Cách sử dụng Copilot trong Microsoft Teams

Hơn nữa, Microsoft đã làm cho Teams trở nên hữu ích hơn nữa bằng cách tích hợp chatbot AI Copilot vào đó. Điều này có nghĩa là giờ đây bạn có thể nhận thông tin về các cuộc họp, tóm tắt thông tin và thậm chí cải thiện các tin nhắn bạn gửi cho những người tham gia khác. Không chỉ vậy, Copilot cũng khả dụng trong các cuộc trò chuyện và kênh riêng lẻ, vì vậy bạn có thể sử dụng nó để tóm tắt các cuộc trò chuyện, nhận các điểm nổi bật của cuộc trò chuyện và quản lý các kênh của mình một cách dễ dàng. Để biết cách sử dụng Copilot trong Cuộc họp, hãy tham khảo hướng dẫn chuyên dụng của chúng tôi.

Copliot có thể làm gì trong các cuộc trò chuyện và kênh của Microsoft Teams?

Việc soạn thảo những thông điệp tinh tế, nghe hay và truyền tải thông tin cần thiết một cách nhanh chóng trong một cuộc trò chuyện chuyên nghiệp không phải là điều dễ dàng, như chúng ta đã học được ở một thời điểm nào đó. Nhưng với Copilot trong Microsoft Teams, bạn có thể làm như vậy với nỗ lực tối thiểu.

Bên cạnh việc thực hiện tất cả các chức năng tiêu chuẩn mà chúng ta mong đợi từ các mô hình AI như vậy, như kiểm tra ngữ pháp và chính tả, Copilot có thể đưa ra các gợi ý, giúp bạn điều chỉnh nội dung và thậm chí viết lại nội dung. Do đó, bạn có thể sử dụng nó để nâng cao tông điệu của tin nhắn, làm cho chúng rõ ràng hơn và dễ đọc hơn, đồng thời làm cho chúng hấp dẫn và có tác động hơn.

Ngoài ra, Copilot có thể giúp bạn lấy thông tin từ các cuộc trò chuyện và kênh một cách nhanh chóng, do đó bạn không phải mất thời gian duyệt qua các chuỗi tin nhắn dài. Những thông tin đó có thể bao gồm các điểm nổi bật, quyết định quan trọng, thời hạn, v.v.

Mọi tương tác của bạn với Copilot đều hoàn toàn riêng tư, do đó không ai khác có thể thấy những gì bạn nhập vào cửa sổ Copilot. Nếu bạn có giấy phép Microsoft 365 hoặc Copilot 365, bạn có thể chuyển ngay sang và bắt đầu sử dụng trong bất kỳ cuộc trò chuyện nào bằng các bước sau.

Copilot trong các cuộc trò chuyện cá nhân

Bạn có thể sử dụng Copilot trong các cuộc trò chuyện Teams để lấy thông tin, điểm nổi bật và nhiều hơn nữa bằng cách sử dụng các lời nhắc mà Copilot gợi ý hoặc lời nhắc tùy chỉnh của riêng bạn. Copilot trong Trò chuyện chỉ có thể tham chiếu thông tin từ luồng trò chuyện đang mở và không thể tham chiếu hình ảnh, tệp, v.v. được chia sẻ trong cuộc trò chuyện.

1. Khi mở ứng dụng Microsoft Teams, hãy điều hướng đến mục ‘Trò chuyện’ từ bảng điều khiển bên trái và nhấp vào bất kỳ cuộc trò chuyện nào ở phía bên trái mà bạn muốn sử dụng Copilot.
2. Sau đó, nhấp vào biểu tượng Copilot ở góc trên bên phải để kích hoạt chatbot. Biểu tượng sẽ hiển thị trong các cuộc trò chuyện cá nhân, nhóm và cuộc họp.
3. Hộp nhắc nhở sẽ xuất hiện ở bên phải của cuộc trò chuyện, nơi bạn có thể nhập các nhắc nhở của mình. Ngoài ra, nhấp vào tùy chọn More Prompts sẽ hiển thị cho bạn một số tùy chọn, chẳng hạn như Highlights from the past day và What decisions were made?

