Nếu các tác vụ đám mây tẻ nhạt đang làm bạn chán nản, Power Automate có thể giúp bạn giảm bớt gánh nặng. Hãy để Tri Thức Software chỉ cho bạn cách tôi sử dụng nó để tự động hóa các tác vụ lặp lại để bạn có thể bắt đầu.
Phiên bản web của Power Automate là một nền tảng trực tuyến giúp tự động hóa quy trình làm việc đám mây của bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng nó để tự động hóa nhiều tác vụ khác nhau giữa các dịch vụ và ứng dụng trực tuyến bằng cách sử dụng các trình kết nối và API. Vì quy trình làm việc tự động của bạn được lưu trên đám mây, bạn có thể chia sẻ chúng với người khác và mời cộng tác viên.
Một quy trình làm việc trong Power Automate được gọi là luồng, và tối thiểu cần hai yếu tố để chạy thành công: một trình kích hoạt (trigger) và các hành động (action). Trình kích hoạt là một sự kiện bắt đầu luồng, chẳng hạn như khi nhận email hoặc khi một tệp mới được tạo trong thư mục. Hành động là những gì xảy ra sau khi luồng được kích hoạt.
Cách truy cập Power Automate trên Web
Bạn có thể truy cập Power Automate trên bất kỳ trình duyệt hiện đại nào. Để thực hiện, hãy truy cập trang web Office 365: https://www.office.com/ và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn. Nếu chưa có, bạn có thể tạo tài khoản tại đó.
Sau khi đăng nhập, hãy nhấp vào Trình khởi chạy ứng dụng (biểu tượng lưới các chấm) ở góc trên bên trái và nhập Power Automate vào thanh tìm kiếm. Nhấp vào “Power Automate” khi kết quả tìm kiếm hiển thị để khởi chạy ứng dụng.
Bây giờ, tôi sẽ chỉ cho bạn một luồng đơn giản mà tôi thiết lập trong Power Automate để giúp bạn hiểu cách thức hoạt động của nó.
Tự động sao lưu tệp từ OneDrive sang Google Drive
Tôi thích thường xuyên tải các tệp quan trọng lên OneDrive để sao lưu phòng trường hợp thiết bị của tôi gặp sự cố. Có thể là bất kỳ tài liệu nào tôi đã quét bằng ứng dụng OneDrive dành cho thiết bị di động hoặc ảnh gia đình cũ. Nhưng tôi cũng thích sao chép chúng sang Google Drive chỉ để có thêm một bản sao lưu.
Sau một thời gian, việc này bắt đầu trở nên nhàm chán, vì vậy tôi đã tạo một quy trình tự động sao lưu tệp vào Google Drive mỗi khi tôi tải tệp lên OneDrive. Ưu điểm bổ sung là nó giúp tôi nhất quán trong trường hợp tôi quên chuyển tệp sang Google Drive theo cách thủ công.
Tạo luồng đám mây tự động trong Power Automate
Để thiết lập luồng đám mây tự động, hãy nhấp vào “Create” ở thanh bên trái và chọn “Automated Cloud Flow” ở bên phải.
Trong cửa sổ bật lên, hãy đặt tên cho luồng, chẳng hạn như OneDrive to Google Drive Backups. Trong phần Chọn Trình kích hoạt của luồng, nhập OneDrive vào hộp tìm kiếm. Sau đó, chọn “When a File Is Created” trong kết quả và nhấp vào nút “Create”.
Hãy đảm bảo bạn chọn đúng mục đích sử dụng cho gói OneDrive của mình, cá nhân hoặc doanh nghiệp.
Cấu hình OneDrive Trigger
Trong trình kích hoạt, hãy nhấp vào “Sign In” và làm theo các bước để đăng nhập vào Tài khoản Microsoft của bạn và kết nối tài khoản OneDrive với trình kích hoạt.
Tiếp theo, hãy chọn thư mục bạn muốn kích hoạt luồng khi có tệp được tạo trong đó. Bạn đã hoàn tất việc thiết lập kích hoạt.
Nhớ lưu luồng sau khi thực hiện những thay đổi lớn. Mặc dù được tạo trên đám mây, nhưng luồng không tự động lưu.
Tạo hành động Google Drive
Nhấp vào nút “New Step” để tạo một hành động mới và nhập Google Drive vào hộp tìm kiếm. Trong kết quả, chọn “Create File” cho Google Drive.
Nhấp vào “Sign In” và làm theo các bước để đăng nhập vào tài khoản Google của bạn và kết nối tài khoản Google Drive với hành động này.
Trong thao tác này, hãy đặt Đường dẫn thư mục đến thư mục bạn muốn sao lưu tệp vào trên Google Drive.
Đối với hộp văn bản Nội dung Tệp, chúng ta cũng muốn hộp này được điền động. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào bên trong hộp văn bản, chọn tab “Dynamic Content”, và trong phần “When a File is Created”, nhấp vào tùy chọn “File Name”.
Kiểm tra và chạy luồng
Để đảm bảo luồng được thiết lập chính xác, bạn phải kiểm tra nó. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào “Test” ở góc trên bên phải.
Trong bảng điều khiển xuất hiện, hãy chọn nút tùy chọn “Manually” và nhấp vào nút “Test”.
Truy cập thư mục Google Drive đã chọn trong thao tác và kiểm tra xem tệp đã được sao lưu như mong đợi chưa. Nếu đã có, quy trình của bạn đã sẵn sàng.
Cách tắt luồng
Hãy nhớ rằng các luồng này chạy ngay cả trên đám mây 24/7. Vì vậy, nếu một luồng không còn hữu ích với bạn nữa, bạn có thể dễ dàng tắt nó để nó không còn chạy nữa.
Để thực hiện việc đó, hãy nhấp vào “More Commands”—biểu tượng ba chấm bên cạnh luồng bạn muốn tắt—và chọn “Turn Off” trong menu.
Luồng dữ liệu đám mây có thể phức tạp hơn thế này trong Power Automate. Với ví dụ được cung cấp trong hướng dẫn này, bạn đang trên đường tạo ra những luồng công việc như thế này và thậm chí còn tốt hơn.
Tổng kết
Vậy là tôi vừa hướng dẫn xong cho bạn Cách tự động hóa các tác vụ lặp lại với Power Automate for Web. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ banquyenphanmem.com hoặc gọi điện thoại số 028.22443013 để được trợ giúp. Với các hướng dẫn trên, chúng tôi hy vọng bạn đã giải quyết được nhu cầu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.
