Subtotal là một khái niệm phổ biến trong lĩnh vực kế toán và tài chính. Nó thường được sử dụng để tính tổng cộng của một tập hợp các số liệu, thường là trong một bảng tính hoặc hệ thống kế toán. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về subtotal là gì, ý nghĩa của subtotal, cách tính toán nó, và cách nó được sử dụng trong các tình huống thực tế.
Hàm subtotal là gì?
Hàm SUBTOTAL trong Excel là một công cụ mạnh mẽ để tính toán tổng hoặc các hàm tổng hợp khác trong một phạm vi cụ thể của dữ liệu. Điểm đặc biệt của hàm này là khả năng bỏ qua các giá trị ẩn (đã được lọc) trong phạm vi tính toán, làm cho kết quả trở nên chính xác hơn trong nhiều trường hợp so với các hàm tổng hợp thông thường.
Có hai cách sử dụng chính của hàm SUBTOTAL:
– Chế độ ấn định: Trong chế độ này, các giá trị bị ẩn (đã được lọc) sẽ không được tính vào kết quả. Các hàm tính toán trong chế độ ấn định được đánh số từ 1 đến 11.
– Chế độ động: Trong chế độ này, các giá trị bị ẩn (đã được lọc) vẫn được tính vào kết quả. Các hàm tính toán trong chế độ động được đánh số từ 101 đến 111.
Ví dụ, hàm SUBTOTAL(9, A1:A10) sẽ tính tổng của các giá trị trong phạm vi A1:A10, bỏ qua các giá trị ẩn (đã được lọc). Điều này hữu ích khi bạn muốn tính toán tổng các giá trị hiển thị trong một bảng tính sau khi đã áp dụng bộ lọc.
Tóm lại, hàm SUBTOTAL là một công cụ quan trọng trong Excel để tính toán tổng hoặc các hàm tổng hợp khác trên dữ liệu đã được lọc một cách chính xác.
Công thức của hàm subtotal là gì?
Công thức của hàm SUBTOTAL trong Excel có dạng:
- SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2], …)
Trong đó:
– function_num: là số chỉ định loại hàm tính toán mà bạn muốn áp dụng. Nó có thể là một số từ 1 đến 11 hoặc từ 101 đến 111, tùy thuộc vào chế độ ấn định hoặc động. Mỗi số tương ứng với một loại hàm tính toán khác nhau, như tổng, trung bình, số lượng các giá trị, và nhiều hàm khác.
– ref1, ref2, …: là các tham chiếu đến các phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tính toán. Bạn có thể chỉ định một hoặc nhiều phạm vi, tối đa lên đến 255 phạm vi.
Ví dụ:
– SUBTOTAL(9, A1:A10): sẽ tính tổng của các giá trị trong phạm vi A1:A10, bỏ qua các giá trị ẩn (đã được lọc).
– SUBTOTAL(101, B1:B20): sẽ tính số lượng các giá trị trong phạm vi B1:B20, bao gồm cả các giá trị ẩn (đã được lọc).
Tóm lại, hàm SUBTOTAL trong Excel cho phép bạn tính toán các hàm tổng hoặc tổng hợp khác trên dữ liệu đã được lọc một cách chính xác, tùy thuộc vào chế độ và số hàm mà bạn chọn.
Hướng dẫn sử dụng hàm subtotal là gì?
Để sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Chọn ô muốn hiển thị kết quả của hàm SUBTOTAL
Chọn ô trong bảng tính Excel mà bạn muốn hiển thị kết quả của hàm SUBTOTAL.
- Nhập công thức SUBTOTAL
Nhập công thức SUBTOTAL vào ô đã chọn. Cú pháp của hàm SUBTOTAL như sau:
=SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2], …)
Trong đó:
– function_num: là số chỉ định loại hàm tính toán mà bạn muốn áp dụng. Bạn cần chọn một số từ 1 đến 11 hoặc từ 101 đến 111, tùy thuộc vào chế độ ấn định hoặc động.
