Mailbox là một đối tượng trong Exchange Online (EXO), dùng để gửi và nhận email, đồng thời lưu trữ các mục lịch, nhiệm vụ, email, ghi chú, tin nhắn trò chuyện nhóm 1-1 hoặc 1-N.
Quản trị viên trong tổ chức cần cấp phép gói EXO 1 hoặc EXO 2 để tạo hộp thư (hộp thư người dùng). Trong một số trường hợp, chúng ta không cần bất kỳ giấy phép nào để tạo hộp thư (hộp thư dùng chung, hộp thư tài nguyên).
Microsoft 365 đặt giới hạn gửi và nhận mặc định cho tất cả các hộp thư. Nếu một hộp thư vượt quá các giới hạn này, Microsoft 365 có thể chặn (hạn chế) hộp thư đó gửi hoặc nhận thêm email trong vòng 24 giờ.
Truy cập https://security.microsoft.com/restrictedusers trong cổng thông tin Microsoft Defender để xem những người dùng bị hạn chế.
1. User Mailbox – Hộp thư người dùng
Quản trị viên tạo hộp thư người dùng bằng cách gán giấy phép gói Exchange Online plan 1 hoặc gói Exchange Online plan 2 cho người dùng đang hoạt động trong Microsoft Entra ID.
Exchange Online sẽ cấp phát hộp thư sau khi gán giấy phép trong Microsoft Entra ID cho người dùng đang hoạt động.
Sau khi thực thi lệnh PowerShell dưới đây cho địa chỉ email / guid / alias của hộp thư, chúng ta sẽ nhận được kết quả.
Vì trường ExternalDirectoryObjectId trong kết quả của lệnh PowerShell ở trên có giá trị, nên hộp thư người dùng từ EXO được kết nối với người dùng trong Microsoft Entra ID.
Nếu IsSoftDeletedByRemove, IsSoftDeletedByDisable, WhenSoftDeleted, WasInactiveMailbox, InactiveMailboxRetireTime là FALSE hoặc NULL, điều này có nghĩa là hộp thư của người dùng chưa bị xóa mềm hoặc không hoạt động. Vì vậy, hộp thư của người dùng vẫn đang hoạt động.
Có nhiều cách để bạn truy cập hộp thư.
- Ứng dụng Outlook dành cho máy tính để bàn trên Windows sử dụng giao thức (MAPI).
- Outlook dành cho MAC sử dụng giao thức dịch vụ web Exchange (EWS).
- Các thiết bị di động (Android, iOS và iPadOS) sử dụng giao thức Exchange ActiveSync (EAS).
- Các ứng dụng email hỗ trợ giao thức IMAP và POP3.
- Sử dụng giao thức Outlook trên web (OWA) bằng cách đăng nhập vào https://outlook.office.com/owa
Để tắt giao thức ta vào: https://admin.exchange.microsoft.com > Recipients > Mailboxes > chọn mailbox > General > Email apps & mobile devices > Manage email apps settings.
2. Archive Mailbox – Hộp thư lưu trữ
Hộp thư lưu trữ là một loại hộp thư cung cấp thêm không gian để chứa email khi dung lượng hộp thư của người dùng đã đầy.
Hộp thư lưu trữ được liên kết với hộp thư chính của người dùng và có dung lượng 100 GB.
Nếu hộp thư người dùng có giấy phép EXO gói 1, thì tổ chức phải gán giấy phép bổ sung Exchange Online Archiving để kích hoạt hộp thư lưu trữ cho hộp thư người dùng.
Đối với người dùng có giấy phép EXO gói 2, không cần phải cấp thêm giấy phép, hộp thư lưu trữ có thể được kích hoạt trực tiếp cho người dùng có giấy phép EXO gói 2.
Nếu chúng ta chạy lệnh PowerShell dưới đây, chúng ta sẽ nhận được kết quả liên quan đến việc lưu trữ hộp thư cho hộp thư người dùng.
PS C:\Users\ashutosh> get-mailbox "Ashutosh Gawali" | fl *Archive*
ArchiveGuid : 5f5a****-****-****-****-****df85
ArchiveName : {In-Place Archive -Ashutosh Gawali}
ArchiveQuota : 100 GB (107,374,182,400 bytes)
ArchiveWarningQuota : 90 GB (96,636,764,160 bytes)
ArchiveStatus : Active
ArchiveState : Local
AutoExpandingArchiveEnabled : False
Trong kết quả ở trên, AutoExpandingArchiveEnabled được đặt thành false, do đó ArchiveQuota và ArchiveWarningQuota lần lượt là 100 GB và 90 GB.
