Microsoft Excel có hàng trăm công cụ và chức năng, đồng nghĩa với việc rất dễ bỏ qua một số công cụ hữu ích nhất. Trong hướng dẫn này, Tri Thức Software sẽ chia sẻ bốn mẹo nhỏ ít được biết đến nhưng có thể giúp bạn thay đổi cách sử dụng phần mềm bảng tính phổ biến này.
1. Tìm kiếm mục tiêu cho kế hoạch dài hạn
Công cụ Goal Seek ít được biết đến của Microsoft Excel sẽ giúp ích khi bạn biết mục tiêu cuối cùng nhưng không biết cách thực hiện.
Giả sử bạn dự định mua một căn nhà mới sau hai năm nữa. Hiện tại, bạn đang tiết kiệm 400 đô la mỗi tháng với lãi suất hàng năm là 2,5%, nghĩa là sau hai năm, bạn sẽ tiết kiệm được 9833,55 đô la, theo tính toán thông qua hàm Giá trị Tương lai (FV):
=FV(B1/12,B2,-B3)trong đó B1/12 biến lãi suất hàng năm (lãi suất, ô B1) thành lãi suất hàng tháng, B2 là số lần thanh toán (nper) và B3 là giá trị thanh toán (pmt) được biểu thị dưới dạng số âm (vì nó đang rời khỏi tài khoản thông thường của bạn).
Tuy nhiên, bạn đặt mục tiêu huy động tổng cộng 15.000 đô la để trang trải chi phí đặt cọc và các chi phí khác chắc chắn phát sinh khi chuyển nhà, vì vậy bạn cần tính toán số tiền cần tiết kiệm mỗi tháng trong hai năm để đạt được mục tiêu này. Đây chính là lúc công cụ Goal Seek của Excel phát huy tác dụng.
Đầu tiên, hãy chọn ô chứa phép tính (trong trường hợp này là ô B4) và trong tab Dữ liệu trên ruy-băng, hãy nhấp vào Phân tích giả định > Tìm kiếm mục tiêu.
Tổng giá trị phải là một phép tính. Goal Seek sẽ không hoạt động nếu bạn nhập giá trị này theo cách thủ công.
Sau khi bạn nhấp vào “OK”, Excel sẽ chạy qua một số lần tính toán trước khi điều chỉnh ô “By Changing Cell” mà bạn đã tham chiếu trước đó. Trong trường hợp này, Excel cho bạn biết bạn phải tiết kiệm 610,16 đô la mỗi tháng trong hai năm để đạt được mục tiêu.
Một lần nữa, ô được đặt là B4 và giá trị cuối cùng vẫn là 15000, nhưng ô có thể thay đổi là ô tháng, tức là B2.
Cuối cùng, nhấp vào “OK” để biết rằng việc tiết kiệm 15.000 đô la bằng cách trả 400 đô la một tháng với lãi suất 2,5% sẽ chỉ mất hơn 36 tháng.
Vậy nên, công cụ Goal Seek của Excel đã giúp bạn tính toán rằng nếu bạn thực sự muốn chuyển nhà trong hai năm tới, bạn sẽ cần phải kiếm được 610,16 đô la mỗi tháng. Mặt khác, nếu bạn muốn tiếp tục trả chỉ 400 bảng Anh mỗi tháng, bạn có thể chuyển nhà chỉ trong hơn ba năm.
Ngoài việc giúp bạn quản lý tiền tiết kiệm, công cụ Goal Seek của Excel còn có thể giúp bạn tính toán số lượng sản phẩm cần bán để đạt được mục tiêu hoặc mức lãi suất cần đảm bảo để vay được khoản tiền phù hợp.
2. Công cụ Camera để chụp ảnh dữ liệu
Công cụ này có thể hữu ích nếu bạn muốn tạo bảng điều khiển lấy dữ liệu từ nhiều trang tính trong sổ làm việc của mình, và cũng hữu ích nếu bạn đang làm việc với các tập dữ liệu lớn và muốn lưu giữ thông tin quan trọng. Vì dữ liệu được sao chép dưới dạng hình ảnh, nó sẽ nằm trên các ô của Excel mà không ảnh hưởng đến bố cục bảng tính.
Trong số tất cả các công cụ tôi thảo luận trong hướng dẫn này, Camera có lẽ là công cụ ẩn nhất vì không thể truy cập trực tiếp thông qua ribbon. Thay vào đó, bạn phải thêm nó vào Quick Access Toolbar (QAT).
Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào mũi tên hướng xuống ở phía bên phải của dải băng. Nếu bạn thấy “Hide Quick Access Toolbar”, QAT đã được kích hoạt. Tuy nhiên, nếu bạn thấy “Show Quick Access Toolbar”, hãy nhấp vào tùy chọn này để kích hoạt.
Sau đó, nhấp vào mũi tên xuống trong QAT ở đầu cửa sổ Excel và chọn “More Commands”.
