SharePoint, một trong những sản phẩm phần mềm phổ biến nhất của Microsoft, là một nền tảng mạnh mẽ được thiết kế để hỗ trợ việc quản lý thông tin, tài liệu, và làm việc nhóm trong môi trường doanh nghiệp. Từ khi ra mắt lần đầu vào năm 2001, SharePoint đã trở thành một phần không thể thiếu trong cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của nhiều tổ chức lớn và nhỏ trên toàn thế giới. Dưới đây là một cái nhìn tổng quan về SharePoint là gì, từ đặc điểm cơ bản đến tính năng và ứng dụng trong doanh nghiệp.
Sharepoint là gì?
SharePoint là một nền tảng phần mềm của Microsoft được sử dụng để quản lý và chia sẻ thông tin trong môi trường doanh nghiệp. Được ra mắt vào năm 2001, SharePoint đã trở thành một công cụ quan trọng cho việc tạo ra các trang web nội bộ, lưu trữ tài liệu, quản lý dữ liệu, và làm việc nhóm.
Ở cơ bản, SharePoint cho phép người dùng xây dựng các trang web nội bộ hoặc trang web cộng đồng để chia sẻ thông tin và tài liệu với nhóm làm việc hoặc toàn bộ tổ chức. Nó cung cấp các công cụ để quản lý nội dung, quản lý tài liệu, tổ chức dữ liệu, và tạo ra các ứng dụng và quy trình làm việc mà không cần kỹ năng lập trình phức tạp.
SharePoint được tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng và dịch vụ khác của Microsoft như Microsoft Office, Outlook, và Teams. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc liên kết và linh hoạt, nơi mà thông tin và tài liệu có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ giữa các ứng dụng và nền tảng khác nhau.
Các sản phẩm của sharepoint là gì?
SharePoint Server
SharePoint Server là phiên bản tự lập của nền tảng SharePoint, được cài đặt và triển khai trên các máy chủ trong môi trường doanh nghiệp. Với SharePoint Server, tổ chức có sự kiểm soát hoàn toàn về việc quản lý, cấu hình, và tùy chỉnh nền tảng theo nhu cầu cụ thể của họ.
Phiên bản này cung cấp một loạt các tính năng cốt lõi như quản lý tài liệu, trang web nội bộ, và làm việc nhóm. Người dùng có thể tạo ra các trang web và trang thông tin nội bộ để chia sẻ thông tin, tin tức, và tài liệu với các thành viên trong tổ chức. Các công cụ và tính năng cho phép làm việc nhóm, bao gồm lịch trình làm việc, trò chuyện trực tuyến, và hội thảo, cũng được tích hợp vào SharePoint Server.
Ngoài ra, SharePoint Server còn có các tính năng mạnh mẽ như quản lý dự án, tùy chỉnh và mở rộng, cùng với các tính năng bảo mật và phân quyền để kiểm soát quyền truy cập vào thông tin và tài liệu.
SharePoint Online
SharePoint Online là phiên bản dựa trên đám mây của nền tảng SharePoint, được tích hợp sâu vào bộ sản phẩm Office 365 của Microsoft. Với các tính năng và lợi ích đặc biệt, SharePoint Online là một lựa chọn phổ biến cho các tổ chức muốn tối ưu hóa quản lý thông tin, tài liệu, và làm việc nhóm.
Phiên bản này mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tiết kiệm chi phí và tài nguyên, với việc không cần phải lo lắng về việc mua và duy trì các máy chủ riêng biệt. Thay vào đó, tổ chức có thể truy cập vào dịch vụ đám mây được quản lý và cập nhật tự động bởi Microsoft.
Bên cạnh đó, SharePoint Online cung cấp khả năng tiếp cận và sử dụng dễ dàng từ bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào, thông qua trình duyệt web hoặc các ứng dụng di động. Điều này tạo điều kiện cho việc làm việc linh hoạt và từ xa, cũng như tăng cường sự hợp tác và trao đổi thông tin trong tổ chức.
SharePoint Foundation
SharePoint Foundation là một phiên bản miễn phí của nền tảng SharePoint, được cung cấp cùng với Windows Server. Được thiết kế cho các tổ chức nhỏ và doanh nghiệp mới bắt đầu với SharePoint, phiên bản này cung cấp một số tính năng cơ bản để quản lý thông tin, tài liệu và làm việc nhóm, mà không cần phải mua các giấy phép đắt đỏ.
Với SharePoint Foundation, người dùng có thể tạo ra các trang web nội bộ để chia sẻ thông tin và tài liệu với các thành viên trong tổ chức. Các tính năng cơ bản như quản lý tài liệu, quản lý phiên bản và truy cập qua trình duyệt web được tích hợp sẵn, giúp đơn giản hóa việc quản lý và truy cập vào tài liệu.
Tuy nhiên, SharePoint Foundation không có một số tính năng cao cấp như phiên bản SharePoint Server hoặc SharePoint Online. Ví dụ, nó không hỗ trợ các tính năng quản lý dự án phức tạp, tính năng tìm kiếm nâng cao, hoặc tính năng cộng tác nhóm mạnh mẽ như các phiên bản cao cấp hơn.
SharePoint Designer
SharePoint Designer là một công cụ miễn phí của Microsoft, được phát triển để tạo và quản lý các trang web và ứng dụng SharePoint một cách dễ dàng và linh hoạt. Được thiết kế đặc biệt cho người quản trị hệ thống, nhà phát triển web và các nhà thiết kế trang web, SharePoint Designer cung cấp một loạt các tính năng và công cụ để tạo ra các trải nghiệm trực quan và tương tác trên nền tảng SharePoint.
Với SharePoint Designer, người dùng có thể:
– Tùy chỉnh Giao Diện: Tạo ra các trang web và trang thông tin cá nhân hóa với các tính năng như tùy chỉnh giao diện, màu sắc, và bố cục trang.
– Phát Triển Ứng Dụng: Tạo ra các ứng dụng và quy trình làm việc tùy chỉnh bằng cách sử dụng các công cụ như quy trình làm việc, biểu mẫu, và các công cụ kết nối dữ liệu.
– Tối Ưu Hóa Hiệu Suất: Tối ưu hóa hiệu suất của trang web và ứng dụng SharePoint bằng cách sử dụng các công cụ kiểm tra và gỡ lỗi tích hợp.
– Quản Lý Dữ Liệu: Quản lý và tổ chức dữ liệu trong các thư viện tài liệu và danh mục dữ liệu SharePoint.
– Tạo Quy Trình Làm Việc: Thiết lập và quản lý các quy trình làm việc tự động và dựa trên quy tắc bằng cách sử dụng công cụ quy trình làm việc tích hợp.
SharePoint trong Microsoft
SharePoint Online là phiên bản hoạt động trên nền tảng đám mây của Microsoft SharePoint. Nó được tích hợp sâu vào gói dịch vụ Microsoft 365 hoặc có thể được đăng ký độc lập. Điểm mạnh của SharePoint Online là tính linh hoạt và sự tiện lợi khi không yêu cầu việc cài đặt trên một máy chủ cụ thể, giúp người dùng truy cập dễ dàng từ mọi nơi. Nhân viên có thể tạo và chia sẻ các trang web để làm việc với tài liệu và thông tin cho đối tác hoặc khách hàng. Đặc biệt, với chi phí thấp và sự dễ dàng triển khai, tiếp cận và sử dụng, SharePoint Online phù hợp với mọi loại doanh nghiệp.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng sharepoint?
Sử dụng SharePoint mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức và doanh nghiệp, bao gồm:
Quản lý thông tin hiệu quả
SharePoint cung cấp một nền tảng phân phối thông tin có tổ chức, giúp tổ chức quản lý thông tin một cách hiệu quả hơn. Tài liệu, dữ liệu và thông tin được tổ chức trong các thư viện tài liệu, danh mục dữ liệu và trang web nội bộ. Điều này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin mà họ cần. SharePoint cũng cho phép tổ chức tùy chỉnh cấu trúc thông tin để phản ánh nhu cầu cụ thể của họ, đồng thời bảo đảm tính toàn vẹn và dễ dàng quản lý. Với khả năng truy cập từ mọi nơi qua trình duyệt web hoặc ứng dụng di động, SharePoint tạo điều kiện cho làm việc linh hoạt và tăng cường sự hợp tác trong tổ chức. Bảo mật cũng là một ưu điểm của SharePoint, với tính năng quản lý quyền truy cập và mã hóa dữ liệu, giúp bảo vệ thông tin quan trọng khỏi các mối đe dọa an ninh.
