Trên thực tế, có 2 loại Hộp thư Tài nguyên (Resource Mailbox) khác nhau: một loại gọi là Meeting Room và một loại gọi là Equipment. Cả hai loại này về cơ bản đều có chức năng giống nhau, loại đầu tiên dùng để quản lý việc đặt phòng, loại thứ hai dùng để quản lý việc đặt thiết bị dùng chung. Hãy cùng Tri Thức Software tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Kiểm tra trạng thái có sẳn của phòng họp
Sau khi hộp thư phòng họp được tạo, nó sẽ khả dụng cho mọi người trong tổ chức. Để xem hộp thư > vào Add Calendar > From Room List.
Lưu ý: không có thông tin chi tiết nào được hiển thị, và danh sách người tham gia cùng các ghi chú khác sẽ được ẩn để đảm bảo quyền riêng tư. Lịch chỉ liên quan đến việc phòng trống hay không.Đặt cuộc họp của bạn
Để đặt phòng, hãy tạo cuộc meeting trong Outlook như bình thường. Nhưng ở mục Location > sẽ thấy phòng họp hoặc tài nguyên trong danh sách. Nhấp đúp để thêm vào.
Chấp nhận hoặc từ chối
Bạn có thể ủy quyền việc chấp nhận đặt chỗ cho một người trong tổ chức của mình.
Nếu phòng hoặc tài nguyên không còn trống hệ thống tự động sẽ từ chối cuộc họp. Thông tin duy nhất được chia sẻ lúc này là tên của người tổ chức lượt đặt phòng xung đột.
Tổng kết
Vậy là tôi đã hướng dẫn xong cho bạn Cách sử dụng Meeting Room Resource Mailbox trên Microsoft Outlook. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ banquyenphanmem.com hoặc gọi điện thoại số 028.22443013 để được trợ giúp. Với các hướng dẫn trên, chúng tôi hy vọng bạn đã giải quyết được nhu cầu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.
