Trong hướng dẫn này, Tri Thức Sofftware sẽ giải thích cách chia sẻ trang SharePoint Online [Trang giao tiếp hoặc Trang nhóm] với người dùng bên ngoài.
Chia sẻ trang SharePoint với người dùng bên ngoài
SharePoint Online cho phép người dùng trong tổ chức chia sẻ nội dung với những người bên ngoài tổ chức. Những người dùng này có thể là đối tác, khách hàng, nhà cung cấp hoặc người tiêu dùng.
SharePoint cung cấp nhiều cấp độ quyền khác nhau, cho phép bạn kiểm soát những gì người dùng bên ngoài có thể xem, chỉnh sửa hoặc đóng góp, đảm bảo dữ liệu của tổ chức bạn luôn được bảo mật.
Theo mặc định, tính năng Chia sẻ bên ngoài có sẵn trong SharePoint. Tuy nhiên, bạn cần kích hoạt tính năng này ở hai cấp độ. Ví dụ:
- Cho phép chia sẻ bên ngoài ở cấp độ người thuê.
- Cho phép chia sẻ bên ngoài ở cấp độ trang SharePoint.
Ghi chú:
Để cho phép chia sẻ bên ngoài ở cấp độ người thuê, bạn cần phải là Quản trị viên SharePoint hoặc Quản trị viên Toàn cầu. Chủ sở hữu trang web không có quyền sửa đổi cài đặt chia sẻ của trang SharePoint.
1. Kích hoạt tính năng chia sẻ bên ngoài ở cấp độ người thuê
Để kích hoạt tính năng chia sẻ bên ngoài ở cấp độ người dùng SharePoint, hãy làm theo các bước được nêu dưới đây.
1. Mở trung tâm quản trị SharePoint https://<tenant-name>-admin.sharepoint.com/ > Mở rộng menu thả xuống Chính sách > Click Chia sẻ > Kéo cả thanh trượt SharePoint và OneDrive lên mức Cho phép tối đa cho bất kỳ ai.
2. Tiếp theo, mở rộng mục Cài đặt chia sẻ bên ngoài khác và chọn các tùy chọn bên dưới.
- Khách mời phải đăng nhập bằng cùng một tài khoản mà bạn đã nhận được lời mời chia sẻ.
- Quyền truy cập khách vào trang web hoặc OneDrive sẽ tự động hết hạn sau số ngày này.
3. Tiếp theo, chọn mục Liên kết tệp và thư mục để cung cấp các thông tin sau. Ví dụ:
- Chọn loại liên kết được chọn mặc định khi người dùng chia sẻ tệp và thư mục trong SharePoint và OneDrive là Bất kỳ ai có liên kết.
- Chọn quyền được chọn mặc định để chia sẻ liên kết.
- Chọn tùy chọn thời hạn và quyền cho liên kết Bất kỳ ai là 15 ngày.
4. Cuối cùng, kiểm tra tất cả các cài đặt khác và nhấp vào nút Lưu.
Bằng cách này, chúng ta có thể kích hoạt tính năng chia sẻ bên ngoài ở cấp độ người dùng SharePoint.
2. Kích hoạt tính năng chia sẻ bên ngoài ở cấp độ trang SharePoint
Tương tự, chúng ta nên bật tính năng chia sẻ bên ngoài ở cấp độ trang SharePoint. Để thực hiện điều này, hãy làm theo các bước dưới đây.
1. Trên trang chủ trung tâm quản trị SharePoint, mở rộng mục Các trang web đang hoạt động, chọn trang SharePoint Online cụ thể và nhấp vào tùy chọn Chia sẻ, như hình bên dưới.
2. Tiếp theo, chọn tùy chọn Bất kỳ ai và nhấp vào nút Lưu, như hình bên dưới.
3. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận [Cài đặt chia sẻ đã được cập nhật thành công], như hình bên dưới.
Đây là cách chúng ta có thể làm việc với tính năng chia sẻ bên ngoài ở cấp độ người dùng SharePoint.
Cách chia sẻ trang SharePoint với người dùng bên ngoài
Cách chia sẻ trang SharePoint với người dùng bên ngoài, hãy làm theo các bước dưới đây.
1. Trên trang chủ của SharePoint Online, chọn biểu tượng Thiết bị hoặc biểu tượng Cài đặt và nhấp vào tùy chọn Quyền truy cập trang, như hình bên dưới.
2. Bây giờ, hãy chọn tùy chọn Chỉ chia sẻ trang web, giống như hình bên dưới.
3. Cuối cùng, nhập tên Email của người dùng bên ngoài > Gửi email > Chọn tùy chọn Thêm, như hình bên dưới.
4. Giờ đây, người dùng bên ngoài sẽ nhận được trang SharePoint Online thông qua thông báo Email [mà tôi đã chia sẻ với người dùng bên ngoài], như trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
Kết quả:
Tổng kết
Vậy là tôi vừa hướng dẫn xong cho bạn Cách chia sẻ Site SharePoint với người dùng bên ngoài tổ chức. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ banquyenphanmem.com hoặc gọi số 028.22443013 để được trợ giúp. Với các hướng dẫn trên, chúng tôi hy vọng bạn đã giải quyết được nhu cầu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.
