Việc học cách truy cập và quản lý email bị cách ly là điều cần thiết để duy trì môi trường email an toàn và hiệu quả, đảm bảo rằng các tin nhắn hợp lệ không bị mất và các mối đe dọa được xử lý đúng cách.
Trong bài viết này, Tri Thức Software sẽ hướng dẫn cách xem các email bị cách ly trong Office 365. Tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách giải phóng, xem trước, xóa và xem tiêu đề thư của các email bị cách ly trong Trung tâm quản trị 365.
Email bị cách ly là gì?
Trong Microsoft 365, email bị cách ly là những tin nhắn được hệ thống giữ lại vì chúng có thể gây hại hoặc đáng ngờ. Thay vì được chuyển thẳng vào hộp thư đến của bạn, những email này được đặt trong một khu vực an toàn gọi là khu vực cách ly để bảo vệ bạn khỏi các mối đe dọa như thư rác hoặc phần mềm độc hại. Bạn có thể xem xét các email bị cách ly này để quyết định xem chúng có an toàn hay không. Nếu email an toàn, bạn có thể chuyển nó vào hộp thư đến của mình, nhưng nếu không an toàn, bạn có thể báo cáo để giữ an toàn cho tài khoản và tổ chức của mình.
Những lý do phổ biến khiến email trong Microsoft 365 bị cách ly
- Phát hiện thư rác: Email được gắn cờ là thư rác tiềm năng dựa trên nội dung, tiêu đề hoặc uy tín người gửi.
- Ví dụ, một email đang cố gắng bán cho bạn một sản phẩm giảm cân.
- Phát hiện phần mềm độc hại hoặc lừa đảo qua email: Email này chứa các tệp đính kèm hoặc liên kết nghi ngờ chứa phần mềm độc hại, dẫn đến các tệp bị nhiễm virus.
- Ví dụ, một tài liệu Word hoặc Excel có chứa mã nhúng sẽ được thực thi trên máy tính của bạn. Các tệp PDF cũng thường được sử dụng để nhúng liên kết hoặc mã.
- Vi phạm chính sách: Email này vi phạm các quy tắc hoặc chính sách vận chuyển tùy chỉnh của tổ chức, chẳng hạn như chặn một số từ khóa hoặc tệp đính kèm nhất định.
- Ví dụ, các email chứa một từ cụ thể như “nhấp vào đây”, “đặt lại mật khẩu” và “mật khẩu của bạn đã hết hạn”. Bạn có thể sửa đổi hoặc tạo thêm các chính sách Exchange Online để chặn email dựa trên các từ hoặc tệp đính kèm cụ thể có trong email.
-
Giả mạo và mạo danh: Phát hiện hành vi giả mạo các tên miền hoặc người dùng đáng tin cậy bởi kẻ tấn công và các địa chỉ email giả mạo thiếu xác thực hợp lệ.
- Ví dụ, email trông có vẻ như đến từ một người đáng tin cậy nhưng thực chất lại là từ kẻ gửi thư rác.
- Email hàng loạt hoặc nội dung tiếp thị: Email tiếp thị hàng loạt hoặc không được yêu cầu có thể bị cách ly nếu được phân loại là thư rác.
- Ví dụ, một doanh nghiệp gửi email hàng loạt thông báo rằng họ đang có chương trình giảm giá 50%.
- Chính sách về tệp đính kèm hoặc liên kết: Các loại tệp bị chặn hoặc các loại tệp đính kèm bị hạn chế và các liên kết đến các trang web bị đưa vào danh sách đen và không an toàn.
- Ví dụ, email đó có thể chứa tệp đính kèm HTML, CSV, BATS, EXE hoặc một số loại tệp khác được biết là có thể độc hại và thường không được gửi qua email.
- Địa chỉ IP: Email từ máy chủ hoặc địa chỉ IP có uy tín kém hoặc bị đưa vào danh sách đen sẽ tự động bị cách ly.
- Ví dụ, một email được gửi từ một máy chủ ở Trung Quốc, nơi nổi tiếng về việc gửi email độc hại.
Cách xem email bị cách ly
Bước 1: Đăng nhập vào Admin Center
Bước 2: Chọn Bảo mật ở phía bên trái, dưới mục Trung tâm quản trị.
Bước 3: Ở phía bên trái, hãy vào Email & Cộng tác > Xem lại
Sau đó chọn hộp cách ly.
Bạn cũng có thể truy cập nhanh vào các email bị cách ly của mình bằng liên kết này https://security.microsoft.com/quarantine.
Xem trước email bị cách ly
Bước 1: Trong danh sách email bị cách ly, tìm email bạn muốn xem trước.
Bước 2: Nhấp vào email để mở chi tiết. Bạn có thể xem thông tin về email và xem trước nội dung mà không cần công khai hoặc xóa nó.
Giải phóng email khỏi khu vực cách ly
Bước 1: Nhấp vào email bạn muốn chia sẻ để xem chi tiết.
Bước 2: Chọn “Phát hành email” ở đầu trang.
Bước 3: Kiểm tra hộp thư đến của bạn để tìm email bạn đã chọn.
Xóa email khỏi khu vực cách ly
Bước 1: Trong danh sách thư bị cách ly, chọn hộp kiểm bên cạnh email hoặc các email bạn muốn xóa.
Bước 2: Ở phía trên, chọn Xóa tin nhắn để xóa các email của bạn khỏi khu vực cách ly.
Xem tiêu đề tin nhắn
Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về nguồn gốc và người gửi email, bạn có thể xem phần tiêu đề thư. Điều này sẽ cho bạn biết máy chủ email của người gửi và địa chỉ email thực sự của người gửi.
Bước 1: Tìm email bị cách ly mà bạn muốn xem
Bước 2: Chọn nút “Tùy chọn khác” ở bên phải nút Chia sẻ email
Bước 3: Nhấp vào “Xem tiêu đề tin nhắn”
Ví dụ về tiêu đề tin nhắn.
Phần kết luận
Kiểm tra thư mục email bị cách ly trong Microsoft 365 là một quy trình thiết yếu để đảm bảo an ninh hệ thống email của tổ chức, đồng thời giảm thiểu gián đoạn liên lạc. Với hướng dẫn chi tiết này, banquyenphanmem.com hy vọng bạn đã có thể tự mình cài đặt và cấu hình để tận dụng tối đa các tính năng mạnh mẽ của nó, từ đó tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý phần mềm trong doanh nghiệp của mình.
