Trí tuệ nhân tạo đang định hình lại cách mọi người làm việc, và Microsoft 365 Copilot đang dẫn đầu sự chuyển đổi này bằng cách tích hợp trí tuệ nhân tạo tạo sinh trực tiếp vào các công cụ mà nhân viên sử dụng hàng ngày Word, Excel, Outlook, Teams, và nhiều hơn nữa.
Nhưng đối với các doanh nghiệp, việc triển khai AI một cách có trách nhiệm đòi hỏi sự tin tưởng, bảo mật và kiểm soát .
Đó là lý do Microsoft 365 Copilot Control System (CCS) ra đời.
Copilot Control System là gì?
Hệ thống điều khiển Copilot – Copilot Control System (CCS) là khuôn khổ quản trị doanh nghiệp của Microsoft để quản lý một cách an toàn Copilot và mạng lưới các tác nhân AI của nó trên toàn bộ Microsoft 365.
Nó cung cấp một cách tiếp cận thống nhất đối với:
- Bảo vệ dữ liệu và đảm bảo tuân thủ các quy định.
- Quản lý cấp phép, cấu hình tác nhân và vòng đời.
- Đo lường mức độ sử dụng, năng suất và lợi tức đầu tư (ROI).
CCS được tích hợp sâu rộng vào hệ sinh thái Microsoft 365, tận dụng Microsoft Purview, Microsoft Entra ID và Microsoft Defender XDR để đảm bảo mọi tương tác với Copilot đều an toàn và tuân thủ các quy định.
Kiến trúc Copilot + Agents
Microsoft 365 Copilot không phải là một mô hình AI đơn lẻ – mà là một hệ sinh thái gồm các tác nhân được kết nối với nhau.
- Core Copilot tích hợp trong Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Teams.
- Các Copilot agents chuyên dụng như Copilot for Security, Copilot for Sales hoặc Copilot trong Dynamics 365.
- Các tiện ích mở rộng tùy chỉnh và của bên thứ ba được xây dựng thông qua các trình kết nối plugin và API của Microsoft Graph.
Hệ Copilot Control System quản lý tất cả các thành phần này, đảm bảo chúng tuân thủ cùng một chính sách bảo mật, tuân thủ quy định và quản lý của doanh nghiệp.
Ba tính năng chính của Copilot Control System
CCS được xây dựng dựa trên ba trụ cột nền tảng:
- An ninh & Quản trị
- Kiểm soát quản lý
- Đo lường & Báo cáo
1. An ninh & Quản trị
Bảo mật là nền tảng của mô hình tin cậy của Copilot. Trụ cột này đảm bảo rằng các tương tác AI tôn trọng ranh giới của doanh nghiệp và tuân thủ các khuôn khổ liên quan.
Các khả năng chính
- Bảo mật dữ liệu: Copilot sử dụng các cơ chế kiểm soát truy cập tương tự như Microsoft 365. Nó chỉ truy xuất dữ liệu mà người dùng được phép xem. Các công cụ như Purview DLP, Sensitivity Labels và Information Protection đảm bảo an toàn cho mọi lời nhắc và phản hồi.
- Bảo mật AI: Ngăn chặn rò rỉ hoặc lạm dụng dữ liệu bằng cách thực thi các chính sách về dữ liệu mà Copilot và các tác nhân của nó có thể truy cập. Việc tích hợp với Defender for Cloud Apps giúp tăng cường khả năng hiển thị và phát hiện các bất thường.
- Tuân thủ & Bảo mật: Copilot kế thừa tư thế tuân thủ của Microsoft 365 (GDPR, ISO 27001, SOC 2, HIPAA). Nó duy trì audit logs, retention policies và không bao giờ huấn luyện mô hình trên dữ liệu của người dùng.
Công cụ quản trị
- Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) đối với các quyền liên quan đến trí tuệ nhân tạo.
- Truy cập có điều kiện để quản lý việc đăng nhập và tuân thủ quy định về thiết bị.
- Các rào cản thông tin nhằm ngăn ngừa việc rò rỉ dữ liệu giữa các phòng ban.
- Kiểm toán phạm vi để theo dõi đầy đủ các tương tác của AI.
Nguyên tắc trí tuệ nhân tạo có trách nhiệm
CCS tuân thủ Tiêu chuẩn Trí tuệ Nhân tạo Có trách nhiệm phiên bản 2 của Microsoft, được xây dựng dựa trên các nguyên tắc công bằng, bảo mật, minh bạch và trách nhiệm giải trình, đảm bảo rằng mọi triển khai Copilot đều tuân thủ các thực tiễn trí tuệ nhân tạo có đạo đức.
2. Các biện pháp kiểm soát quản lý
Trụ cột này cung cấp cho các nhà lãnh đạo CNTT và kinh doanh quyền kiểm soát hoạt động đầy đủ đối với cách thức triển khai, tùy chỉnh và bảo trì Copilot và các tác nhân của nó.
Chức năng chính
- Cấp phép & Đo lường: Phân bổ giấy phép tập trung kèm phân tích mức sử dụng theo khu vực hoặc phòng ban.
- Quản lý vòng đời tác nhân: Tạo, giám sát và loại bỏ các tác nhân Copilot; theo dõi quyền hạn và cập nhật.
- Tùy chỉnh: Tích hợp dữ liệu nội bộ một cách an toàn bằng cách sử dụng các trình kết nối, plugin của Microsoft Graph hoặc Copilot Studio.
