Microsoft Outlook là ứng dụng email phổ biến được sử dụng bởi hàng triệu người trên toàn thế giới. Ứng dụng này cho phép bạn lưu trữ, quản lý và truy cập email, lịch, danh bạ và các thông tin quan trọng khác. Tuy nhiên, dữ liệu Outlook có thể bị mất hoặc hỏng do nhiều nguyên nhân, chẳng hạn như lỗi phần mềm, sự cố hệ thống hoặc virus.
Do đó, việc xuất dữ liệu Outlook sang file PST (Personal Storage Table) là một bước quan trọng để bảo vệ và lưu trữ thông tin cá nhân của bạn. File PST là một định dạng tập tin được sử dụng để lưu trữ dữ liệu Outlook, bao gồm email, lịch, danh bạ, ghi chú và các mục khác. Việc xuất dữ liệu sang file PST giúp bạn tạo bản sao lưu dữ liệu Outlook, di chuyển dữ liệu sang máy tính khác hoặc sang phiên bản Outlook khác, hoặc chia sẻ dữ liệu với người khác.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xuất dữ liệu Outlook sang file PST một cách đơn giản và hiệu quả.
Lợi ích của việc xuất dữ liệu Outlook sang file PST
- Bảo vệ dữ liệu: File PST là một định dạng tập tin được mã hóa, giúp bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi truy cập trái phép.
- Sao lưu dữ liệu: File PST có thể được sử dụng để sao lưu dữ liệu Outlook của bạn, giúp bạn dễ dàng khôi phục dữ liệu trong trường hợp bị mất hoặc hỏng.
- Di chuyển dữ liệu: File PST có thể được sử dụng để di chuyển dữ liệu Outlook sang máy tính khác hoặc sang phiên bản Outlook khác.
- Chia sẻ dữ liệu: File PST có thể được chia sẻ với người khác để họ có thể truy cập dữ liệu Outlook của bạn.
Hãy bắt đầu bằng cách thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây để xuất dữ liệu Outlook sang file PST.
Hướng dẫn Export dữ liệu Outlook
Bước 1: Mở Outlook > click vào File -> Open and Export -> Import/Export.
Bước 2: Cửa sổ Import and Export Wizand hiện ra > chọn Export to a file > Click Next.
Bước 3: Chọn Outlook Data File(.pst) > Click Next.
Bước 4: Chọn tài khoản email muốn sao lưu > Tick chọn mục Include subfoders box > Thao tác này sẽ xuất nội dung của tất cả các thư mục, bao gồm thư mục thư (Hộp thư đến, Hộp thư đi, Nháp, vv), Dang bạ, Lịch, Công việc, Ghi chú và Nhật ký…
Bước 5: Chọn nơi lưu trữ và đặt tên file > Click Finish.
Bước 6: Nếu cần đặt mật khẩu cho file PST thì cửa sổ mới hiện ra bạn đặt mật khẩu cho file. Nếu không cần đặt mật khẩu thì Click Cancel.
Vậy là đã hoàn thành Export data Microsoft Outlook sang file pst để lưu trữ dự phòng.
Tóm lại
Bằng việc làm quen với quy trình xuất dữ liệu Outlook vào file PST, bạn có thể dễ dàng tổ chức và bảo vệ dữ liệu email của mình một cách chặt chẽ. Việc này không chỉ đảm bảo an toàn cho thông tin quan trọng mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian khi cần phục hồi dữ liệu sau này. Với các bước đơn giản và mạch lạc, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu quá trình xuất dữ liệu và đảm bảo sự tổ chức hợp lý cho hộp thư Outlook của mình.
Lưu ý:
- Nên tạo file PST định kỳ để đảm bảo dữ liệu Outlook của bạn luôn được cập nhật.
- Lưu trữ file PST ở nơi an toàn để tránh bị mất hoặc hỏng.
- Sử dụng mật khẩu mạnh để bảo vệ file PST của bạn.
Hy vọng những hướng dẫn trên đây sẽ giúp bạn dễ dàng xuất dữ liệu Outlook sang file PST để lưu trữ.
