OneDrive cung cấp nhiều tính năng hơn là chỉ tải lên và lưu trữ tệp của bạn trên đám mây. Nếu bạn mới sử dụng OneDrive, thì trong bài viết dưới đây, Tri Thức Software sẽ liệt kê danh sách các mẹo hữu ích giúp bạn bắt đầu đúng cách.
8 mẹo bạn cần biết cho người mới sử dụng OneDrive
1. Tích hợp ứng dụng Microsoft 365 với OneDrive
Nếu bạn sử dụng các ứng dụng Microsoft 365 dành cho máy tính để bàn (ví dụ: Word, Excel và PowerPoint), bạn có thể sử dụng OneDrive để bật tính năng lưu tự động. Thao tác này sẽ tải tệp lên OneDrive và đồng bộ hóa mọi chỉnh sửa bạn thực hiện, giúp bạn không cần phải lưu thủ công.
Nếu bạn đã từng đóng một tệp mà không lưu và bị mất tiến trình, bạn có thể tưởng tượng tính năng này có thể giúp bạn tránh được một cơn đau đầu khủng khiếp như thế nào. Hơn nữa, nó còn lưu lại lịch sử phiên bản của tệp, cho phép bạn quay lại các phiên bản trước đó nếu cần.
Để bật tính năng lưu tự động trong ứng dụng Microsoft 365, hãy nhấp vào nút chuyển đổi “AutoSave” ở góc trên bên trái của màn hình.
Tiếp theo, hãy làm theo hướng dẫn để đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn. Bạn sẽ cần tạo một tài khoản nếu chưa có trong bước này. Sau đó, hãy chọn tài khoản OneDrive của bạn, hãy đảm bảo bạn chọn đúng tài khoản nếu có nhiều hơn một tài khoản trong danh sách.
Sau đó, đặt tên cho tài liệu và nhấp vào “Save” để tải tệp lên OneDrive và bật tính năng lưu tự động.
2. Sử dụng Personal Vault để lưu trữ các tài liệu quan trọng
OneDrive cũng có một tính năng gọi là Personal Vault, cung cấp khả năng bảo vệ bổ sung cho các tài liệu quan trọng của bạn (ví dụ: CMND /CCCD và hồ sơ tài chính). Bạn sẽ cần hoàn tất xác minh danh tính bổ sung (sử dụng xác thực hai yếu tố) khi cần mở Personal Vault. Personal Vault sẽ tự động khóa lại sau 20 phút không hoạt động.
Bạn cũng có thể truy cập Personal Vault trên phiên bản OneDrive dành cho PC và thiết bị di động. Sau khi hoàn tất quá trình xác minh và mở Personal Vault, hãy kéo và thả các tệp bạn muốn vào đó.
3. Tận dụng tính năng chia sẻ tệp
OneDrive cũng cho phép bạn chia sẻ các tệp đã tải lên. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục và chọn “Share” trong menu.
Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn cấp quyền truy cập vào tệp hoặc thư mục và nhấp vào nút “Send“.
Hãy nhớ rằng những người bạn chia sẻ tệp cũng cần có tài khoản OneDrive để truy cập tệp.
4. Khôi phục tệp bằng Lịch sử phiên bản (version history)
Các tệp được lưu trữ trên OneDrive, dù là tài liệu hay ảnh, đều có lịch sử phiên bản (version history). Tính năng này cho phép bạn khôi phục chúng về phiên bản trước đó nếu bạn muốn hoàn tác một số thay đổi đã thực hiện.
Ví dụ, để khôi phục phiên bản trước đó của tài liệu Word, hãy nhấp chuột phải vào tài liệu đó và chọn “Version history” trong menu.
Chọn phiên bản cũ hơn của tệp trong phần Older Versions ở thanh bên trái. Sau đó, nhấp vào liên kết “Restore” xuất hiện bên dưới.
5. Tự động đồng bộ hóa tập tin trên PC
Nếu bạn là người dùng Windows, OneDrive đã là một phần trong cài đặt của bạn. Có một thư mục OneDrive mà bạn có thể thả tệp vào, miễn là bạn đang sử dụng Windows với tài khoản Microsoft. Thao tác này sẽ tải tệp lên đám mây để lưu trữ an toàn.
