Khi ngày càng nhiều thông tin của chúng ta được lưu trữ trực tuyến, tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu càng trở nên rõ ràng hơn. Chính sách DLP trong M365 cung cấp một lớp bảo mật bổ sung mạnh mẽ để giám sát, quản lý và bảo vệ dữ liệu khỏi việc truy cập và phát tán trái phép.
Hiểu về Chính sách DLP và các Thành phần của chúng
Chính sách DLP trong M365 là các quy tắc được thiết lập để xác định, giám sát và tự động bảo vệ thông tin nhạy cảm trên các dịch vụ Office 365, bao gồm Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business và Microsoft Teams. Các chính sách này giúp đảm bảo thông tin nhạy cảm như dữ liệu tài chính, thông tin nhận dạng cá nhân (PII), hồ sơ sức khỏe và sở hữu trí tuệ không bị chia sẻ với người dùng trái phép hoặc bị rò rỉ ra bên ngoài tổ chức, hoặc nếu bị rò rỉ, những người chủ chốt sẽ được thông báo.
Các thành phần chính của chính sách DLP bao gồm điều kiện, hành động và ngoại lệ. Điều kiện xác định loại thông tin cần được bảo vệ, chẳng hạn như số thẻ tín dụng hoặc mã số Bảo hiểm Quốc gia. Hành động xác định điều gì sẽ xảy ra khi các điều kiện được đáp ứng, từ thông báo cho người dùng đến chặn quyền truy cập hoặc mã hóa dữ liệu. Ngoại lệ xác định bất kỳ trường hợp nào mà chính sách không áp dụng, giúp giảm thiểu các kết quả dương tính giả và đảm bảo các quy trình kinh doanh hợp pháp không bị cản trở.
Lợi ích của Chính sách DLP đối với Doanh nghiệp
Việc triển khai chính sách DLP trong M365 mang lại nhiều lợi ích, tăng cường bảo mật và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quy định, chính sách nội bộ của công ty bạn hoặc thậm chí chỉ là sự an tâm của chính bạn.
Bảo mật dữ liệu được cải thiện : Chính sách DLP tăng cường đáng kể bảo mật dữ liệu bằng cách giám sát và bảo vệ liên tục thông tin nhạy cảm. Bằng cách xác định và giảm thiểu rủi ro theo thời gian thực, các công ty có thể giúp ngăn chặn vi phạm dữ liệu và tránh thiệt hại tiềm ẩn về tài chính và uy tín.
Tuân thủ Quy định : Nhiều ngành công nghiệp phải tuân thủ các yêu cầu quy định nghiêm ngặt về bảo vệ dữ liệu. Chính sách DLP trong M365 hỗ trợ các công ty tuân thủ các quy định như GDPR và PCI-DSS bằng cách đảm bảo dữ liệu nhạy cảm được xử lý và bảo vệ theo các tiêu chuẩn pháp lý. Báo cáo tuân thủ tự động cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm toán và thể hiện sự thẩm định trong bảo vệ dữ liệu.
Tuân thủ Chính sách: Nếu công ty của bạn đang hướng tới chứng nhận theo các tiêu chuẩn như IASME Cyber Assurance hoặc ISO 27001, bạn có thể lựa chọn – hoặc phải – xác định các chính sách ngăn chặn rò rỉ dữ liệu nhạy cảm, hoặc ít nhất là triển khai một cơ chế cho thấy bạn biết thông tin nào đang được chia sẻ ra bên ngoài. Chính sách DLP cũng có thể giúp phân loại thông tin theo nội dung và mức độ nhạy cảm của chúng.
Hiệu quả vận hành : Chính sách DLP có thể tự động hóa việc xác định và bảo vệ thông tin nhạy cảm, giảm bớt gánh nặng hành chính cho nhân viên CNTT. Điều này cho phép bộ phận CNTT tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác, đồng thời đảm bảo các biện pháp bảo mật dữ liệu nhất quán trên toàn tổ chức.