Vòng đời của Copilot Control System
- Kế hoạch: Đánh giá mức độ sẵn sàng, xem xét quản trị dữ liệu và quyền truy cập của người dùng.
- Triển khai: Cấu hình quyền truy cập DLP, RBAC và trình kết nối.
- Giám sát: Theo dõi việc sử dụng, mức độ áp dụng và nhật ký sự cố.
- Tối ưu hóa: Đo lường ROI và tinh chỉnh các chính sách truy cập hoặc dữ liệu.
Mô hình vòng đời này đảm bảo việc áp dụng Copilot luôn được cấu trúc và định hướng theo chính sách trong suốt quá trình phát triển.
3. Đo lường & Báo cáo
Trụ cột thứ ba tập trung vào khả năng hiển thị và phân tích hiệu suất giúp các tổ chức chứng minh và cải thiện tác động kinh doanh của Copilot.
Các chỉ số chính
- Sự sẵn sàng và khả năng áp dụng: Theo dõi tỷ lệ kích hoạt, hoàn thành khóa đào tạo và mức độ sử dụng của các phòng ban.
- Tác động đến năng suất: Đo lường hiệu quả công việc và sự cải thiện khả năng cộng tác thông qua Microsoft 365 Usage Analytics và Viva Insights.
- Giá trị kinh doanh & ROI: Đánh giá thời gian tiết kiệm và lợi tức đầu tư thông qua bảng điều khiển Power BI và bảng điểm đánh giá mức độ áp dụng.
- Báo cáo từ Trung tâm quản trị Microsoft 365
- Viva Insights (phân tích hành vi)
- Bảng điều khiển sử dụng Power BI Copilot
Những hiểu biết này giúp chứng minh những kết quả hữu hình từ việc áp dụng Copilot và tạo cơ sở cho việc mở rộng quy mô hơn nữa.
Vai trò và trách nhiệm quản trị của Copilot
| Vai trò | Trách nhiệm |
|---|---|
| Global Administrator | Giám sát việc triển khai toàn cầu và thực thi chính sách. |
| Security Administrator | Quản lý các thiết lập truy cập, DLP và bảo vệ khỏi các mối đe dọa. |
| Compliance Officer | Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý và quy định. |
| Change Manager | Đảm bảo sự sẵn sàng, giao tiếp và khả năng tiếp nhận của người dùng. |
| Business Owner | Theo dõi tác động của ROI, mức độ sử dụng và năng suất. |
Việc xác định rõ các vai trò này đảm bảo trách nhiệm giải trình trong toàn bộ hệ sinh thái Copilot.
Được giới thiệu vào năm 2024, Purview AI Hub cung cấp cho các nhà quản trị cái nhìn tổng quan về hoạt động của AI, bao gồm việc sử dụng Copilot, quyền truy cập dữ liệu nhạy cảm và xu hướng rủi ro.
Nó kết nối trực tiếp với Hệ thống điều khiển Copilot để:
- Giám sát các tương tác của AI liên quan đến nội dung được bảo vệ.
- Áp dụng các chính sách gắn nhãn và DLP cho đầu ra do AI tạo ra.
- Kiểm tra hoạt động của AI trên toàn bộ Microsoft 365 và các dịch vụ được kết nối.
Nơi lưu trữ dữ liệu và chủ quyền dữ liệu
Copilot hoàn toàn tôn trọng cấu hình lưu trữ dữ liệu của người dùng.
Tất cả các lời nhắc, phản hồi và truy xuất ngữ cảnh đều nằm trong phạm vi bảo mật của Microsoft 365 và được xử lý trong cùng khu vực với dữ liệu của bạn đảm bảo tuân thủ các quy định quốc gia và ngành.
Lộ trình tương lai và khả năng mở rộng
Microsoft tiếp tục phát triển Hệ thống Điều khiển Copilot với các khả năng mới dành cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Quản lý tập trung các plugin và trình kết nối.
- Quản trị thông qua bên thứ ba (ứng dụng của nhà cung cấp phần mềm độc lập và đối tác).
- Tự động hóa chính sách nâng cao thông qua API Microsoft Graph.
- Tích hợp phân tích sâu hơn với nền tảng dữ liệu Fabric.
Tại sao Copilot Control System lại quan trọng
Hệ thống điều khiển Copilot cho phép các doanh nghiệp:
- Bảo vệ và quản lý dữ liệu trên tất cả các trải nghiệm của Copilot.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định đồng thời đổi mới bằng trí tuệ nhân tạo.
- Đo lường và truyền đạt năng suất và lợi tức đầu tư (ROI).
- Xây dựng lòng tin của người dùng thông qua sự minh bạch và trách nhiệm giải trình.
Tóm lại, nó chuyển đổi việc ứng dụng AI từ giai đoạn thử nghiệm sang giai đoạn sẵn sàng cho doanh nghiệp.
Lời kết
Microsoft 365 Copilot đang định nghĩa lại cách thức làm việc nhưng nếu thiếu các biện pháp kiểm soát phù hợp, sự đổi mới có thể vượt xa khả năng quản lý. Copilot Control System mang lại cấu trúc, tính minh bạch và trách nhiệm giải trình, đảm bảo trí tuệ nhân tạo (AI) luôn an toàn, có đạo đức và mang lại hiệu quả.
Bằng cách áp dụng CCS, các tổ chức có thể tự tin mở rộng quy mô AI trong toàn bộ lực lượng lao động của mình, khai phá khả năng sáng tạo và năng suất mà không làm ảnh hưởng đến sự tin tưởng.
