Nhiều người biết họ có SharePoint vì họ sử dụng Teams và Microsoft 365 nhưng không biết nó dùng để làm gì và cách sử dụng như thế nào. Trong bài đăng này, Tri Thức Software sẽ giải thích một cách tổng quát SharePoint là gì và các tổ chức hiện nay đang sử dụng nó để làm gì.
SharePoint là gì?
SharePoint là một ứng dụng dựa trên nền tảng web của Microsoft, ra đời từ năm 2001, cho phép các tổ chức lưu trữ và sắp xếp mọi nội dung và thông tin. Điều đó bao gồm tài liệu, hình ảnh, video, tin tức, liên kết, danh sách dữ liệu, trang web và nhiệm vụ. Hãy coi SharePoint như một nơi tập trung mọi nội dung mà bạn có.
Các phiên bản SharePoint
Trước khi giải thích SharePoint được sử dụng để làm gì, tôi nghĩ điều quan trọng là phải hiểu một chút về lịch sử của ứng dụng này. Như đã đề cập ở trên, chúng ta đã có SharePoint từ năm 2001. Kể từ đó, nó đã thay đổi khá nhiều và trải qua nhiều lần sửa đổi và thay đổi. Mỗi lần Microsoft cải tiến SharePoint, họ đều đặt tên cho nó bằng các phiên bản chính. Ví dụ: SharePoint 2003, SharePoint 2007, SharePoint 2010, SharePoint 2013, SharePoint 2016 và SharePoint 2019. Hiện nay chúng ta cũng có SharePoint Online, đề cập đến SharePoint là một phần của Office 365 (sẽ có thêm thông tin về điều này bên dưới).
Trang web SharePoint 2013
Tích hợp với Office 365
Năm 2012, với phiên bản SharePoint 2013, Microsoft đã cung cấp SharePoint “trên đám mây” như một phần của Office 365. Về cơ bản, điều đó có nghĩa là các công ty không còn phải mua máy chủ, cài đặt và cấu hình SharePoint trong môi trường của họ nữa. SharePoint được cung cấp thông qua Office 365 dưới dạng “dịch vụ đăng ký”, giống như các ứng dụng khác (Google Apps, Dropbox, Salesforce, v.v.).
Khi SharePoint được cung cấp trên nền tảng đám mây như một phần của Office 365, nó đã được đổi tên thành SharePoint Online. SharePoint Online không có phiên bản và vẫn giữ nguyên tên gọi này kể từ khi được tích hợp vào Office 365 năm 2012. Vì hiện nay nó là một phần của điện toán đám mây, Microsoft liên tục thực hiện các thay đổi và cập nhật mà bạn thậm chí không hề hay biết.
SharePoint hiện đã là một phần của Office 365
SharePoint Online so với SharePoint On-Premises
Mặc dù SharePoint đã có mặt trên nền tảng đám mây từ năm 2012, ứng dụng SharePoint vẫn có phiên bản cài đặt tại chỗ On-premise (SharePoint 2019 là phiên bản cài đặt tại chỗ mới nhất). Số lượng các cài đặt tại chỗ ngày càng giảm theo thời gian do nhiều lợi ích về chi phí và năng suất mà điện toán đám mây mang lại.
SharePoint cổ điển so với SharePoint hiện đại
Vào năm 2017, Microsoft đã cải tiến SharePoint từ đầu. Hai thay đổi quan trọng đã diễn ra:
- Kiến trúc thông tin của SharePoint đã thay đổi từ mô hình trang con sang mô hình mà chúng ta gọi là kiến trúc phẳng, cung cấp quyền truy cập đơn giản hơn và mô hình liên kết trang.
- Giao diện và trải nghiệm người dùng của SharePoint đã thay đổi và trở nên hiện đại hơn. SharePoint trở nên dễ sử dụng, chỉnh sửa và bảo trì hơn đối với Chủ sở hữu trang web và Thành viên trang web.
Do đó, chúng ta gọi phiên bản SharePoint cũ trước khi thay đổi đó là SharePoint cổ điển và phiên bản hiện đại là SharePoint hiện đại.
