Microsoft đang giới thiệu một tính năng mới trong Teams cho phép người dùng nội bộ đính kèm/chia sẻ tệp trong các cuộc trò chuyện 1:1 và nhóm với người dùng bên ngoài (khách mời). Cải tiến này giúp đơn giản hóa việc cộng tác giữa các bộ phận trong tổ chức bằng cách cho phép chia sẻ tệp liền mạch trong các cuộc trò chuyện với người dùng bên ngoài.
Điều này ảnh hưởng đến người dùng của bạn như thế nào?
Trước đây, người dùng nội bộ không thể đính kèm tệp trực tiếp khi soạn tin nhắn với người dùng bên ngoài. Lựa chọn duy nhất là sao chép và dán các liên kết tệp hiện có vào cuộc trò chuyện. Hiện tại, tùy chọn đính kèm tệp đã bị loại bỏ trong các cuộc trò chuyện như vậy.
Tính năng chia sẻ tệp trong các cuộc trò chuyện với người dùng bên ngoài bị tắt theo mặc định.
Để bật tính năng này, quản trị viên Teams phải cấu hình Chính sách Tệp của Teams. Đó là thuộc tính FileSharingInChatswithExternalUsers.
FileSharingInChatswithExternalUsers
Cho biết liệu tính năng chia sẻ tệp trong các cuộc trò chuyện với người dùng bên ngoài có được bật hay không.
PowerShell
# Getting the current state
Connect-MicrosoftTeams
Get-CsTeamsFilesPolicy | select Identity, FileSharingInChatswithExternalUsers | fl
# Enabling file sharing with external users for all users
Set-CsTeamsFilesPolicy -Identity Global -FileSharingInChatswithExternalUsers EnabledKhi được quản trị viên kích hoạt, người dùng sẽ thấy tùy chọn “Đính kèm tệp” trong menu + của hộp soạn tin nhắn khi nhắn tin cho người dùng bên ngoài.
Lưu ý: Tính năng này hiện đang được triển khai. Nếu tùy chọn “Đính kèm tệp” không xuất hiện trong vòng 24 giờ, hãy đợi thêm vài ngày. Trong trường hợp của tôi, tùy chọn này đã xuất hiện khoảng năm ngày sau đó.
Trong lần thử nghiệm đầu tiên, tôi gặp phải một lỗi không xác định.
Thật không may, cuộc trò chuyện Teams không hiển thị thông tin về hạn chế này khi chia sẻ tập tin với người dùng bên ngoài.
Người dùng nội bộ có thể chọn quyền chia sẻ cho người dùng bên ngoài giống như khi chia sẻ với đồng nghiệp nội bộ. Teams tôn trọng các cấu hình SharePoint và OneDrive hiện có, vì vậy nếu việc chia sẻ bị hạn chế trên một trang web hoặc theo nhãn bảo mật, các cài đặt đó sẽ được áp dụng. Trong ví dụ của tôi, tùy chọn “Bất kỳ ai có liên kết” đã bị vô hiệu hóa và không khả dụng.
Khi một tệp được chia sẻ trong cuộc trò chuyện riêng tư hoặc nhóm với người dùng bên ngoài, Teams sẽ cấp quyền truy cập vào tệp đó. Người dùng có thể quản lý quyền truy cập này bằng cách sao chép liên kết chia sẻ hoặc điều chỉnh quyền thông qua tùy chọn Quản lý quyền truy cập.
Trong các cuộc trò chuyện nhóm, tệp chỉ được chia sẻ với các thành viên đang tham gia cuộc trò chuyện tại thời điểm chia sẻ. Nếu có thành viên mới được thêm vào sau đó, họ sẽ không tự động có quyền truy cập vào tệp đã được chia sẻ trước đó.
Tổng kết
Vậy là tôi vừa hướng dẫn xong cho bạn Cách Attach/share files trong cuộc trò chuyện Teams với người dùng bên ngoài. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ banquyenphanmem.com hoặc gọi số 028.22443013 để được trợ giúp. Với các hướng dẫn trên, chúng tôi hy vọng bạn đã giải quyết được nhu cầu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.
