Khi làm việc với các tài liệu kỹ thuật số như PDF, mọi người thường hỏi cách tạo chữ ký số và cách thêm chữ ký số vào PDF. Trong bài viết này, Tri Thức Software sẽ cùng bạn xem xét chữ ký số là gì, cách ký PDF và cách sử dụng FineReader PDF 15 để áp dụng chứng chỉ số, tạo và xác minh chữ ký số cho tài liệu của bạn.
Chữ ký số là gì?
Khi mọi người bắt đầu dựa vào trao đổi tài liệu kỹ thuật số, nhu cầu về một phương tiện kỹ thuật số để xác nhận và xác minh tính xác thực của tài liệu đã nảy sinh. Chữ ký số tương đương với chữ ký mực ướt trên tài liệu giấy, đối với các tài liệu kỹ thuật số, chẳng hạn như PDF. Về mặt công nghệ, chữ ký số là một thông điệp được mã hóa bởi người ký bằng một khóa riêng bí mật, được liên kết với tài liệu và người ký. Thông điệp này sau đó có thể được giải mã bởi bất kỳ ai có khóa công khai trùng khớp để xác minh.
Sử dụng chữ ký số cho tài liệu
Chữ ký số là phương pháp linh hoạt để ký các tài liệu dưới dạng điện tử, được sử dụng để cung cấp những mục đích sau:
- Xác thực: chữ ký số trên tài liệu xác thực danh tính của người đã ký
- Tính toàn vẹn: chữ ký số hợp lệ trên tài liệu chứng nhận rằng tài liệu không bị thay đổi trong quá trình chuyển từ người ký đến người nhận
- Không thể chối cãi: người đã ký vào tài liệu không thể phủ nhận việc đã ký vào tài liệu đó sau này
Tại nhiều khu vực pháp lý, chữ ký số không chỉ xác minh tính xác thực và không bị thay đổi của tài liệu, mà còn có thẩm quyền pháp lý, tức là làm cho các tài liệu như hợp đồng có tính ràng buộc pháp lý – tương tự như các tài liệu có chữ ký truyền thống bằng bút trên giấy. Trong những trường hợp như vậy, EU đã thông qua Chỉ thị về Chữ ký Điện tử của EU vào năm 1999, và Hoa Kỳ đã thông qua Đạo luật Chữ ký Điện tử trong Thương mại Toàn cầu và Quốc gia (ESIGN) vào năm 2000. Chữ ký số hiện được chấp nhận rộng rãi và sử dụng trong chính phủ, y tế, sản xuất, vận tải, dịch vụ tài chính và các ngành công nghiệp khác.
Chữ ký số an toàn đến mức nào?
Chữ ký số rất đáng tin cậy. Chúng dựa trên các thuật toán mã hóa hiện đại. Chữ ký số dễ dàng được xác minh tại phía người nhận nhờ các thuật toán mã hóa với khóa công khai. Chúng rất đáng tin cậy và chống lại hành vi giả mạo hoặc gian lận nhờ các dịch vụ chuẩn hóa Cơ sở hạ tầng Khóa Công khai (PKI) được áp dụng rộng rãi để tạo, phân phối và kiểm soát khóa công khai. Với chữ ký số, tệp PDF được bảo vệ tốt. Trên thực tế, chữ ký số thậm chí còn đáng tin cậy hơn chữ ký mực ướt. Dưới đây là một vài lý do tại sao:
- Mặc dù chữ ký mực ướt rất khó làm giả để bản sao có thể chịu được sự giám sát chuyên nghiệp, nhưng sự giám sát đó đòi hỏi công việc của chuyên gia. Trong khi, đối với chữ ký số, bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng và đáng tin cậy xác minh bằng phần mềm
- Ngoài ra, trong khi chữ ký mực ướt từ một tài liệu có thể được bắt chước trên một tài liệu khác, thì mỗi chữ ký số là duy nhất đối với tài liệu mà nó được áp dụng và do đó không thể được sao chép sang tài liệu khác.