Giảm thiểu Rủi ro : Bằng cách chủ động xác định các rò rỉ dữ liệu tiềm ẩn và giảm thiểu chúng trước khi chúng xảy ra, các chính sách DLP giúp giảm thiểu rủi ro vi phạm dữ liệu. Khả năng chặn hoặc mã hóa dữ liệu theo thời gian thực giúp ngăn chặn truy cập hoặc chia sẻ trái phép, đảm bảo thông tin nhạy cảm luôn được bảo mật.
Tầm quan trọng của việc biết dữ liệu nào đang được chia sẻ
Hiểu rõ dữ liệu nào đang được chia sẻ trong và ngoài tổ chức là vô cùng quan trọng. Việc hiểu rõ bản chất và mức độ nhạy cảm của dữ liệu cho phép các công ty thực hiện các biện pháp phù hợp để bảo vệ dữ liệu. Kiến thức này giúp:
Ngăn chặn vi phạm dữ liệu : Bằng cách xác định dữ liệu nhạy cảm đang được chia sẻ, các công ty có thể thực hiện các biện pháp kiểm soát để ngăn chặn truy cập trái phép, do đó giảm nguy cơ vi phạm dữ liệu.
Đảm bảo tuân thủ : Các công ty phải tuân thủ nhiều quy định bảo vệ dữ liệu khác nhau. Việc biết rõ dữ liệu nào đang được chia sẻ sẽ đảm bảo tuân thủ các quy định này, giúp tránh bị phạt pháp lý và tổn hại đến danh tiếng.
Nâng cao bảo mật dữ liệu : Nhận thức về dữ liệu được chia sẻ cho phép các công ty áp dụng các biện pháp bảo mật có mục tiêu, chẳng hạn như mã hóa và kiểm soát truy cập, để bảo vệ thông tin nhạy cảm.
Cải thiện việc ra quyết định : Hiểu được luồng dữ liệu giúp đưa ra quyết định sáng suốt về chính sách quản lý dữ liệu và bảo mật, đảm bảo phân bổ tài nguyên hiệu quả để bảo vệ thông tin quan trọng.
Đào tạo nhân viên : Kiến thức về dữ liệu đang được chia sẻ có thể được sử dụng để đào tạo nhân viên về các phương pháp xử lý dữ liệu tốt nhất, thúc đẩy văn hóa bảo mật trong tổ chức.
Triển khai Chính sách DLP trong M365
Việc thiết lập chính sách DLP trong M365 bao gồm nhiều bước. Đầu tiên, điều quan trọng là phải xác định thông tin nào được coi là nhạy cảm đối với tổ chức, chẳng hạn như dữ liệu tài chính, thông tin khách hàng và sở hữu trí tuệ. M365 cung cấp các mẫu cho các loại thông tin nhạy cảm phổ biến, có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể.
Tiếp theo, bạn có thể tạo và cấu hình chính sách bằng cách thiết lập các điều kiện, hành động và ngoại lệ cho từng chính sách. Trước khi triển khai đầy đủ, nên kiểm tra chính sách trong môi trường được kiểm soát hoặc ở chế độ “chỉ kiểm toán” để xác định bất kỳ kết quả dương tính hoặc âm tính giả nào, cho phép tinh chỉnh mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh, đặc biệt nếu bạn dự định áp dụng một hành động thay vì chỉ thông báo cho các cảnh báo.
Việc giám sát và báo cáo liên tục là điều cần thiết để đảm bảo hiệu quả của các chính sách DLP. M365 cung cấp các báo cáo và bảng điều khiển chi tiết, cung cấp thông tin chi tiết về việc thực thi chính sách, sự cố dữ liệu và các rủi ro tiềm ẩn. Các báo cáo này có thể được sử dụng để tinh chỉnh chính sách và cải thiện chiến lược bảo vệ dữ liệu.
Kết luận
Chính sách Phòng ngừa Mất dữ liệu (DLP) trong M365 là một thành phần cực kỳ hữu ích trong bộ công cụ bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi truy cập và rò rỉ trái phép, đồng thời giám sát các sự kiện chia sẻ hợp pháp để giám sát tốt hơn các hoạt động của nhân viên. Bằng cách duy trì các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, đảm bảo tuân thủ quy định và nâng cao hiệu quả hoạt động, chính sách DLP đóng góp đáng kể vào chiến lược bảo vệ dữ liệu tổng thể của công ty.