– ref1, ref2, …: là các tham chiếu đến các phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tính toán. Bạn có thể chỉ định một hoặc nhiều phạm vi, tối đa lên đến 255 phạm vi.
- Hoàn thành công thức
Nhấn Enter để hoàn thành việc nhập công thức. Kết quả của hàm SUBTOTAL sẽ hiển thị trong ô đã chọn.
Lưu Ý:
Chọn chế độ ấn định (số từ 1 đến 11) nếu bạn muốn bỏ qua các giá trị ẩn (đã được lọc) trong phạm vi tính toán.
Chọn chế độ động (số từ 101 đến 111) nếu bạn muốn tính toán cả các giá trị ẩn (đã được lọc) trong phạm vi tính toán.
Ví dụ:
Để tính tổng của các giá trị trong phạm vi A1:A10, bỏ qua các giá trị ẩn, bạn có thể sử dụng công thức:
=SUBTOTAL(9, A1:A10)
Để tính số lượng các giá trị trong phạm vi B1:B20, bao gồm cả các giá trị ẩn, bạn có thể sử dụng công thức:
=SUBTOTAL(101, B1:B20)
Một số lỗi thường gặp về hàm subtotal trong excel
Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel và cách khắc phục chúng:
- Lỗi sai chế độ chọn số cho function_num
– Vấn đề: Khi chọn số không phù hợp cho function_num, ví dụ chọn số trong khoảng từ 1 đến 11 trong chế độ ấn định thay vì chế độ động hoặc ngược lại.
– Khắc phục: Đảm bảo bạn chọn số phù hợp với chế độ ấn định hoặc động. Sử dụng số từ 1 đến 11 cho chế độ ấn định và số từ 101 đến 111 cho chế độ động.
- Lỗi tham chiếu đến các ô ẩn không chính xác
– Vấn đề: Khi sử dụng các tham chiếu đến các phạm vi dữ liệu, bạn cần đảm bảo rằng bạn đang tham chiếu đến các ô chứa dữ liệu thực sự, không phải các ô đã bị ẩn hoặc được lọc.
– Khắc phục: Kiểm tra kỹ xem các ô bạn tham chiếu có đang chứa dữ liệu thực sự hay không. Nếu cần, loại bỏ bộ lọc hoặc hiển thị các ô ẩn để đảm bảo tính chính xác của kết quả.
- Lỗi khi sử dụng hàm SUBTOTAL trong các bảng tính bị bộ lọc
– Vấn đề: Khi sử dụng hàm SUBTOTAL trong các bảng tính đã được lọc, có thể gây ra kết quả không chính xác nếu bạn chọn chế độ ấn định (số từ 1 đến 11).
– Khắc phục: Sử dụng chế độ động (số từ 101 đến 111) để tính toán các hàm tổng hoặc tổng hợp khác trong các bảng tính đã được lọc.
- Lỗi khi sử dụng hàm SUBTOTAL trong các bảng tính được nhóm
– Vấn đề: Khi sử dụng hàm SUBTOTAL trong các bảng tính được nhóm, có thể gây ra kết quả không chính xác nếu các dòng đã được nhóm.
– Khắc phục: Tránh sử dụng hàm SUBTOTAL trong các bảng tính được nhóm, hoặc đảm bảo rằng bạn thực hiện tính toán trên các dòng được mở rộng.
Kết luận
Subtotal là một khái niệm quan trọng trong kế toán và tài chính, giúp người dùng tổng hợp và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả. Bằng cách tính tổng các số liệu con trong một tập hợp dữ liệu lớn, subtotal cung cấp cái nhìn tổng quan và giúp người dùng hiểu rõ hơn về thông tin mà họ đang xem xét.
Công ty Tri Thức Software cam kết cung cấp các sản phẩm phần mềm bảo mật chính hãng và giá cả hợp lý. Chúng tôi luôn sẵn sàng cung cấp hỗ trợ và tư vấn chuyên môn cho khách hàng, giúp khách hàng tìm ra giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Liên hệ hotline (+8428) 22443013 để được hỗ trợ tốt nhất.
Xem thêm bài viết:
