Đây chắc chắn là một trong những quyết định quan trọng nhất khi tạo các trang web mới trong SharePoint. Mỗi khi tạo một trang web mới, bạn sẽ có hai lựa chọn: Trang nhóm (Team Site) và Trang giao tiếp (Communication Site ). Vậy những lựa chọn đó là gì, và việc chọn lựa chọn này hay lựa chọn kia sẽ dẫn đến những hệ quả nào? Hôm nay, Tri Thức Software sẽ giải thích 2 loại site này trong một bài viết duy nhất.
Nên chọn Team Site hay Communication Site trên Sharepoint Online
3 loại trang web (site) bạn có thể tạo trong SharePoint
Chúng ta có ba loại trang SharePoint sau:
- Trang nhóm (Team Site liên kết với Microsoft 365 Group)
- Trang web liên lạc (Communication Site)
- Trang nhóm (Team Site không thuộc Microsoft 365 Group)
Hai lựa chọn đầu tiên đều có sẵn cho tất cả người dùng cuối khi họ tạo Trang web từ Trang chủ SharePoint.
Tùy chọn thứ ba chỉ dành cho Quản trị viên SharePoint và chỉ có thể truy cập thông qua Trung tâm Quản trị SharePoint.
Sự khác biệt giữa Trang nhóm và Trang truyền thông .
1. Trang web liên lạc
Chúng ta hãy bắt đầu với Trang Truyền Thông. Trang Truyền Thông là trang web bạn sẽ sử dụng để chia sẻ thông tin một chiều. Chúng ta không nói về sự hợp tác ở đây. Chúng ta đang nói về việc chia sẻ/truyền đạt thông tin cho người dùng cuối/người nhận. Một ví dụ điển hình là trang web dành cho nhân viên của bộ phận Nhân sự, nơi nhóm Nhân sự sẽ đăng tải tin tức nhân sự, liên kết, tài liệu, sổ tay nhân viên, chính sách, v.v.
Khi bạn tạo một Trang Truyền Thông, bạn sẽ nhận được một trang truyền thông và không có gì khác. Trang truyền thông sẽ là một trang web màn hình rộng, thường có giao diện hấp dẫn đối với người dùng cuối.
2. Trang web nhóm
Đối với hầu hết các trường hợp sử dụng khác, bạn sẽ tạo một Trang nhóm. Trang nhóm là loại trang web bạn sẽ sử dụng để cộng tác hai chiều. Trang nhóm thường bị giới hạn số lượng người dùng nhất định và không thể truy cập được bởi toàn bộ tổ chức (giống như Trang giao tiếp). Trang nhóm thường cũng không được thiết kế để đẹp mắt về mặt hình ảnh, vì chúng được tạo ra để cộng tác trực tiếp.
Điểm khác biệt 1: Trang nhóm là một phần của Nhóm Microsoft 365.
Một điểm khác biệt quan trọng giữa Trang Nhóm và Trang Truyền Thông là khi bạn tạo Trang Nhóm, bạn nhận được nhiều hơn chỉ là một Trang SharePoint. Bạn nhận được một Nhóm Microsoft 365 (là một nhóm thành viên/bảo mật) được tạo ra và các yếu tố/ứng dụng khác được kết nối với nó. Một số yếu tố được tạo tự động (lịch nhóm, danh sách phân phối nhóm), và những yếu tố khác có thể được liên kết sau đó (Nhóm từ Nhóm, Kế hoạch từ Planner).
Việc bạn có sử dụng tất cả các ứng dụng này hay không là tùy thuộc vào bạn, nhưng chúng được tạo ra và kết nối với nhau. Ý tưởng ở đây là nếu bạn cần cộng tác, bạn sẽ có tất cả các ứng dụng cần thiết.
Điểm khác biệt 2: Điều hướng bên trái
Điều này có thể không phải là vấn đề lớn đối với nhiều người, nhưng với trang Truyền thông, bạn sẽ không có thanh điều hướng ở bên trái nó nằm ở phía trên và sẽ luôn ở đó. Còn với trang Nhóm, thanh điều hướng sẽ nằm ở bên trái. Bạn có thể ẩn nó đi hoặc di chuyển nó lên trên, nhưng theo mặc định nó nằm ở bên trái.
Điểm khác biệt thứ 3: Không thể thay đổi loại trang web sau khi đã tạo
Một khía cạnh quan trọng cần hiểu là một khi bạn đã chọn một loại trang web và tạo nó, sẽ không có cách nào để chuyển đổi nó. Một trang web truyền thông sẽ luôn là một trang web truyền thông và không bao giờ có thể được gắn kèm với Nhóm Microsoft 365. Tương tự, một trang web nhóm sẽ luôn có tất cả các thành phần được gắn kèm (Nhóm, Công cụ lập kế hoạch, Lịch nhóm) và không có cách nào để xóa chúng khỏi trang web nhóm/Nhóm Microsoft 365 sau khi đã tạo.
Điểm khác biệt thứ 4: Các phương pháp quản lý an ninh khác nhau
Một điểm khác biệt lớn nữa là cách quản lý bảo mật trên các trang web đó. Trang web truyền thông dựa vào các nhóm SharePoint (Khách truy cập/Thành viên/Chủ sở hữu), trong khi trang web nhóm dựa vào tư cách thành viên nhóm Microsoft 365. Điều đó có nghĩa là gì? Điều đó có nghĩa là với các trang web truyền thông, bạn có thể dựa vào các nhóm Active Directory, trong khi trên các trang web nhóm, bạn sẽ cần dựa vào người dùng để thêm thành viên theo cách thủ công.
Điểm khác biệt 5: Lựa chọn Web Part
Một điểm khác biệt đáng chú ý nữa giữa Trang nhóm và Trang giao tiếp là việc lựa chọn các thành phần web. Trang nhóm có nhiều thành phần web hơn mà bạn có thể thêm vào so với Trang giao tiếp. Điều đó là do Trang nhóm có nhiều tiện ích/thành phần web kiểu cộng tác hơn.
Danh sách các Web Part của SharePoint có sẵn trên Team Sites nhưng không có trên Communication Sites.
Điểm khác biệt 6: Trang nhóm không thể là trang gốc hoặc trang chủ.
Điều này có thể không phải là vấn đề lớn và chỉ ảnh hưởng đến một số ít trường hợp sử dụng, nhưng nếu bạn đang tạo Trang chủ hoặc thay thế trang gốc, đó phải là Trang liên lạc.
Trang nhóm (Team Site) mà không có Microsoft 365 Group
Nếu bạn vẫn đang phân vân giữa việc tạo Trang nhóm hay Trang giao tiếp, thì Trang nhóm không có Nhóm Microsoft 365 có thể là một lựa chọn tốt. Bằng cách này, bạn sẽ có được giao diện và trải nghiệm của Trang nhóm mà không cần kết nối với Nhóm Microsoft 365 và các ứng dụng khác. Hơn nữa, một lợi ích lớn của Trang nhóm không có nhóm là nếu sau này bạn thay đổi ý định và quyết định muốn kết nối với Nhóm Microsoft 365 cùng với các ứng dụng khác, bạn hoàn toàn có thể làm được!
Trang nhóm (Team Site) không thuộc nhóm Microsoft 365 có nhiều trường hợp sử dụng.
Tổng kết
Vậy là tôi vừa hướng dẫn và giải thích xong cho bạn Nên chọn Team Site hay Communication Site trên Sharepoint Online. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ banquyenphanmem.com hoặc gọi số 028.22443013 để được trợ giúp. Với các hướng dẫn trên, chúng tôi hy vọng bạn đã giải quyết được nhu cầu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.
