Sau khi tư vấn cho hàng trăm tổ chức về SharePoint, Tri Thức Software phát hiện nhiều sai lầm mà khách hàng của mình mắc phải khi chuyển đổi sang SharePoint và Microsoft 365. Có rất nhiều cạm bẫy và khó khăn có thể làm gián đoạn quá trình triển khai. Bài viết dưới đây nêu bật 5 sai lầm hàng đầu cần tránh khi chuyển đổi sang SharePoint.
1: Chuyển đổi sang một trang web/thư viện duy nhất
Sai lầm phổ biến nhất là chuyển toàn bộ hệ thống chia sẻ tệp của họ vào một trang/thư viện tài liệu duy nhất, và sau đó mọi thứ trở nên hỗn loạn. Nên càng nhiều trang trong SharePoint càng tốt, vì đây là một vùng chứa nơi chúng ta quản lý nội dung và bảo mật.
2: Nhầm lẫn giữa SharePoint và OneDrive
Sự nhầm lẫn khi toàn bộ thư mục chia sẻ đã được sao chép sang OneDrive của ai đó, rồi sau đó chủ sở hữu OneDrive lại chia sẻ các tệp và thư mục khác nhau với nhân viên. Sự hiểu lầm về SharePoint so với OneDrive là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại trong quá trình triển khai.
3: Nhầm lẫn giữa SharePoint và Teams
Một sai lầm lớn khác mà các tổ chức thường mắc phải là không phân biệt được giữa Teams và SharePoint. Nói chính xác hơn, họ không hiểu cách hai hệ thống này được tích hợp với nhau. Tôi thường thấy các Teams được tạo ra trong khi đáng lẽ ra chúng phải là các trang SharePoint để lưu trữ tài liệu. Hoặc ngược lại, người dùng tạo các trang để lưu trữ tài liệu. Sau đó, họ tạo một Team để trò chuyện mà không nhận ra rằng điều đó tạo ra một trang khác (trùng lặp).
4: Tắt tính năng chia sẻ bên ngoài
Đôi khi, điều này khiến tôi tự hỏi tại sao các tổ chức lại chuyển sang sử dụng SharePoint ngay từ đầu. Họ cho phép người dùng gửi tài liệu dưới dạng tệp đính kèm ra bên ngoài qua email nhưng lại ngăn người dùng chia sẻ ra bên ngoài từ Teams/SharePoint. Đây là một sai lầm lớn. Nó dẫn đến tình trạng CNTT “ngầm” khi người dùng thêm tài liệu vào tài khoản Google Drive hoặc Dropbox cá nhân của họ, bỏ qua toàn bộ hệ sinh thái Microsoft 365.
5: Không tiến hành đào tạo
Tôi hiểu rằng người dùng có trình độ kỹ thuật khác nhau, và một số người thoải mái hơn với công nghệ hơn những người khác, nhưng SharePoint là một hệ thống cực kỳ phức tạp. Nó hoạt động theo cách riêng của nó, và không giống với cách hoạt động của các dịch vụ chia sẻ tệp trên đám mây khác. Trong SharePoint, chúng ta có khái niệm về trang SharePoint, thư viện tài liệu, Teams, tích hợp Kênh, khái niệm về Nhóm Microsoft 365, v.v.
Tổng kết
Vậy là tôi vừa liệt kê xong cho bạn 5 sai lầm cần tránh khi chuyển đổi sang SharePoint Online. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ banquyenphanmem.com hoặc gọi số 028.22443013 để được trợ giúp. Với các hướng dẫn trên, chúng tôi hy vọng bạn đã giải quyết được nhu cầu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.
