Danh sách phân phối thường (Distribution lists) được sử dụng để gửi email đến một danh sách người hoặc địa chỉ email. Có những lúc bạn cần xuất danh sách thành viên để báo cáo, sao lưu, kiểm toán hoặc chia sẻ danh sách đó với các nhân viên khác.
Có nhiều cách để xuất danh sách các nhóm phân phối, nhưng không phải tất cả các tùy chọn đều bao gồm cả thành viên. Trong bài viết này, Tri Thức Software sẽ hướng dẫn bạn cách lấy và xuất danh sách thành viên phân phối từ Microsoft 365.
Xuất danh sách thành viên phân phối bằng Entra Admin Center
Nếu bạn có các nhóm phân phối lớn, phương pháp này có thể mất khá nhiều thời gian và được biết là có thể gặp sự cố. Bạn sẽ thấy một thông báo cảnh báo từ Microsoft khi cố gắng tải xuống danh sách thành viên.
- Đăng nhập Entra Admin Center tại https://entra.microsoft.com/
- Click Groups > All groups
- Chọn nhóm từ danh sách > click members.
- Chọn Bulk operations > download members.
- Click Start download. Bạn sẽ thấy một thông báo cảnh báo về các hạn chế của dịch vụ.
- Mở file xuất CSV. Giờ bạn sẽ có một file CSV chứa danh sách thành viên phân phối mà bạn có thể mở.
Xuất danh sách thành viên bằng PowerShell
Trong ví dụ này, tôi sẽ sử dụng cmdlet Get-DistributionGroupMember để lấy danh sách các thành viên và xuất ra tệp CSV. Cmdlet Get-DistributionGroupMember hoạt động với cả Exchange Online và Exchange tại chỗ.
Bước 1. Kết nối với Exchange Online.
Connect-ExchangeOnlineBước 2. Để lấy danh sách thành viên phân phối, hãy chạy lệnh sau. Đối với định danh, bạn có thể sử dụng tên nhóm hoặc địa chỉ email. Theo mặc định, lệnh sẽ trả về 1000 thành viên. Nếu bạn có nhiều hơn 1000 thành viên, bạn cần sử dụng -ResultSize unlimited.
Get-DistributionGroupMember -identity <EmailAddress>
Bước 3. Để xuất danh sách thành viên, hãy chạy lệnh này. Thay đổi địa chỉ email và đường dẫn.
Get-DistributionGroupMember -Identity <EmailAddress> | export-csv -path <csv file path>
Ví dụ về xuất file CSV.
Lấy danh sách thành viên phân phối (Nhóm lớn)
Nếu bạn có danh sách phân phối với hơn 1000 thành viên, bạn sẽ cần sử dụng lệnh -ResultSize Unlimited.
Get-DistributionGroupMember -Identity <EmailAddress> -ResultSize UnlimitedBao gồm thông tin thành viên bổ sung
Nếu bạn muốn thêm thông tin chi tiết về từng thành viên, bạn có thể sử dụng thuộc tính select-object theo sau là danh sách các thuộc tính.
Trong ví dụ này, tôi sẽ bao gồm Tên hiển thị, Công ty, văn phòng và Địa chỉ email cho mỗi thành viên.
Get-DistributionGroupMember -Identity [email protected] | select DisplayName, Company, Office, EmailAddresses
Để xem tất cả các thuộc tính, bạn có thể thêm bằng cách sử dụng tham số fl.
Get-DistributionGroupMember -Identity <Email> | fl Lệnh này sẽ hiển thị toàn bộ danh sách thuộc tính cho mỗi thành viên.
Phần kết luận
Trong bài viết này, tôi đã hướng dẫn cách xuất danh sách thành viên phân phối bằng Trung tâm quản trị 365 và PowerShell. Cả hai phương pháp đều cho phép bạn xuất danh sách ra tệp CSV mà bạn có thể chỉnh sửa, chia sẻ hoặc lưu trữ để sao lưu. Với hướng dẫn chi tiết này, banquyenphanmem.com hy vọng bạn đã có thể tự mình cài đặt và cấu hình để tận dụng tối đa các tính năng mạnh mẽ của nó, từ đó tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý phần mềm trong doanh nghiệp của mình.
