Công cụ message trace giúp bạn theo dõi và khắc phục sự cố các email đi qua hệ thống email của tổ chức. Nó giúp xác định xem thư đã được gửi thành công, bị lỗi, bị đưa vào khu cách ly , bị chặn do thư rác, v.v. Một trường hợp sử dụng điển hình của công cụ này là khi người dùng cho biết họ đáng lẽ phải nhận được email nhưng lại không nhận được. Bằng cách sử dụng công cụ này, bạn có thể giúp xác định lý do tại sao thư không đến được hộp thư của người dùng.
Trong bài viết này, Tri Thức Software sẽ hướng dẫn bạn cách chạy công cụ theo dõi tin nhắn trong Microsoft 365 Exchange Online.
Theo dõi tin nhắn từng bước
Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể sử dụng chức năng theo dõi tin nhắn để xem email bị kẹt ở đâu.
Lưu ý: Phạm vi thời gian theo dõi tin nhắn bị giới hạn trong 90 ngày. Nếu bạn muốn tìm kiếm email cũ hơn 90 ngày, bạn cần triển khai các chính sách lưu trữ hoặc giữ lại dữ liệu.
Bước 1: Đăng nhập vào Admin Center
Bước 2 : Ở menu bên trái > chọn “Exchange”.
Bước 3 : Cửa sổ Exchange Admin Center hiện ra > chọn Mail Flow > Message Trace.
Bước 4: Chọn Start a trace.
Bước 5: Nhập tiêu chí tìm kiếm của bạn.
- Người gửi và người nhận đều hỗ trợ ký tự đại diện (ví dụ: *@trithucgroup.com).
- Nếu thời gian seach ít hơn 10 ngày, kết quả sẽ có ngay lập tức dưới dạng báo cáo tóm tắt.
- Nếu thời gian seach nhiều hơn 10 ngày, kết quả chỉ có sẵn dưới dạng tệp CSV có thể tải xuống.
Sau khi nhập các tiêu chí > click Search.
Dưới đây là kết quả:
Nếu khoảng thời gian bạn chọn dài hơn 10 ngày > click Downloadable reports.
Tổng quan về các giá trị trạng thái tìm kiếm:
- Delivered: Tin nhắn đã được gửi thành công đến hộp thư của người nhận.
- Expanded: Thông điệp được gửi đến một nhóm người nhận và được mở rộng đến từng người nhận riêng lẻ.
- Failed: Không thể gửi tin nhắn. Sẽ có mã lỗi giải thích lý do tại sao không thể gửi được.
- Pending: Tin nhắn vẫn đang được xử lý, vẫn đang được thử hoặc thử lại.
- Quarantined: Tin nhắn đã được đưa vào khu vực cách ly do là thư rác, phần mềm độc hại, lừa đảo hoặc các lý do khác.
- Filtered as spam: Tin nhắn đã được phát hiện là thư rác và bị từ chối, chặn hoặc chuyển vào khu vực cách ly.
- Getting status: Tin nhắn vừa được Microsoft 365 nhận, nhưng chưa có dữ liệu trạng thái nào khác. Bạn có thể kiểm tra lại sau vài phút.
Nhấp chuột vào một trong các email để xem thêm chi tiết.
Nếu bạn chọn email đó, trang này sẽ hiện ra hiển thị thêm thông tin.
Tổng kết
Tôi hy vọng bạn thấy bài viết này hữu ích. Việc theo dõi tin nhắn trong Exchange Online rất dễ thực hiện và giúp bạn khắc phục sự cố luồng thư trong tổ chức của mình. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ banquyenphanmem.com hoặc gọi số 028.22443013 để được trợ giúp.