Tăng cường hợp tác và làm việc nhóm
SharePoint cung cấp các công cụ và tính năng giúp tăng cường sự hợp tác và làm việc nhóm một cách hiệu quả. Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu, thông tin và dữ liệu với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào. Các tính năng như chỉnh sửa trực tiếp, góp ý và theo dõi sự thay đổi giúp tăng cường hiệu suất làm việc và đồng bộ hóa công việc nhóm. SharePoint cũng tự động lưu trữ lịch sử chỉnh sửa của các tài liệu, giúp người dùng quản lý phiên bản một cách dễ dàng và ngăn chặn mất mát dữ liệu. Bằng cách tạo ra các trang web và trang thông tin dự án, người dùng có thể tổ chức và chia sẻ thông tin, tài liệu và công việc với thành viên trong nhóm hoặc tổ chức một cách tiện lợi và hiệu quả.
Tối ưu hóa quy trình làm việc
SharePoint cung cấp các công cụ để tổ chức và tự động hóa các quy trình làm việc, giúp tối ưu hóa hiệu suất và tiết kiệm thời gian cho các quy trình kinh doanh như phê duyệt tài liệu, quản lý dự án và quản lý yêu cầu. Điều này giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình làm việc và đạt được hiệu quả cao hơn trong hoạt động kinh doanh hàng ngày.
Tăng cường bảo mật thông tin
SharePoint cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ như quản lý quyền truy cập, mã hóa dữ liệu và giám sát liên tục. Nhờ vào những tính năng này, SharePoint giúp bảo vệ thông tin quan trọng của tổ chức và ngăn chặn các mối đe dọa an ninh. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu của tổ chức được bảo vệ một cách an toàn và đáng tin cậy, giúp tăng cường lòng tin từ phía người dùng và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu.
Linh hoạt và mở rộng
SharePoint là một nền tảng linh hoạt và có khả năng mở rộng, cho phép tổ chức tùy chỉnh và mở rộng theo nhu cầu cụ thể của họ. Tính năng này giúp các tổ chức tạo ra các giải pháp phù hợp với môi trường làm việc và yêu cầu kinh doanh của họ. Bằng cách tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác của Microsoft như Microsoft Teams, Outlook và Microsoft Power Platform, SharePoint tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất cho người dùng. Điều này mang lại lợi ích cho tổ chức bằng cách nâng cao sự linh hoạt và hiệu suất trong việc quản lý thông tin và làm việc nhóm.
Tóm lại, việc sử dụng SharePoint giúp tổ chức tối ưu hóa quản lý thông tin, tăng cường hợp tác và làm việc nhóm, tối ưu hóa quy trình làm việc và bảo vệ thông tin quan trọng, đồng thời cung cấp tính linh hoạt và mở rộng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh đa dạng.
Kết luận
SharePoint là một nền tảng phần mềm đa năng và mạnh mẽ, cung cấp các tính năng và công cụ để quản lý thông tin, tài liệu, và làm việc nhóm trong môi trường doanh nghiệp. Từ việc chia sẻ tài liệu đến quản lý dự án và tổ chức quy trình làm việc, SharePoint đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường sự hợp tác và hiệu suất làm việc trong tổ chức.
Công ty Tri Thức Software cam kết cung cấp các sản phẩm phần mềm bảo mật chính hãng và giá cả hợp lý. Chúng tôi luôn sẵn sàng cung cấp hỗ trợ và tư vấn chuyên môn cho khách hàng, giúp khách hàng tìm ra giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Liên hệ hotline (+8428) 22443013 để được hỗ trợ tốt nhất.
Xem thêm bài viết:
