Phòng ngừa mất dữ liệu Data Loss Prevention (DLP) là một chiến lược và công nghệ bảo mật được thiết kế để giúp các tổ chức phát hiện, giám sát và bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi bị chia sẻ, rò rỉ hoặc lạm dụng một cách vô tình hoặc cố ý dù là bên trong hay bên ngoài công ty. Nói một cách đơn giản: DLP giúp ngăn chặn dữ liệu bí mật của bạn rơi vào tầm kiểm soát.
Tại sao DLP lại quan trọng
Mọi tổ chức đều xử lý dữ liệu cần được bảo mật hồ sơ khách hàng, báo cáo tài chính, tài sản trí tuệ hoặc dữ liệu y tế.
Nếu không có DLP, những dữ liệu này có thể bị rò rỉ:
- Email được gửi nhầm người.
- Các tệp được chia sẻ công khai trên OneDrive hoặc Teams
- Tải xuống vào ổ USB không được quản lý
- Sao chép/dán hoặc chụp ảnh màn hình vào các ứng dụng không được bảo mật
Microsoft Purview DLP ngăn chặn các sự cố như vậy bằng cách áp dụng các chính sách thông minh, nhận biết ngữ cảnh trên toàn bộ đám mây và các thiết bị đầu cuối của bạn.
Cách thức hoạt động của DLP trong phạm vi của Microsoft
Microsoft Purview Data Loss Prevention (DLP) giúp bạn phát hiện, phân loại và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm trên toàn bộ Microsoft 365 và hơn thế nữa.
Các chính sách sử dụng các quy tắc tích hợp sẵn và các điều kiện được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo để:
- Phát hiện các loại thông tin nhạy cảm (như số thẻ tín dụng hoặc số chứng minh nhân dân)
- Xác định dữ liệu được đánh dấu bằng nhãn độ nhạy (ví dụ: Tuyệt mật )
- Nhận biết các hành vi rủi ro của người dùng, chẳng hạn như sao chép dữ liệu sang các vị trí bên ngoài.
Các hành động DLP điển hình
Khi một chính sách được kích hoạt, Purview có thể:
- Chặn hành động đó (ví dụ: ngăn chặn việc gửi email chứa dữ liệu nhạy cảm)
- Cảnh báo người dùng bằng mẹo chính sách theo thời gian thực và cho phép ghi đè.
- Kiểm tra sự kiện để đánh giá an ninh.
- Mã hóa hoặc cách ly tệp tin
Tất cả các thao tác đều nhất quán trên toàn bộ khối lượng công việc, thiết bị đầu cuối và ứng dụng được kết nối của Microsoft 365.
Phạm vi áp dụng DLP trong Microsoft
| Vị trí | Môi trường được bảo vệ |
|---|---|
| Exchange Online | Theo dõi và chặn các email chứa dữ liệu nhạy cảm. |
| SharePoint & OneDrive | Ngăn chặn việc chia sẻ hoặc tải xuống các tệp được bảo vệ từ bên ngoài. |
| Microsoft Teams | Phát hiện thông tin nhạy cảm trong các cuộc trò chuyện và tin nhắn. |
| Endpoint Devices (Windows/macOS) | Ngừng sao chép vào USB, in ấn hoặc tải lên các ứng dụng đám mây. |
| Microsoft Defender for Cloud Apps | Mở rộng tính năng DLP sang các ứng dụng SaaS của bên thứ ba (Dropbox, Google Drive, Salesforce). |
Giải pháp DLP thống nhất trong Microsoft Purview đảm bảo một công cụ quản lý chính sách tập trung duy nhất cho tất cả các địa điểm này.
Tích hợp với Sensitivity Labels
DLP và Sensitivity Labels hoạt động song song. Khi một tập tin hoặc email được gắn nhãn là Confidential, công cụ DLP sẽ tự động thực thi các biện pháp kiểm soát nghiêm ngặt hơn. Ví dụ:
- Chặn việc chia sẻ thông tin ra bên ngoài tổ chức.
- Hạn chế tải xuống hoặc sao chép
- Ghi nhật ký lý do người dùng đưa ra để ghi đè.
Cơ chế bảo vệ dựa trên ngữ cảnh này đảm bảo dữ liệu được quản lý dựa trên mức độ nhạy cảm của nó, chứ không chỉ dựa trên vị trí.
Ví dụ: Kịch bản DLP thực tế
Một người dùng thuộc bộ phận tài chính đính kèm một tệp Excel chứa dữ liệu thẻ tín dụng vào email.
- Chính sách DLP phát hiện mẫu dữ liệu PCI.
- Purview tự động chặn email và hiển thị thông báo về chính sách .
- Sự cố đã được ghi lại trong Trình quản lý hoạt động để xem xét.
Kết quả: Dữ liệu không bao giờ rời khỏi tổ chức và người dùng có thể học hỏi một cách an toàn trong thời gian thực.
Vai trò và quyền hạn trong Microsoft Purview DLP
Microsoft Purview sử dụng cơ chế kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) để đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể cấu hình hoặc xem các chính sách và báo cáo DLP.
Các vai trò chính trong quản lý DLP
| Vai trò / Nhóm vai trò | Trách nhiệm |
|---|---|
| Compliance Administrator | Tạo và quản lý các chính sách DLP trên nhiều khối lượng công việc. |
| Security Administrator | Theo dõi cảnh báo DLP và tích hợp với các công cụ của Defender. |
| Compliance Data Administrator | Quản lý các chính sách phân loại, lưu giữ và ghi nhãn. |
| Content Explorer Viewer (List or Content) | Xem các tệp phù hợp với quy tắc DLP hoặc quy tắc nhãn độ nhạy. |
| Global Administrator | Chế độ điều khiển hoàn toàn (chỉ khuyến nghị cho thiết lập ban đầu). |
Thực tiễn tốt nhất: Phân bổ quyền hạn tối thiểu cần thiết. Tránh cấp quyền Quản trị viên toàn cầu cho nhân viên tuân thủ trừ khi thực sự cần thiết.
Bạn có thể xem và chỉ định các vai trò này trong cổng tuân thủ Microsoft Purview tại mục Permissions > Microsoft Purview Solutions
Yêu cầu cấp phép cho DLP
Các tính năng của DLP phụ thuộc vào gói đăng ký Microsoft 365 của tổ chức bạn.
Dưới đây là bảng phân tích các cấp độ giấy phép và các tính năng được hỗ trợ:
| Khu vực tính năng DLP | Giấy phép cần thiết |
|---|---|
| Email (Exchange Online), SharePoint, OneDrive | Microsoft 365 E5 / A5 / G5 hoặc Office 365 E5 |
| Teams Chat & Channel DLP | Microsoft 365 E5 / A5 / G5 |
| Endpoint DLP (Windows/macOS) | Tiện ích bổ sung Microsoft 365 E5 / A5 / F5 về Tuân thủ hoặc Bảo vệ & Quản trị Thông tin |
| On-premises DLP (Scanner) | Tuân thủ Microsoft 365 E5 / Bảo vệ và quản trị thông tin Microsoft 365 E5 |
| Auto-labeling for DLP | Microsoft 365 E5 / A5 hoặc gói bổ sung cho Bảo vệ Thông tin |
| Tích hợp với Defender for Cloud Apps (SaaS DLP) | Giấy phép Microsoft 365 E5 Security hoặc Defender for Cloud Apps |
Mẹo: Nếu tổ chức của bạn sử dụng nhiều tính năng của Purview (như DLP, Insider Risk hoặc eDiscovery), hãy hợp nhất chúng trong Microsoft 365 E5 Compliance – gói này bao gồm toàn bộ các tính năng.
- Giám sát tập trung việc sử dụng dữ liệu nhạy cảm
- Ngăn chặn việc chia sẻ dữ liệu một cách vô tình hoặc cố ý.
- Cấu hình thống nhất trên toàn bộ đám mây và thiết bị.
- Các chính sách nhận biết ngữ cảnh với tích hợp nhãn độ nhạy
- Trải nghiệm thân thiện với người dùng cùng các mẹo chính sách kịp thời.
Lời kết
Trong một thế giới mà dữ liệu liên tục di chuyển giữa đám mây, hệ thống tại chỗ và thiết bị di động, phòng chống mất dữ liệu không phải là điều tùy chọn mà là chiến lược.
Microsoft Purview DLP cung cấp:
- Khả năng hiển thị toàn diện từ đầu đến cuối.
- Bảo vệ thống nhất và
- Tự động hóa thông minh giúp bạn bảo vệ dữ liệu ở mọi nơi.
Vậy là tôi vừa giới thiệu xong cho bạn Data Loss Prevention (DLP) là gì? Cách thức hoạt động trên Microsoft Purview. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ banquyenphanmem.com hoặc gọi điện thoại số 028.22443013 để được trợ giúp. Với các hướng dẫn trên, chúng tôi hy vọng bạn đã giải quyết được nhu cầu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.