Bạn có thể truy cập thư mục này bằng cách nhấn Win+E để mở File Explorer. Sau đó, nhấp vào thư mục có tên “[Tên người dùng của bạn] – Personal” (thư mục này sẽ có biểu tượng OneDrive) trong ngăn Điều hướng.
Để thực hiện điều đó, hãy mở cài đặt OneDrive bằng cách nhấp vào biểu tượng OneDrive trên khay hệ thống.
Nếu bạn đã đăng xuất hoặc chưa đăng nhập, hãy nhấp vào “Sign In” và làm theo hướng dẫn để đăng nhập vào OneDrive. Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải và chọn “Settings” trong menu.
Chọn “Sync and Backup” ở thanh bên trái và nhấp vào “Manage Backup” ở bên phải.
Chuyển đổi các thư mục bạn muốn tự động đồng bộ hóa và nhấp vào nút “Save Changes”.
Bây giờ các tập tin sẽ được đồng bộ hóa định kỳ với OneDrive trên PC Windows của bạn.
Để sử dụng tính năng tương tự trên máy Mac, bạn sẽ cần tải xuống ứng dụng đồng bộ hóa OneDrive.
6. Làm cho các tập tin có sẵn ngoại tuyến
Khi sử dụng OneDrive trên máy tính hoặc thiết bị di động, bạn có thể đặt tệp và thư mục ở chế độ ngoại tuyến (offline). Điều này có nghĩa là bạn không cần kết nối internet để truy cập chúng. Tính năng này rất tiện lợi nếu bạn đang đi đến nơi có ít hoặc không có sóng mạng.
Để thực hiện việc này trên Windows, hãy mở thư mục OneDrive trên PC và nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục bạn muốn để ngoại tuyến. Sau đó, chọn “Always Keep on this Device” trong menu.
Quá trình này rất giống trên máy Mac, nhưng bạn cần tải xuống phiên bản OneDrive dành cho Mac từ App Store.
Trên thiết bị di động, chạm vào biểu tượng ba chấm bên cạnh tệp hoặc thư mục và chọn “Make Available Offline” trong menu.
Tệp hoặc thư mục sẽ được tải xuống máy tính của bạn và có thể truy cập ngoại tuyến. Đối với thư mục, tất cả các tệp và thư mục con chứa trong đó cũng sẽ được tải xuống.
7.Sử dụng ứng dụng di động để quét tài liệu
Chuyển sang ứng dụng di động OneDrive, bạn có thể tải xuống trên Google Play hoặc App Store, ứng dụng này có một tính năng nhỏ gọn cho phép bạn quét tài liệu và ảnh vật lý rồi tải trực tiếp lên OneDrive.
Để sử dụng máy quét di động của OneDrive, hãy chạm vào biểu tượng máy ảnh ở menu dưới cùng.
Hướng máy ảnh vào tài liệu bạn muốn quét và chạm vào vòng tròn màu trắng ở giữa phía dưới để chụp ảnh tài liệu đó.
Sau đó, chạm vào “Confirm” ở góc dưới bên phải để xử lý tài liệu, rồi nhấp vào “Done” trên màn hình tiếp theo.
Tiếp theo, đặt tên cho tài liệu rồi nhấp vào dấu kiểm màu xanh ở góc trên bên phải màn hình để lưu tài liệu đó vào OneDrive.
8. Tự động sao lưu cuộn camera của điện thoại
Một tính năng khác đáng chú ý khi sử dụng ứng dụng di động OneDrive là khả năng sao lưu toàn bộ thư viện ảnh. Để thực hiện việc này trên iPhone, hãy chạm vào ảnh đại diện của bạn ở góc trên bên trái và chọn Settings > Camera Upload.
Tiếp theo, chạm vào nút chuyển đổi bên cạnh địa chỉ email mà bạn muốn sao lưu thư viện ảnh để bắt đầu quá trình.
Tổng kết
Vậy là tôi đã giới thiệu cho bạn 8 mẹo bạn cần biết cho người mới sử dụng OneDrive. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ banquyenphanmem.com hoặc gọi điện thoại số 028.22443013 để được trợ giúp. Với các hướng dẫn trên, chúng tôi hy vọng bạn đã giải quyết được nhu cầu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.