Khi chúng ta kích hoạt tính năng lưu trữ tự động mở rộng cho hộp thư người dùng, ArchiveQuota và ArchiveWarningQuota sẽ được tăng lên 110 GB và 100 GB, giá trị này sẽ không được hiển thị như bên dưới trong kết quả PowerShell.
PS C:\Users\ashutosh> get-mailbox "Ashutosh Gawali" | fl ArchiveQuota,ArchiveWarningQuota,AutoExpandingArchiveEnabled
ArchiveQuota : 110 GB (118,111,600,640 bytes)
ArchiveWarningQuota : 100 GB (107,374,182,400 bytes)
AutoExpandingArchiveEnabled : TrueĐể xóa email khỏi hộp thư hoặc chuyển email từ hộp thư người dùng sang hộp thư lưu trữ, chúng ta có thể sử dụng thẻ lưu giữ và chính sách lưu giữ cho Exchange Online.
Giả sử hộp thư người dùng đã đầy và hộp thư lưu trữ cũng đầy, thay vì xóa email, tổ chức có thể bật tính năng tự động mở rộng kho lưu trữ cho hộp thư lưu trữ.
Nếu tính năng tự động mở rộng kho lưu trữ được bật, kích thước hộp thư lưu trữ sẽ tăng từ 100 GB lên 110 GB và dung lượng lưu trữ có thể tăng lên đến 1,5 TB.
Các hộp thư được kết nối với hộp thư lưu trữ chính sau khi dung lượng của nó đạt đến 110 GB được gọi là Hộp thư lưu trữ phụ.
3. Shared Mailbox – Hộp thư dùng chung
Hộp thư dùng chung không yêu cầu bất kỳ giấy phép nào trong EXO, theo mặc định dung lượng hộp thư dùng chung là 50 GB. Nếu bạn muốn tăng dung lượng hộp thư dùng chung, bạn cần cấp phép gói EXO Plan 2.
Hầu hết các tính năng và cài đặt của hộp thư dùng chung đều tương tự như hộp thư người dùng, ngoại trừ việc tài khoản người dùng cho hộp thư dùng chung bị chặn (tài khoản người dùng bị vô hiệu hóa).
Tài khoản người dùng hộp thư dùng chung không được gán mật khẩu, điều này có nghĩa là nếu bạn truy cập vào địa chỉ URL https://outlook.office.com/owa và nhập UPN của hộp thư dùng chung, bạn không thể đăng nhập.
Nếu chạy lệnh PowerShell dưới đây, chúng ta sẽ nhận được kết quả liên quan đến Hộp thư dùng chung.
PS C:\Users\ashutosh> Get-Mailbox "Shared Mailbox" | fl RecipientTypeDetails,AccountDisabled
RecipientTypeDetails : SharedMailbox
AccountDisabled : True
Để hộp thư người dùng có thể truy cập nội dung của hộp thư dùng chung, chúng ta cần cấp quyền truy cập đầy đủ cho hộp thư người dùng đó trên hộp thư dùng chung.
Sau khi thực hiện các bước trên, người dùng có thể mở hộp thư tại https://outlook.office.com/owa (OWA) > nhấp vào tên (ở góc trên bên phải) > open another mailbox > nhập địa chỉ email của hộp thư dùng chung.
HOẶC người dùng mở ứng dụng Outlook nơi hộp thư của họ đang được sử dụng và hộp thư dùng chung sẽ được tải lên bảng điều khiển bên trái của ứng dụng Outlook (quá trình này được gọi là tự động ánh xạ hộp thư).
Để hộp thư người dùng có thể gửi email từ hộp thư dùng chung, hộp thư người dùng cần được gán quyền “gửi thay mặt” và “gửi thay cho”.
Để cấp quyền truy cập đầy đủ, quyền gửi thay mặt và quyền gửi thay cho người dùng vào hộp thư dùng chung, quản trị viên cần truy cập vào https://admin.exchange.microsoft.com Recipients > Mailboxes > chọn mailbox > Delegation tab > chọn full access, quyền gửi thay mặt hoặc quyền gửi thay cho người dùng và chọn địa chỉ email của hộp thư người dùng.
4. Soft Deleted Mailboxes – Hộp thư đã được xóa mềm
Theo mặc định, nếu người dùng đang hoạt động bị xóa khỏi Microsoft Entra ID, thông tin người dùng đó sẽ được lưu trữ ở trạng thái xóa tạm thời (trong thư mục người dùng đã xóa) trong 30 ngày trước khi bị xóa vĩnh viễn.
Nếu tổ chức không muốn chờ đến 30 ngày và muốn xóa đối tượng, thì quản trị viên có thể xóa người dùng theo cách thủ công từ mục người dùng đã xóa. Sau khi các đối tượng bị xóa vĩnh viễn, chúng không thể được khôi phục lại.
Hộp thư bị xóa mềm là khi người dùng đang hoạt động liên kết với hộp thư đó bị xóa và chuyển vào thư mục người dùng đã xóa trong Microsoft Entra ID, nhưng vẫn có thể được khôi phục trong vòng 30 ngày.
Đối với hộp thư bị xóa mềm, giá trị của ExternalDirectoryObjectId vẫn còn tồn tại và trỏ đến objectID của người dùng đã bị xóa trong Microsoft Entra ID.
Chạy lệnh PowerShell dưới đây, chúng ta sẽ nhận được kết quả liên quan đến hộp thư đã bị xóa mềm.
PS C:\Users\ashutosh> Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox | fl alias,ExternalDirectoryObjectId,AccountDisabled,*soft*,*inactive*
Alias : Deleted.User
ExternalDirectoryObjectId : 55c1****-****-****-****-****9ca4c
AccountDisabled : True
IsSoftDeletedByRemove : True
IsSoftDeletedByDisable : False
WhenSoftDeleted : 14-01-2024 19:12:37
WasInactiveMailbox : False
InactiveMailboxRetireTime :
IsInactiveMailbox : FalseTài khoản đã bị vô hiệu hóa, sự kiện WhenSoftDeleted sẽ hiển thị khi hộp thư bị xóa mềm, ExternalDirectoryObjectId vẫn còn tồn tại, điều này có nghĩa là người dùng trong Microsoft Entra ID có thể được khôi phục.
Việc khôi phục người dùng từ danh sách người dùng đã xóa sang danh sách người dùng đang hoạt động trong Microsoft Entra ID cũng sẽ khôi phục hộp thư của người dùng vào danh sách hộp thư đang hoạt động trong EXO.
5. Hard Deleted Mailboxes – Hộp thư đã bị xóa vĩnh viễn
Chúng ta gọi một hộp thư là hộp thư bị xóa vĩnh viễn nếu hộp thư đó nằm trong thư mục hộp thư bị xóa tạm thời, và người dùng liên kết với hộp thư bị xóa tạm thời đó bị xóa vĩnh viễn khỏi thư mục người dùng đã xóa của Microsoft Entra ID, thì hộp thư bị xóa tạm thời đó sẽ duy trì trạng thái bị xóa tạm thời trong 30 ngày.
ExternalDirectoryObjectId của hộp thư bị xóa vĩnh viễn sẽ được xóa (đặt thành 000000-0000-0000-000000 / Null) vì người dùng liên kết trong Microsoft Entra ID đã bị xóa vĩnh viễn.
Hãy lấy ví dụ về người dùng ở trên (Deleted.User) có hộp thư vẫn còn tồn tại trong vùng chứa hộp thư đã xóa mềm ( WhenSoftDeleted hiển thị là 14-01-2024 19:12:37).
Nếu chúng ta xóa người dùng (Deleted.User) khỏi thư mục Microsoft Entra ID –> người dùng đã xóa, thì ExternalDirectoryObjectId sẽ bị xóa (NULL) và dấu thời gian WhenSoftDeleted cũng sẽ thay đổi thành ngày giờ hiện tại.
PS C:\Users\ashutosh> Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox | fl alias,ExternalDirectoryObjectId,AccountDisabled,*soft*,*inactive*
Alias : Deleted.User
ExternalDirectoryObjectId :
AccountDisabled : True
IsSoftDeletedByRemove : True
IsSoftDeletedByDisable : False
WhenSoftDeleted : 26-01-2024 16:36:09
WasInactiveMailbox : False
InactiveMailboxRetireTime :
IsInactiveMailbox : FalseNếu tổ chức muốn xóa vĩnh viễn hộp thư nằm trong danh sách hộp thư đã xóa tạm thời, họ có 2 lựa chọn.
- PHƯƠNG ÁN 1: chờ trong khoảng thời gian 30 ngày (tính từ ngày tham số whensoftdeleted của lệnh get-mailbox được kích hoạt).
- PHƯƠNG ÁN 2: Sử dụng lệnh remove-mailbox -permanatelydelete để xóa hộp thư.