SharePoint cổ điển
SharePoint hiện đại
Từ dịch vụ trọn gói đến các trường hợp sử dụng cụ thể
Kể từ khi SharePoint trở thành một phần của bộ ứng dụng Office 365, một thay đổi quan trọng khác đã xảy ra.
Web Part Bảng tin trong SharePoint cổ điển
SharePoint vượt trội trong một số nhiệm vụ đó, trong khi một số nhiệm vụ khác lại không thể theo kịp các công cụ và ứng dụng hiện đại khác.
Quản lý nhiệm vụ
Chúng tôi đã sử dụng thành phần Web Tasks trong SharePoint để quản lý công việc và đồng bộ hóa với MS Project trong nhiều năm. Tuy nhiên, phương pháp này luôn cồng kềnh, phức tạp và có nhiều hạn chế. Do đó, hiện nay việc quản lý công việc được thực hiện bởi Planner và Project trên nền tảng web.
Web Part Quản lý Nhiệm vụ trong SharePoint Cổ điển
Cách lập kế hoạch trong Planner (một phần của Office 365)
Dự án ứng dụng web trong Office 365
Cuộc trò chuyện
Trong những năm qua, SharePoint đã cố gắng trở nên “xã hội” hơn với việc giới thiệu Diễn đàn thảo luận và các thành phần web Bảng tin. Tuy nhiên, nó không thể theo kịp và cạnh tranh về khả năng cũng như kỳ vọng với các công cụ truyền thông xã hội hiện đại như Twitter và Facebook. Kết quả là, vào năm 2017, chúng ta có một ứng dụng riêng biệt mà chắc hẳn bạn đã quen thuộc, đó là Microsoft Teams. Chúng ta cũng đã từng có mạng xã hội Yammer trong một thời gian.
Web Part Bảng tin trong SharePoint Cổ điển
Một nhóm trong MS Teams và các cuộc trò chuyện trên kênh.
Cộng đồng Yammer trong Yammer
Quy trình làm việc
Nếu bạn đã từng sử dụng các phiên bản SharePoint cũ hơn, bạn có thể nhớ rằng chúng ta từng xây dựng quy trình làm việc ngay trong SharePoint. Thậm chí còn có một công cụ gọi là SharePoint Designer cho phép tùy chỉnh quy trình làm việc nâng cao. Nhưng giờ thì không còn nữa. Với SharePoint hiện đại, khả năng tạo quy trình làm việc đã được chuyển sang Power Automate, một ứng dụng riêng biệt thuộc Office 365 và tích hợp với SharePoint cũng như các ứng dụng khác của Microsoft và bên thứ ba .
Quy trình làm việc điển hình được xây dựng trong SharePoint bằng SharePoint Designer.
Quy trình làm việc hiện đại được xây dựng bằng ứng dụng Power Automate.
SharePoint được dùng để làm gì?
Với việc loại bỏ các chức năng đã đề cập ở trên, bạn có thể tự hỏi SharePoint còn được dùng để làm gì. Thực ra, nó vẫn giữ lại các chức năng cốt lõi mạnh mẽ đã tồn tại từ ngày đầu tiên và là thế mạnh của SharePoint. Dưới đây là các chức năng đó.
Quản lý tài liệu
Đây có lẽ là điều đầu tiên người ta nghĩ đến khi nhắc đến SharePoint. Kể từ khi ra đời năm 2001, SharePoint đã sở hữu khả năng quản lý tài liệu mạnh mẽ. Nó không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ các tập tin và thư mục. Nó có đầy đủ các tính năng mà người ta mong đợi từ một hệ thống quản lý tài liệu: lịch sử phiên bản, kiểm tra vào/kiểm tra ra, cộng tác viết tài liệu và chia sẻ an toàn ra bên ngoài.
Tính năng Lịch sử phiên bản trong SharePoint Online
Tính năng “Kiểm tra ra” trong SharePoint Online
Tính năng chia sẻ bên ngoài trong SharePoint Online
Hơn nữa, một điều khiến SharePoint trở nên độc đáo và hấp dẫn hơn hẳn so với các hệ thống quản lý tài liệu đám mây khác như Dropbox và Google Drive là khả năng tạo siêu dữ liệu tùy chỉnh để sắp xếp, nhóm và lọc tài liệu, từ đó cải thiện trải nghiệm tìm kiếm.
