Trong một thế giới mà các tổ chức xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ trên nhiều nền tảng khác nhau, quản lý vòng đời thông tin đã trở thành ưu tiên hàng đầu về kinh doanh và bảo mật. Giải pháp Data Lifecycle Management (DLM) của Microsoft Purview giúp các tổ chức tự động giữ lại những gì cần thiết, xóa những gì không cần thiết và tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và quy định đồng thời giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả. Hãy cùng Tri thức software tìm hiểu về vấn đề này.
Data Lifecycle Management là gì?
Quản lý vòng đời dữ liệu (Data Lifecycle Management) là một tính năng tuân thủ và quản trị trong Microsoft Purview giúp bạn kiểm soát việc lưu giữ và xóa dữ liệu trên toàn bộ môi trường Microsoft 365 của mình.
Nó cho phép bạn:
- Lưu giữ dữ liệu quan trọng vì lý do pháp lý, kinh doanh hoặc quy định.
- Tự động xóa dữ liệu không còn cần thiết.
- Áp dụng cài đặt lưu giữ nhất quán trên tất cả các ứng dụng Microsoft 365 (Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams và Viva Engage).
Các tính năng chính
1. Chính sách lưu giữ hồ sơ – Retention Policies
Chính sách lưu giữ xác định thời gian giữ lại hoặc xóa nội dung trên toàn bộ khối lượng công việc.
Chúng được áp dụng tự động cho các vị trí như hộp thư Exchange, trang SharePoint, tài khoản OneDrive và tin nhắn Teams.
Ví dụ:
- Lưu giữ tất cả email trong 7 năm, sau đó tự động xóa.
- Xóa tin nhắn Teams sau 30 ngày.
Chính sách lưu giữ hồ sơ rất phù hợp với nhu cầu tuân thủ quy định trên toàn tổ chức.
2. Nhãn lưu giữ – Retention Labels
Nhãn lưu giữ cho phép kiểm soát chi tiết ở cấp độ tệp hoặc tin nhắn.
Bạn có thể xuất bản nhãn để người dùng tự áp dụng hoặc thiết lập áp dụng tự động dựa trên:
- Từ khóa
- Các loại thông tin nhạy cảm (ví dụ: số thẻ tín dụng)
- Siêu dữ liệu
- Bộ phân loại có thể huấn luyện
Ví dụ:
Nhãn “Hồ sơ tài chính – 7 năm” được áp dụng cho các chứng từ kế toán.
Nhãn cũng có thể được cấu hình để khai báo hồ sơ, khóa nội dung để ngăn chặn việc chỉnh sửa hoặc xóa.
3. Tích hợp với Quản lý hồ sơ
Quản lý vòng đời dữ liệu và quản lý hồ sơ hoạt động song song với nhau.
- DLM cung cấp tính năng tự động hóa lưu giữ và xóa dữ liệu cơ bản .
- Quản lý hồ sơ cung cấp khả năng kiểm soát nâng cao đối với các hồ sơ đã khai báo, thời gian lưu giữ dựa trên sự kiện và xem xét việc xử lý hồ sơ.
Sử dụng DLM để lưu trữ dữ liệu phục vụ hoạt động và Quản lý hồ sơ để lưu giữ hồ sơ hợp pháp.
Tổng quan về cấp phép
| Tính năng | Cần có giấy phép |
|---|---|
| Basic retention policies and labels | Microsoft 365 E3 / Business Premium |
| Auto-apply labels (keywords, metadata, SITs) | Microsoft 365 E5 / Tuân thủ / Bộ phần mềm Purview |
| Event-based retention | E5 / Quản lý hồ sơ Purview |
| Disposition reviews | E5 / Phòng Purview |
| Proof of deletion (audit) | E5 / Phòng Purview |
Nếu bạn đã có giấy phép Microsoft 365 E5 hoặc Purview Suite, bạn có thể sử dụng tất cả các tính năng Quản lý vòng đời dữ liệu (DLM) và Quản lý hồ sơ.
Góc nhìn về an ninh và rủi ro
Quản trị dữ liệu không chỉ đơn thuần là tuân thủ quy định mà còn là một chiến lược bảo mật.
Dữ liệu không được quản lý hoặc lỗi thời sẽ làm tăng nguy cơ bị tấn công, chi phí lưu trữ và rủi ro bị xâm phạm.
Quản lý vòng đời dữ liệu hỗ trợ mô hình Zero Trust bằng cách:
- Giảm thiểu việc lưu trữ dữ liệu nhạy cảm sau khi chúng đã hết hạn sử dụng.