Để khôi phục hộp thư, họ có các tùy chọn sau:
- PHƯƠNG ÁN 1: Khôi phục hộp thư (cần tạo một người dùng mới bằng PowerShell và người dùng này sẽ được kết nối với hộp thư đã bị xóa tạm thời này).
Undo-SoftDeletedMailbox "[email protected]" -WindowsLiveID "[email protected]" -Password (ConvertTo-SecureString -String 'Pa$$word1' -AsPlainText -Force)- PHƯƠNG ÁN 2: Khôi phục hộp thư (nội dung của hộp thư đã bị xóa vĩnh viễn được sao chép vào hộp thư mới, trong trường hợp này cả hộp thư đang hoạt động và hộp thư đã bị xóa tạm thời đều tồn tại).
Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox "[email protected]" | Select-Object Name,ExchangeGuid //to identify the Guid of the soft-deleted mailbox that you want to restore the data from//
Get-Mailbox -Identity "[email protected]" | Format-List ExchangeGuid //to identify the Guid of the new mailbox that you want to restore the data to//
New-MailboxRestoreRequest -SourceMailbox <SoftDeletedMailboxGUID> -TargetMailbox <NewTargetMailboxGUID> //to restore the data from soft deleted mailbox to a new malbox//6. Inactive mailbox – Hộp thư không hoạt động
Chúng ta gọi một hộp thư là hộp thư không hoạt động nếu có lệnh tạm giữ được áp dụng cho hộp thư đó trước khi xóa tài khoản Microsoft 365. Trong trường hợp này, hộp thư sẽ được chuyển đổi thành hộp thư không hoạt động.
Chức năng Giữ (Hold) trong Microsoft 365 cho phép ngăn không cho xóa dữ liệu khỏi hộp thư. Sau khi áp dụng chức năng Giữ cho bất kỳ hộp thư nào, hộp thư đó và dữ liệu bên trong hộp thư đó không thể bị xóa khỏi EXO.
PS C:\Users\ashutosh> Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | fl alias,ExternalDirectoryObjectId,AccountDisabled,*soft*,*inactive*,*hold*
Alias : Deleted.User
ExternalDirectoryObjectId :
AccountDisabled : True
IsSoftDeletedByRemove : True
IsSoftDeletedByDisable : False
WhenSoftDeleted : 26-01-2024 16:32:54
WasInactiveMailbox : True
InactiveMailboxRetireTime :
IsInactiveMailbox : True
LitigationHoldEnabled : True
LitigationHoldDuration : UnlimitedNhưng nếu bạn muốn xóa một hộp thư không hoạt động, thì chúng ta phải gỡ bỏ tất cả các loại ràng buộc khỏi hộp thư đó, chỉ khi đó chúng ta mới có thể xóa vĩnh viễn hộp thư đã bị xóa cứng.
7. Room Mailbox – Hộp thư trong phòng
Hộp thư phòng là hộp thư được tạo ra để đại diện cho một địa điểm cụ thể, chẳng hạn như phòng đào tạo, phòng hội nghị.
Sử dụng hộp thư phòng, người dùng có thể đặt trước các phòng này bằng cách thêm hộp thư phòng vào yêu cầu họp của họ.
Tổ chức có thể thiết lập hộp thư phòng họp để tự động chấp nhận yêu cầu họp HOẶC chỉ định người được ủy quyền cho hộp thư phòng họp, người được ủy quyền sau đó có thể quyết định chấp nhận yêu cầu họp nào và từ chối yêu cầu họp nào.
Equipment Mailbox – Hộp thư đựng thiết bị
Hộp thư phòng là hộp thư được tạo ra để đại diện cho một vật thể vật lý mà tổ chức sở hữu, ví dụ: Xe công ty, máy chiếu, micro.
Người dùng có thể đặt trước các hộp thư này bằng cách thêm hộp thư thiết bị vào yêu cầu cuộc họp của họ.
Cách thức hoạt động và cài đặt của hộp thư phòng và hộp thư thiết bị là giống nhau, ngoại trừ hộp thư phòng đại diện cho một phòng vật lý, còn hộp thư thiết bị đại diện cho một đối tượng mà công ty sở hữu.
Lưu trữ dựa trên đám mây cho các cuộc trò chuyện nhóm (mà mọi người thường gọi là “Hộp thư bóng”).
Theo mặc định, Microsoft Teams sẽ lưu cuộc trò chuyện Teams 1-1 hoặc 1-N vào hộp thư chính của người dùng.
