm việc. Thật vậy, việc nhấp vào các mũi tên nhỏ ở góc dưới bên trái cửa sổ Excel để cuộn qua các tab chiếm quá nhiều thời gian quý báu của bạn.
Nhấp và kéo ba dấu chấm bên cạnh bên phải các tab bảng tính để tạo thêm không gian cho tên của chúng.
Một cách để tăng tốc quá trình này là nhấn Ctrl+Page Down để chuyển đến tab tiếp theo hoặc Ctrl+Page Up để quay lại tab trước đó.
Công cụ này đặc biệt hữu ích nếu bạn dành thời gian đặt tên ngắn gọn nhưng dễ hiểu cho các trang tính của mình, thay vì sử dụng tên mặc định là Sheet1, Sheet2, Sheet3, v.v.
5. Sử dụng Thanh trạng thái để tính toán nhanh
Một trong những công cụ đơn giản nhất nhưng có lẽ ít được sử dụng nhất trong Excel là Status Bar, nằm ở góc dưới bên phải của cửa sổ Excel.
Cụ thể, khi bạn chọn một số dữ liệu trong bảng tính, Status Bar sẽ cung cấp các phép tính để phân tích tức thì mà không cần thêm công thức nào.
Mặc dù tôi có thể sử dụng công thức để tạo thông tin này, nhưng tôi không muốn kết quả xuất hiện trong bảng tính—mục đích của tôi ở đây chỉ là xem qua các số liệu để phân tích nhanh.
Vì vậy, ngay khi tôi chọn tổng số bàn thắng cho những cầu thủ có liên quan, số trung bình, số đếm và tổng của các ô đã chọn sẽ xuất hiện trên Status Bar.
Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian khi sử dụng Microsoft Excel, cũng như sử dụng các mẹo mà tôi đã chia sẻ trong hướng dẫn này, hãy tận dụng hộp tên để tăng tốc độ điều hướng và cá nhân hóa Status Bar truy cập nhanh để thực hiện các lệnh thường dùng nhất của bạn ngay lập tức. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ banquyenphanmem.com hoặc gọi điện thoại số 028.22443013 để được trợ giúp. Với các hướng dẫn trên, chúng tôi hy vọng bạn đã giải quyết được nhu cầu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.