Thư viện tài liệu được cấu hình với siêu dữ liệu tùy chỉnh
Danh sách tùy chỉnh
Không phải lúc nào SharePoint cũng chỉ dùng để lưu trữ tài liệu. Đôi khi bạn cần lưu trữ các danh sách thông tin mà thông thường bạn sẽ lưu trữ trong Excel, chẳng hạn như danh sách dự án, danh sách liên hệ, danh sách sự cố, công cụ theo dõi, v.v. Từ những phiên bản đầu tiên của SharePoint, chúng ta đã có thể tạo các danh sách tùy chỉnh. Và mặc dù Microsoft đã phát hành một ứng dụng riêng biệt có tên là Lists vài năm trước, nhưng trên thực tế, tất cả các danh sách đều nằm trong SharePoint. Vì vậy, tất cả các quyền bảo mật và truy cập vào các danh sách đều được quản lý bởi chính sách bảo mật của trang web nơi danh sách đó được lưu trữ.
Danh sách tùy chỉnh nằm trên trang SharePoint trong SharePoint Online.
Mạng nội bộ SharePoint
Đây có lẽ là trường hợp sử dụng nổi bật nhất của SharePoint sau Quản lý Tài liệu. Xét cho cùng, SharePoint là một trang web. Vì vậy, nhiều tổ chức sử dụng SharePoint để xây dựng các cổng thông tin nội bộ hấp dẫn và thân thiện với người dùng để lưu trữ thông tin tương đối tĩnh và lâu dài hơn so với những gì bạn chia sẻ trên Teams/Yammer. Ví dụ về thông tin đó bao gồm tin tức và thông báo, lịch/sự kiện, liên kết, các trang nội dung, video, bảng điều khiển, v.v.
Cổng thông tin nội bộ được xây dựng trên SharePoint Online
Menu điều hướng của mạng nội bộ
Cơ sở tri thức Wiki
Bản thân SharePoint không phải là một công cụ Wiki chuyên dụng, nhưng nó có thể được cấu hình và tùy chỉnh để trở thành một công cụ như vậy. Với SharePoint hiện đại, chúng ta có được một số khả năng chỉnh sửa trang tuyệt vời, cho phép gắn thẻ siêu dữ liệu cho các trang, tạo mẫu trang và điền vào đó văn bản, hình ảnh và video.
Xương sống của Microsoft Teams
Mỗi khi bạn tạo một Nhóm trong Teams, nó sẽ tạo một trang SharePoint mới để lưu trữ các tài liệu bạn lưu trữ trong các kênh Teams. Mỗi khi bạn tạo một Kênh Riêng tư hoặc Kênh Chia sẻ, nó cũng tạo một trang SharePoint mới. Và những trang SharePoint được tạo ra đó hoạt động rất tích cực để hỗ trợ các hoạt động của bạn trong Teams. Các trang SharePoint là nơi lưu trữ tất cả các tệp và thư mục “Teams”. Các trang SharePoint là nơi lưu trữ tất cả các bản ghi Teams. Trang SharePoint cũng chứa một Sổ tay OneNote mà bạn có thể sử dụng trong Teams để ghi biên bản cuộc họp, cũng như bất kỳ danh sách nào, như đã đề cập ở trên.
Các thư mục kênh được tạo trên trang SharePoint được kết nối với MS Teams.
Hệ thống quản lý nội dung SharePoint
Mặc dù một số “nhiệm vụ” và tính năng đã được chuyển giao khỏi SharePoint trong những năm qua, nó vẫn là một hệ thống quản lý nội dung tuyệt vời với những tính năng chính và mạnh mẽ nhất mà tôi đã mô tả ở trên. Một số người dùng coi SharePoint là một hệ thống quản lý tài liệu. Một số khác lại thích sử dụng SharePoint cho khía cạnh mạng nội bộ/truyền thông. Một điều chắc chắn là SharePoint đang và sẽ luôn là một phần không thể thiếu trong giao tiếp và hợp tác diễn ra trong toàn bộ hệ sinh thái Office (Microsoft) 365.
Tổng kết