4. Khi bạn nhập lời nhắc hoặc chọn một lời nhắc và nhận được phản hồi từ Copilot, bạn có thể sử dụng tùy chọn Copy ở góc trên bên phải để dán phản hồi vào cuộc trò chuyện hoặc kênh.
5. Nếu bạn nhấp vào các số bên cạnh một câu lệnh trong phản hồi do chatbot cung cấp, nó sẽ cung cấp cho bạn các trích dẫn. Nó cũng sẽ cuộn cuộc trò chuyện của bạn đến tin nhắn đó trong chuỗi.
6. Bên cạnh việc trả lời câu hỏi, cung cấp thông tin chi tiết và gợi ý hành động, Copilot có thể giúp bạn dễ dàng xem các điểm nổi bật trong cuộc trò chuyện từ các cuộc trò chuyện trong một khoảng thời gian cụ thể. Chọn một cuộc trò chuyện mà bạn muốn tạo điểm nổi bật và nhấp vào nút ‘Thêm lời nhắc’ ở góc dưới bên trái.
7. Sau đó, nhấp vào Highlights from the past seven dayshoặc viết lời nhắc thủ công. Bạn có thể nhận được các điểm nổi bật của ngày hôm trước hoặc trong 30 ngày qua hoặc sử dụng lời nhắc tùy chỉnh, như Highlights since Monday.
8. Tùy thuộc vào lời nhắc của bạn, Copilot có thể hiển thị cho bạn thông tin bao gồm các thành viên mới tham gia nhóm, nhiệm vụ được giao, đến hạn hoặc đã hoàn thành, cuộc họp đã lên lịch hoặc hủy, quyết định đã đưa ra, tệp đã chỉnh sửa hoặc chia sẻ, v.v.

9. Các điểm nổi bật trong trò chuyện sẽ xuất hiện dưới dạng tóm tắt và giống như các phản hồi ở trên, sẽ bao gồm các trích dẫn. Khi bạn nhấp vào một trích dẫn, bạn sẽ được đưa đến tin nhắn cụ thể đó trong trò chuyện và thậm chí được tô sáng màu đỏ.
10. Bạn có thể lọc các điểm nổi bật theo từ khóa, người, kênh hoặc ngày hoặc chỉ nhận các điểm nổi bật về một chủ đề cụ thể hoặc từ một người cụ thể bằng cách sử dụng lời nhắc của riêng bạn.

Copilot trong Teams channel

Với Copilot trong các kênh (channel), bạn có thể theo dõi mọi cuộc thảo luận đang diễn ra trên kênh và Copilot có thể cung cấp phản hồi dựa trên cuộc thảo luận cụ thể đó.

1. Trong Microsoft Teams, hãy điều hướng đến ‘Teams’ và chọn kênh mà bạn muốn sử dụng Copilot từ phía bên trái của giao diện.
2. Sau đó, hãy vào một cuộc thảo luận và nhấp vào liên kết bên dưới bài đăng có nội dung N replies và bạn sẽ có thể xem toàn bộ cuộc trò chuyện.
3. Biểu tượng Copilot sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải của chế độ xem bài đăng kênh hấp dẫn này; hãy nhấp vào biểu tượng đó để kích hoạt trong kênh.

4. Giống như trò chuyện, hộp nhắc nhở hoặc hộp soạn thảo sẽ xuất hiện ở bên phải kênh. Tại đây, bạn có thể nhập nhắc nhở của riêng mình vào hộp văn bản và nhấn phím Enter hoặc nhấp vào nút Send để nhận phản hồi.
5. Bạn có thể sử dụng lời nhắc như What were the highlights of the conversation? hoặc What decisions were made? để cập nhật thông tin nhanh chóng.
6. Hoặc nhấp vào tùy chọn More Prompts và chọn từ nhiều tùy chọn khác nhau, sau đó What are the open items chatbot sẽ cung cấp cho bạn thông tin cần thiết.

Copilot trong Compose Box

Mặc dù bạn có thể truy cập Copilot trực tiếp trong các cuộc trò chuyện và kênh, nhưng nó cũng có sẵn thông qua Compose Box ở mọi nơi trong Teams. Tuy nhiên, khi bạn kích hoạt Copilot từ hộp này, bạn sẽ có quyền truy cập vào các tính năng khác nhau.

Tại đây, chatbot sẽ cho phép bạn viết lại và điều chỉnh tin nhắn để thay đổi độ dài và giọng điệu, thậm chí sử dụng hướng dẫn tùy chỉnh. Sử dụng Copilot từ Compose Box cho phép bạn tạo tin nhắn hoàn hảo không chỉ hoàn thành công việc mà còn có thêm sức mạnh để khiến nó có sức tác động hơn.

Adjust Messages: Ngoài tính năng Rewrite, Copilot cho phép bạn kiểm soát cách Copilot sẽ thay đổi tin nhắn của bạn bằng tùy chọn Adjust, để phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau, như đồng nghiệp hoặc quản lý của bạn. Nhập tin nhắn của bạn và nhấp vào tùy chọn ‘Điều chỉnh’, bạn sẽ thấy các tùy chọn để làm cho tin nhắn dài hơn hoặc ngắn hơn và thay đổi tông giọng từ nhiệt tình, tự tin, chuyên nghiệp hoặc thoải mái.

Chỉ cần nhấp vào tùy chọn bạn muốn sử dụng và Copilot sẽ điều chỉnh tin nhắn của bạn cho phù hợp. Điều tuyệt vời nhất là bạn không cần phải dựa vào bất kỳ lời nhắc nào để sử dụng tính năng này – tất cả những gì bạn cần là một cú nhấp chuột duy nhất. Kết hợp các kích thước và tông màu tin nhắn khác nhau sẽ cho phép bạn tạo ra những tin nhắn hoàn hảo khi sử dụng Microsoft Teams.

Sử dụng Giọng điệu tùy chỉnh (Custom Tone): Giọng điệu tùy chỉnh cho phép bạn thực hiện nhiều thay đổi cho tin nhắn, chẳng hạn như điều chỉnh giọng điệu để hấp dẫn hơn, chuyển đổi các câu dài thành danh sách và thậm chí dịch nhiều văn bản khác nhau từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác cùng lúc.

Bạn có thể sử dụng lời nhắc đơn giản, chẳng hạn như make the message longer and cheerful and and in Spanish thực hiện tất cả các hành động này và Copilot sẽ thực hiện các thay đổi cùng lúc khi bạn viết.

Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập Copilot thông qua trải nghiệm ứng dụng riêng biệt trong Microsoft Teams. Bạn có thể sử dụng ứng dụng Copilot để quản lý tất cả các kênh Teams của mình ở một nơi.

Quản lý các kênh Microsoft Teams của bạn có thể là một nỗi đau, đặc biệt là nếu bạn tham gia vào nhiều kênh. Với nhiều cuộc trò chuyện, bình luận và tài liệu liên quan đến các dự án khác nhau trong nhiều kênh, bạn có thể dễ dàng bị choáng ngợp trừ khi bạn sử dụng Copilot, giúp xử lý các kênh Teams trở nên dễ dàng.

Với Copilot app, AI cũng có thể truy cập dữ liệu trên Microsoft 365 Graph của bạn và thậm chí kéo các tài liệu có liên quan vào đầu ra của nó. Điều này không thể thực hiện được khi bạn đang sử dụng Copilot trong Trò chuyện, Kênh hoặc thậm chí là Cuộc họp. Khi sử dụng ứng dụng Copilot, bạn cũng có thể truy cập lịch sử trò chuyện Copilot của mình, điều này không khả dụng khi bạn đang sử dụng Copilot ở nơi khác.

1. Copilot app được ghim ở đầu tất cả các cuộc trò chuyện hoặc có sẵn trên cửa hàng ứng dụng trên Teams. Điều hướng đến Trò chuyện và nhấp vào Copilot để truy cập ứng dụng.

2. Bây giờ bạn có thể sử dụng Copilot để tóm tắt các cuộc trò chuyện trên nhiều kênh khác nhau bằng lời nhắc như What’s new in [channel] of [team]? Chatbot sẽ cho bạn biết về bản cập nhật mới nhất, các thành viên trong nhóm tham gia vào bản cập nhật đó, liên kết đến bản cập nhật, tài liệu được chia sẻ, v.v. Chỉ cần nhớ nhập đúng tên nhóm và tên kênh; nếu không, Chatbot sẽ không thể tìm nạp thông tin.
3. Sau khi Copilot cung cấp cho bạn thông tin cần thiết, bạn có thể tiếp tục cuộc trò chuyện bằng cách đặt câu hỏi tiếp theo.
4. Ví dụ, nếu một thành viên trong nhóm đã chia sẻ một tài liệu với tất cả các thành viên trong nhóm trong kênh đó, Copilot sẽ đưa ra các gợi ý nhưWhat are the key points in the [shared document]?
5. Chỉ cần nhấp vào lời nhắc được gợi ý và tổng quan về tài liệu sẽ xuất hiện, bao gồm tất cả thông tin quan trọng, chẳng hạn như chiến lược giá, đối tượng mục tiêu, v.v.
6. Copilot cũng sẽ liên kết tài liệu (vì nó có quyền truy cập vào Microsoft Graph của bạn và do đó, tất cả dữ liệu được lưu trữ trên các dịch vụ Microsoft 365 của bạn) để bạn có thể dễ dàng xem tài liệu trong cuộc trò chuyện mà không cần phải chuyển đến kênh cụ thể đó và tìm kiếm.
7. Các lời nhắc mà Copilot gợi ý sẽ phụ thuộc vào các bản cập nhật đã diễn ra gần đây và bối cảnh của nhóm bạn. Do đó, bạn có thể dễ dàng giải quyết thách thức quản lý nhiều kênh Teams, truy cập thông tin nhanh chóng và thực hiện hành động kịp thời để đạt năng suất tối đa.

Vì vậy, đối với những trường hợp bạn gặp khó khăn khi nghĩ ra một tin nhắn hay để cảm ơn quản lý hoặc sếp hoặc cần biết thông tin cập nhật trong kênh nào đó, bạn chỉ cần nhập tin nhắn vào Teams và yêu cầu chatbot thực hiện phần còn lại.