Tiếp theo, trong menu thả xuống Chọn lệnh từ, nhấp vào “All Commands”, cuộn đến và chọn “Camera”. Sau đó, nhấp vào “Add” để thêm vào QAT của bạn và nhấp vào “OK” để đóng hộp thoại.
Bây giờ, công cụ Camera đã có trên QAT của bạn và sẵn sàng để sử dụng.
Hãy tưởng tượng bạn cần chụp nhanh một số dữ liệu đã nhập vào bảng Excel. Để thực hiện việc này, hãy chọn các ô chứa dữ liệu đó và nhấp vào biểu tượng “Camera” trong QAT.
Để chọn tất cả các ô trong bảng Excel, trước tiên hãy chọn một ô, sau đó nhấn Ctrl+A.
Bây giờ, hãy nhấp vào ô mà bạn muốn sao chép phiên bản hình ảnh của dữ liệu đã sao chép này.
Công cụ Camera có thể hoạt động trên nhiều sổ làm việc riêng biệt, nhưng những thay đổi đối với dữ liệu gốc sẽ chỉ được phản ánh trong hình ảnh được dán nếu bạn đã đăng nhập vào tài khoản Microsoft và kích hoạt tính năng Tự động lưu trên cả hai tệp.
Công cụ Camera cũng hoạt động trên các thành phần khác trong Excel, chẳng hạn như biểu đồ và hình dạng. Chỉ cần chọn các ô phía sau và xung quanh đối tượng, rồi nhấp vào công cụ Camera trong QAT của bạn. Sau khi dán dữ liệu dưới dạng hình ảnh, hãy cắt ảnh để loại bỏ bất kỳ khoảng trống không mong muốn nào ở các cạnh.
Ẩn các đường lưới (Alt > W > V > G) và các nút lọc (Ctrl+Shift+L) khỏi dữ liệu trước khi chụp bằng công cụ Camera. Thao tác này giúp ảnh trông gọn gàng hơn, và vì các nút lọc không hoạt động trong hình ảnh đã dán, nên không cần thiết phải có chúng.
3. Nhóm dữ liệu để quản lý các tập dữ liệu lớn
Nếu bạn đang làm việc trên một bảng tính Microsoft Excel chứa nhiều cột, bạn có thể cảm thấy chán ngán khi phải liên tục cuộn sang trái và phải để xem dữ liệu. Ngoài ra, đôi khi, một số cột nhất định không nhất thiết phải luôn hiển thị.
Giả sử bạn có sổ làm việc chứa số liệu bán hàng hàng tháng của nhiều cửa hàng khác nhau và tổng số liệu hàng năm ở cột ngoài cùng bên phải.
Để phân tích dữ liệu hàng năm và làm cho các số liệu dễ đọc hơn, bạn muốn ẩn các cột từ B đến Q, nghĩa là các cột A và R sẽ nằm cạnh nhau trên bảng tính của bạn.
Lúc này, bạn có thể muốn chọn các cột từ B đến Q, nhấp chuột phải vào một trong các tiêu đề cột đã chọn và nhấp vào “Ẩn”. Tuy nhiên, bạn dễ quên rằng các cột này bị ẩn và quá trình hiện lại chúng rất phức tạp.
Thay vào đó, hãy chọn các cột từ B đến Q bằng cách nhấp vào tiêu đề của cột B và kéo vùng chọn đến cột Q.
Excel cũng cho phép bạn sử dụng phương pháp tương tự để tạo nhóm hàng.
Tiếp theo, trong tab Data, nhấp vào “Outline” và chọn nửa trên của nút “Group”.
Bây giờ, bạn có thể nhấp vào dấu trừ hoặc dòng chỉ báo nhóm phía trên các cột đó để ẩn nhóm đó.
Lưu ý rằng khi bạn thực hiện thao tác này, dấu trừ sẽ biến thành dấu cộng, bạn có thể nhấp vào đó để mở rộng lại nhóm đó nếu muốn.
Bạn cũng có thể tạo các nhóm con trong các nhóm chính, miễn là mỗi nhóm con được phân tách bằng một cột trống hoặc một cột tổng.
Sử dụng cùng ví dụ trên, giả sử bạn cũng muốn thu gọn dữ liệu hàng tháng, chỉ để lại tổng số quý và năm. Điều này khả thi vì các cột E, I, M và Q đóng vai trò là rào cản giữa các nhóm con.
Vì vậy, để tạo nhóm con cho Q1, hãy chọn các cột từ B đến D và nhấp vào “Group” trong tab Data.
Bây giờ, ngoài nhóm chính bao gồm các ô từ B đến Q, bảng tính của bạn còn có nhóm phụ bao gồm các ô từ B đến D.
Lặp lại quá trình này cho các quý còn lại cho đến khi tất cả các nhóm con đều có đường chỉ báo nhóm riêng và dấu trừ.
Sau đó, nhấp vào dấu trừ của bốn nhóm phụ để chỉ hiển thị tổng số theo quý và theo năm, nhớ rằng bạn có thể nhấp vào dấu cộng để mở rộng chúng thêm lần nữa.
Ngoài việc nhấp vào dấu trừ và dấu cộng để thu gọn và mở rộng một nhóm hoặc nhóm con, bạn có thể nhấp vào các nút số ở bên trái các dòng chỉ báo nhóm. Nhấp vào số cao nhất sẽ hiển thị tất cả dữ liệu đã được nhóm, trong khi nhấp vào số thấp nhất sẽ thu gọn dữ liệu thành nhóm con nhỏ nhất bạn đã tạo.
4. Định dạng số tùy chỉnh để trực quan hóa dữ liệu nhanh chóng
Công cụ Định dạng số tùy chỉnh là một trong những tính năng ẩn yêu thích của tôi trong Microsoft Excel vì có lẽ nó giúp tôi tiết kiệm nhiều thời gian nhất.
Mỗi ô trong bảng tính mới đều có định dạng số chung.
Điều này có nghĩa là các số sẽ được hiển thị chính xác như khi chúng được nhập, trừ khi chúng là số thập phân quá rộng so với ô hoặc là số bắt đầu bằng số 0.
Tuy nhiên, khi bạn chèn một loại số nhất định—như ngày tháng hoặc phần trăm—vào ô, Excel sẽ nhận dạng và cập nhật định dạng số cho phù hợp.
Một định dạng số ẩn là Custom, cho phép bạn định dạng ô theo cách không có trong các định dạng số chuẩn của Excel.
Chọn ô hoặc các ô mà bạn muốn áp dụng định dạng mà bạn sắp nhập và trong tab Trang chủ trên ribbon, hãy nhấp vào trình khởi chạy hộp thoại ở góc của Number group.
Ngoài ra, bạn có thể nhấn Ctrl+1 để mở hộp thoại Định dạng ô, nhấn Tab để mở menu Danh mục và nhập Cus .
Thông tin bạn nhập vào trường Kiểu phụ thuộc vào loại dữ liệu bạn muốn định dạng.
Đối số đầu tiên bạn nhập định dạng số dương, đối số thứ hai định dạng số âm, đối số thứ ba định dạng số 0 và đối số thứ tư định dạng văn bản. Lưu ý cách dấu chấm phẩy được sử dụng để phân tách các đối số.
POSITIVE;NEGATIVE;ZERO;TEXT
Một tổ hợp bạn có thể nhập vào trường này là:
;;;điều này cho Excel biết bạn muốn ô trống vì bạn chưa chỉ định bất kỳ định dạng nào cho bất kỳ loại dữ liệu nào.
Mặt khác, hãy nhập:
[Green]#.00;[Red]#.00;[Blue];
chuyển số dương thành giá trị màu xanh lá cây với hai chữ số thập phân, số âm thành giá trị màu đỏ với hai chữ số thập phân, số không thành màu xanh lam và tạo ra một ô trống cho bất kỳ giá trị văn bản nào.
Nếu bạn muốn định dạng giá trị bằng các màu khác ngoài đen, trắng, đỏ, xanh lá cây, xanh dương, vàng, đỏ tươi và lục lam, hãy nhập mã màu trong dấu ngoặc vuông thay vì tên màu.
Bạn cũng có thể thêm ký hiệu vào định dạng số tùy chỉnh của ô. Ví dụ: nhập:
▲;▼;"=";hiển thị mũi tên hướng lên thay vì số dương, mũi tên hướng xuống thay vì số âm và dấu bằng cho số không.
Lưu ý: Nếu bạn sử dụng hệ điều hành Windows, hãy nhấn Alt+30 for ▲, and Alt+31 for ▼.
Hơn nữa, bạn có thể kết hợp tất cả các mã trên để tạo ra các ô được định dạng gọn gàng và cải thiện tính trực quan của dữ liệu. Ví dụ: nhập
[Green]▲#%;[Red]▼#%;"-";
Các phím tắt của Microsoft Excel cũng là một tính năng ẩn khác có thể thực sự tăng tốc quy trình làm việc của bạn. Bên cạnh việc sử dụng các phím tắt quen thuộc Ctrl+C (sao chép) và Ctrl+V (dán), hãy dành thời gian tìm hiểu một số phím tắt ít được biết đến hơn , chẳng hạn như F2 để vào chế độ chỉnh sửa ô và Ctrl+Shift+L để thêm các nút lọc vào hàng đầu tiên của dữ liệu.
Tổng kết
Vậy là tôi đã giới thiệu cho bạn 4 công cụ ẩn của Microsoft Excel mà bạn có thể chưa biết. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ banquyenphanmem.com hoặc gọi điện thoại số 028.22443013 để được trợ giúp. Với các hướng dẫn trên, chúng tôi hy vọng bạn đã giải quyết được nhu cầu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.