- Chữ ký số được áp dụng cho toàn bộ tài liệu và bất kỳ thay đổi nào trên đó chắc chắn sẽ làm mất hiệu lực chữ ký số. Tuy nhiên, với tài liệu giấy, việc thay thế một trang khá dễ dàng nếu chữ ký mực chỉ được áp dụng trên trang cuối cùng. Ngay cả khi tất cả các trang đều được ký riêng lẻ bằng mực, vẫn có người cố gắng làm giả nội dung của nó (bằng cơ học, hóa học, v.v.) – và chữ ký mực ướt không thể “cảnh báo” bất kỳ ai về điều đó.
Đã nhận được file PDF có chữ ký, bây giờ làm thế nào để kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký?
Thật đơn giản. Chỉ cần mở tài liệu PDF trong ABBYY FineReader PDF 15. Mọi thông tin cần thiết để xác thực chữ ký đều có sẵn bên trong tài liệu, và phần mềm sẽ tự động thực hiện việc này cho bạn. Nếu chữ ký hợp lệ và không có thay đổi nào được thực hiện trên tài liệu kể từ khi ký, FineReader PDF sẽ hiển thị dấu Valid màu xanh lá cây trong khung Digital Signatures.
Nếu chữ ký không hợp lệ hoặc tài liệu đã được chỉnh sửa, trạng thái của chữ ký sẽ là Invalid và bạn không nên tin tưởng vào tài liệu đó:
Bạn có thể xem thuộc tính của chữ ký bằng lệnh từ menu chuột phải hoặc bằng cách nhấp đúp vào chữ ký đó trong ngăn Digital Signatures.
Bạn có tệp PDF cần ký? Cách tạo chữ ký số và thêm chữ ký số vào tài liệu.
- Để tạo chữ ký số trong tài liệu PDF > click Signature trên thanh công cụ > Add digital signature…
- Nhấp và kéo để chọn vùng hình chữ nhật bạn muốn thêm chữ ký số vào PDF, hoặc chỉ cần nhấp vào vị trí mong muốn nếu bạn hài lòng với kích thước mặc định. Sau đó, cửa sổ hộp thoại Add Digital Signature sẽ xuất hiện.
- Trong danh sách thả xuống Sign As hãy chọn chứng chỉ bạn muốn sử dụng để ký tài liệu.
- Sau đó, bạn có thể chỉ định Reason bằng cách sử dụng danh sách thả xuống để nêu rõ lý do ký tài liệu. Bạn có thể thêm văn bản của riêng mình. Các trường Location và Contact được sử dụng để chỉ định vị trí ký tài liệu và thông tin liên hệ của bạn.
- Chữ ký số chứa thông tin về ngày và giờ ký. Máy chủ Dấu thời gian đặc biệt được sử dụng để cung cấp thông tin này cho mục đích này. Trong FineReader PDF 15, bạn có thể chỉ định URL của máy chủ Dấu thời gian mà bạn hoặc tổ chức của bạn sử dụng. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào Set up Time Stamp Server. Nếu không, chỉ cần bỏ qua bước này và FineReader PDF sẽ sử dụng máy chủ mặc định.
- Sau đó, trong phần Signature Appearance bạn có thể điều chỉnh thông tin nào từ chữ ký sẽ hiển thị: lý do, địa điểm, liên hệ, ngày và giờ ký, thông tin chủ sở hữu chữ ký, cũng như tên và số phiên bản của chương trình FineReader đã sử dụng. Để hiển thị thông tin trong chữ ký mà không có tên trường, hãy bỏ chọn Show labels.
- Chọn tùy chọn Borders and background để thêm viền và nền màu xám vào chữ ký của bạn, thay vì nền trong suốt.
- Bạn cũng có thể thêm hình ảnh vào chữ ký số, chẳng hạn như bản sao chữ ký viết tay của bạn. Để thực hiện việc này, hãy chọn Add custom image to digital signature và chọn tệp hình ảnh bằng nút Select Image…
- Nhấp vào Save and sign. Bạn sẽ được nhắc lưu tài liệu dưới dạng một bản sao có chữ ký riêng biệt.
Tổng kết
Vậy là tôi vừa giới thiệu xong cho bạn Chữ ký số là gì? Và hướng dẫn Cách sử dụng chữ ký số trong file PDF với FineReader PDF. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ banquyenphanmem.com hoặc gọi điện thoại số 028.22443013 để được trợ giúp. Với các hướng dẫn trên, chúng tôi hy vọng bạn đã giải quyết được nhu cầu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.
