Trong hướng dẫn này, Tri Thức Software sẽ giải thích sự khác biệt giữa Nhóm Microsoft 365 và Hộp thư dùng chung, cũng như các tính năng và hạn chế của chúng.
Microsoft 365 Group là gì?
Nhóm Microsoft 365 là nền tảng cho việc chia sẻ và cộng tác trong môi trường Office 365. Khi tạo một Nhóm Microsoft 365, một hộp thư và lịch nhóm, một sổ tay OneNote, một không gian làm việc Planner và một trang nhóm SharePoint sẽ được tạo ra. Ngoài ra, chúng cho phép tích hợp Power Apps và các trình kết nối để thêm các ứng dụng của Microsoft hoặc bên thứ ba khác.
Một Nhóm 365 bao gồm các thành viên và mỗi thành viên đều có cùng một bộ quyền hạn trong nhóm, ngoại trừ chủ sở hữu nhóm có nhiều đặc quyền hơn. Một nhóm có thể bao gồm người dùng bên trong và bên ngoài tổ chức.
Ngoài ra, nếu bạn cho phép người dùng tạo Nhóm Microsoft 365 trong môi trường của mình, họ có thể tạo các tài nguyên cộng tác riêng. Có nhiều cách để họ thực hiện việc này.
Shared Mailbox là gì?
Hộp thư dùng chung khá giống với hộp thư người dùng thông thường ở chỗ nó có danh sách thư mục và lịch. Mục đích chính của hộp thư dùng chung là để quản lý email. Nó rất phù hợp cho một nhóm hoặc phòng ban cần một hộp thư trung tâm đơn giản mà cả nhóm có thể sử dụng. Hộp thư dùng chung bao gồm những người được ủy quyền truy cập để quản lý email.
Bạn có thể phân quyền truy cập hộp thư cho từng nhân viên. Mỗi nhân viên sau đó sẽ có thể xem và trả lời email.
Microsoft 365 Group khác với Shared Mailbox như thế nào?
Nhóm Microsoft 365 kết hợp khả năng của Danh sách phân phối và Hộp thư dùng chung, đồng thời bổ sung thêm một số tính năng giúp bạn cộng tác hiệu quả hơn với nhiều người. Khi một email được gửi đến Nhóm 365, nó có thể được gửi đến tất cả các thành viên trong nhóm để họ nhận được trong hộp thư cá nhân của mình. Bạn có thể thêm thành viên vào nhóm từ bên ngoài tổ chức.
Nhiều người có thể được ủy quyền truy cập vào hộp thư này.
Hộp thư dùng chung cung cấp cho bạn danh sách các thư mục và lịch có thể được sử dụng để cộng tác. Danh sách thư mục khá giống với hộp thư người dùng thông thường, vì vậy bạn có thể tạo thư mục để sắp xếp. Khi ai đó gửi email đến Hộp thư dùng chung, email đó chỉ được gửi đến hộp thư này trừ khi bạn đã thiết lập các quy tắc chuyển tiếp. Ngoài ra, bạn không thể thêm người dùng bên ngoài tổ chức.
Mặc dù nhóm Microsoft 365 có hộp thư, nhưng nó không có danh sách thư mục. Bạn không thể tạo thư mục để sắp xếp email. Tất cả email đều nằm ở một vị trí tập trung.
Nên tạo Group 365 hay Shared Mailbox?
- Tôi có cần cộng tác với người dùng bên ngoài tổ chức không?
- Nhóm Microsoft 365 cho phép mời khách tham gia nhóm.
- Liệu điều này sẽ trở thành một Nhóm trong Microsoft Teams?
- Khi bạn tạo một Nhóm, hệ thống sẽ tự động tạo một Nhóm 365. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo một Nhóm từ một Nhóm 365.
- Tôi có cần sử dụng lịch chung không?
- Nếu bạn chỉ muốn có một lịch dùng chung, thì 365 Group có thể là lựa chọn dễ dàng hơn.
- Nhiều người có cần truy cập và quản lý hộp thư này không?
- Nếu bạn muốn cấp quyền truy cập cho nhiều người vào hộp thư, Hộp thư dùng chung hoặc Nhóm 365 sẽ là lựa chọn phù hợp. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để quản lý email đến hộp thư đó. Hộp thư Nhóm 365 lưu trữ tất cả email ở một vị trí tập trung. Nếu điều này ổn, thì Nhóm 365 có thể dễ sử dụng hơn.
- Tôi có cần chia sẻ tập tin với người dùng khác không?
- Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với các thành viên khác trong Nhóm 365 bằng cách sử dụng Microsoft Teams hoặc thư viện tài liệu SharePoint.
- Tôi có thể trò chuyện với các thành viên trong nhóm không?
- Bạn có thể thêm Microsoft Teams vào Nhóm 365 của mình để bật tính năng trò chuyện thời gian thực.
Tổng kết
Vậy là tôi vừa giới thiệu xong cho bạn Sự Khác Nhau Giữa Microsoft 365 Groups và Shared Mailbox. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn! Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ banquyenphanmem.com hoặc gọi số 028.22443013 để được trợ giúp.
