Để bảo vệ email khỏi những con mắt tò mò, việc thiết lập mật khẩu cho email và tệp đính kèm là vô cùng quan trọng. Nếu bạn soạn email trong Outlook hoặc Gmail, bạn cũng có thể bảo mật toàn bộ email, bao gồm cả tệp đính kèm, bằng tùy chọn mã hóa hoặc chế độ bảo mật. Hãy cùng Tri Thức Software tìm hiểu cách đặt mật khẩu bảo vệ tệp đính kèm email trong Outlook hoặc Gmail.
Cách bảo vệ tệp đính kèm email bằng mật khẩu với 7-Zip
7-Zip là một công cụ đa năng không chỉ giúp bạn nén/giải nén tệp mà còn cho phép bạn mã hóa tệp bằng cách thêm mật khẩu. Với 7-Zip, bạn có thể nén và mã hóa tệp trước khi đính kèm vào email để gửi đi một cách an toàn và dễ dàng. Làm theo các bước hướng dẫn cách bảo vệ tệp đính kèm email bằng mật khẩu với 7-Zip.
Bước 1: Nhấp chuột phải vào tệp đính kèm email và chọn 7-Zip > Add to archive.
Bước 2: Chọn định dạng nén là zip và nhập mật khẩu để mã hóa file đính kèm > Click OK.
Bước 3: Sau khi mã hóa, người nhận sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu để giải nén và kiểm tra tệp đính kèm trong email.
Cách bảo vệ tệp đính kèm email bằng mật khẩu trên Outlook
Bước 1: Trong Outlook, nhấp vào New Email > chọn tab Option > Encrypt-Only.
Bước 2: Khi tin nhắn được mã hóa, bạn có thể gửi email cho người nhận.
Để đọc nội dung email, người nhận cần xác minh thông tin đăng nhập.
Cách bảo vệ tệp đính kèm email bằng mật khẩu trong Gmail
Nếu bạn đang sử dụng Gmail, bạn có thể dễ dàng bảo vệ tệp đính kèm email của mình bằng chế độ bảo mật.
Bước 2: Đặt thời hạn cho email của bạn > chọn tùy chọn SMS passcode > Save.
Lưu ý: Khi email hết hạn, email đó sẽ biến mất khỏi inbox hoặc bất kỳ thư mục nào trên mail của người nhận.
Bước 3: Nhập số điện thoại có thể nhận mã SMS để xác minh danh tính người nhận.
Để xem email, người nhận cần xác minh bằng code được gửi đến số điện thoại đã chỉ định.
Cách bảo vệ tệp đính kèm email bằng mật khẩu với tính năng mã hóa tích hợp trên Office
Bạn có thể mã hóa tệp tài liệu bằng tính năng mã hóa tích hợp của Microsoft Word. Dưới đây là các bước thực hiện bằng tính năng tích hợp của Microsoft Office.
Bước 1: Trong Microsoft Word, nhấp vào Info > Protect Document.
Bước 2: Chọn Encrypt with Password.
Bước 3: Nhập mật khẩu và nhấp vào OK để mã hóa tài liệu.
Trên đây là tất cả về cách bảo vệ tệp đính kèm email bằng mật khẩu trong Outlook hoặc Gmail. Bạn có thể chọn mã hóa chỉ tệp đính kèm email hoặc toàn bộ email.