- Đảm bảo chỉ những thông tin cần thiết mới được truy cập.
- Tự động hóa việc xóa dữ liệu có thể bảo vệ được để giảm thiểu rủi ro từ nội bộ.
Bằng cách quản lý việc lưu trữ dữ liệu, bạn trực tiếp góp phần vào việc bảo vệ thông tin và tăng cường khả năng chống chịu trước các mối đe dọa trên mạng.
Ví dụ:
Tình huống: Phòng Tài chính – Chính sách giữ chân nhân viên 7 năm
- Tạo nhãn lưu trữ có tên là Hồ sơ tài chính – 7 năm.
- Thiết lập: Lưu giữ trong 7 năm > Tự động xóa.
- Đăng tải nhãn lên trang SharePoint của bộ phận Tài chính.
- Tùy chọn, khai báo là Bản ghi để ngăn chặn việc chỉnh sửa.
Tương đương với PowerShell:
1 2 | New-RetentionCompliancePolicy -Name "Finance Records Retention" -ExchangeLocation All -SharePointLocation AllNew-RetentionComplianceRule -Policy "Finance Records Retention" -RetentionDuration 2555 -RetentionAction Delete |
Tích hợp với các giải pháp khác của Microsoft Purview
| Giải pháp | Mục đích | Nó bổ sung cho DLM như thế nào? |
|---|---|---|
| Information Protection | Phân loại và gắn nhãn dữ liệu để xác định độ nhạy | Kết hợp nhãn Độ nhạy + Độ lưu giữ để bảo vệ toàn diện từ đầu đến cuối. |
| Data Loss Prevention (DLP) | Ngăn chặn việc chia sẻ trái phép | Áp dụng các quy tắc DLP cho nội dung được lưu giữ. |
| Records Management | Quản lý hồ sơ chính thức và bằng chứng xóa. | Bổ sung thêm các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt hơn so với DLM. |
| Insider Risk Management | Phát hiện hành vi lạm dụng hoặc vi phạm chính sách. | Sử dụng siêu dữ liệu vòng đời để cung cấp ngữ cảnh. |
Cùng nhau, chúng tạo thành một hệ sinh thái tuân thủ Microsoft Purview thống nhất.
Những thách thức và lỗi thường gặp
| Thử thách | Sự miêu tả | Giảm thiểu |
|---|---|---|
| Các chính sách chồng chéo | Các thiết lập lưu giữ mâu thuẫn giữa nhãn và chính sách | Áp dụng nguyên tắc Giữ chân khách hàng – Thắng lợi và ghi chép lại tất cả các chính sách. |
| Không tiến hành thử nghiệm trước khi thực thi. | Các chính sách được áp dụng mà không qua xác thực có thể xóa nội dung quan trọng. | Luôn khởi động ở chế độ Kiểm thử |
| Giữ quá lâu | Tăng rủi ro về dữ liệu và chi phí. | Áp dụng mức giữ lại tối thiểu theo quy định pháp luật. |
| Thiếu quyền sở hữu | Không có người chịu trách nhiệm rõ ràng cho việc xem xét chính sách. | Chỉ định người quản lý tuân thủ hoặc người quản lý dữ liệu. |
- Hãy bắt đầu đơn giản: Áp dụng các chính sách lưu giữ dữ liệu tổng quát trước khi dán nhãn chi tiết.
- Kiểm tra mọi thứ: Sử dụng chức năng “Kiểm tra với thông báo” trước khi áp dụng đầy đủ.
- Tạo công cụ theo dõi quản trị: Sử dụng Excel hoặc Power BI để ghi lại mọi nhãn và chính sách.
- Tuân thủ quy định: Xác định thời hạn lưu trữ phù hợp với GDPR, ISO 27001 hoặc luật pháp địa phương.
- Tự động hóa việc báo cáo: Sử dụng nhật ký kiểm toán Purview và thông tin chi tiết từ trung tâm tuân thủ.
- Xem xét định kỳ: Cập nhật cài đặt lưu trữ dữ liệu khi hoạt động kinh doanh và các quy định thay đổi.
Tổng kết
Giải pháp Quản lý vòng đời dữ liệu của Microsoft Purview không chỉ đơn thuần là tuân thủ quy định mà còn là kiểm soát rủi ro dữ liệu, đơn giản hóa quản trị và xây dựng lòng tin.
Hãy bắt đầu bằng cách triển khai một chính sách lưu giữ dữ liệu cho mỗi khối lượng công việc, theo dõi kết quả và mở rộng mô hình quản trị của bạn theo thời gian.