Nếu người dùng đang sử dụng Microsoft Teams nhưng hộp thư chính nằm trên máy chủ Exchange tại chỗ, thì Microsoft Teams không thể lưu trữ cuộc trò chuyện Teams 1-1 hoặc 1-N trong hộp thư tại chỗ đó.
Đây là lý do tại sao Microsoft đã tạo ra một khu vực lưu trữ dựa trên đám mây để lưu trữ dữ liệu trò chuyện Teams cho người dùng sử dụng Teams nhưng hộp thư chính lại nằm trên máy chủ Exchange tại chỗ.
Để lưu trữ dữ liệu trò chuyện Teams của người dùng tại chỗ trong bộ nhớ đám mây, người dùng đó phải được cấp giấy phép Microsoft Teams và giấy phép Gói Exchange Online trong Office 365 (hoặc Microsoft 365).
Người dùng tại chỗ không thể truy cập vào khu vực lưu trữ đám mây này.
Khi bạn di chuyển hộp thư chính của người dùng tại chỗ lên đám mây, dữ liệu trò chuyện Teams của người dùng đó sẽ được di chuyển sang hộp thư chính mới trên đám mây của họ.
Hộp thư nhóm hợp nhất / Hộp thư nhóm Microsoft 365
Microsoft 365 Groups là một nền tảng cộng tác kết nối các dịch vụ (khối lượng công việc) khác nhau của Microsoft 365 với nhau.
Khi bạn tạo một nhóm Microsoft 365, nhóm đó được gọi là hộp thư nhóm Microsoft 365 hoặc hộp thư nhóm hợp nhất.
Hộp thư nhóm này sẽ lưu trữ email, lịch và nhiệm vụ. Dung lượng hộp thư nhóm Microsoft 365 là 50 GB.
Hộp thư nhóm sẽ hiển thị trong OWA và Outlook cho tất cả người dùng là thành viên của nhóm Microsoft 365.
Phần kết luận
Microsoft 365 cung cấp nhiều loại hộp thư khác nhau, giúp tổ chức dễ dàng lưu trữ, xóa và xử lý dữ liệu hơn.
Mỗi hộp thư trong Microsoft 365 đều có tầm quan trọng riêng và sản phẩm này cung cấp một nền tảng có tổ chức để lưu trữ, quản lý dữ liệu cho toàn bộ tổ chức.
Hộp thư người dùng đang hoạt động = Người dùng đang hoạt động trong Microsoft Entra ID + giấy phép EXO gói 1 / gói 2 đã được gán.
Hộp thư dùng chung = Người dùng đang hoạt động (không có mật khẩu) trong Microsoft Entra ID + Tài khoản bị vô hiệu hóa cho hộp thư trong EXO.
Hộp thư lưu trữ = Hộp thư người dùng + giấy phép EXO gói 2 hoặc EXO gói 1 + giấy phép Lưu trữ Exchange Online.
Hộp thư đã xóa mềm = Người dùng đã bị xóa trong Microsoft Entra ID + Hộp thư đã bị xóa trong EXO (ExternalDirectoryObjectId vẫn còn trong hộp thư EXO)
Hộp thư đã bị xóa vĩnh viễn = Người dùng bị thiếu (đã bị xóa) trong Microsoft Entra ID + Hộp thư đã bị xóa trong EXO (ExternalDirectoryObjectId là NULL hoặc được đặt thành 000000-0000-0000-000000)
Hộp thư không hoạt động = Người dùng bị thiếu (đã bị xóa) trong Microsoft Entra ID + Hộp thư đã bị xóa trong EXO (ExternalDirectoryObjectId là NULL hoặc được đặt thành 000000-0000-0000-000000) + Lệnh giữ được áp dụng cho hộp thư trước khi hộp thư bị xóa.
Hộp thư tài nguyên (Phòng/Thiết bị) = Các hộp thư được tạo ra để đại diện cho phòng và thiết bị thực tế thuộc sở hữu của tổ chức.
Hộp thư ảo = Hộp thư được tạo ra để lưu trữ dữ liệu trò chuyện nhóm cho người dùng có hộp thư nằm trên máy chủ Exchange nội bộ.
Hộp thư nhóm Microsoft 365 = Hộp thư được tạo khi tạo nhóm Microsoft 365, hộp thư này chứa email, lịch và nhiệm vụ. Nó được sử dụng để cộng tác giữa nhiều thành viên trong nhóm.
Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ banquyenphanmem.com hoặc gọi số 028.22443013 để được trợ giúp. Với các hướng dẫn trên, chúng tôi hy vọng bạn đã giải quyết được nhu cầu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.
