Trong hướng dẫn này, Tri Thức Software sẽ hướng dẫn bạn cách tạo nhóm Microsoft 365 bằng Trung tâm quản trị và bằng PowerShell.
Microsoft 365 Group được sử dụng để tạo các tài nguyên như hộp thư đến Outlook, nhóm Teams, lịch dùng chung và cung cấp quyền truy cập vào các tài nguyên Microsoft 365. Nhóm cung cấp một cách dễ dàng để người dùng của bạn chia sẻ và cộng tác với email, tệp và các tài nguyên khác.
Các loại Microsoft 365 Group
Trong Microsoft 365 có nhiều loại Nhóm khác nhau. Đó là Nhóm Microsoft 365, Nhóm Phân phối, Nhóm Phân phối Động và Nhóm Bảo mật Kích hoạt Email. Tôi sẽ giải thích ngắn gọn về từng loại bên dưới. Sau đó, tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước tạo một Nhóm Microsoft 365.
Microsoft 365 Group là gì?
Nhóm Microsoft 365 là nền tảng cho việc chia sẻ và cộng tác trong môi trường Office 365. Khi tạo một Nhóm Microsoft 365, một hộp thư và lịch nhóm, một sổ tay OneNote, một không gian làm việc Planner và một trang nhóm SharePoint sẽ được tạo. Một Nhóm 365 bao gồm các thành viên và mỗi thành viên có cùng một bộ quyền trong nhóm, ngoại trừ chủ sở hữu nhóm có nhiều đặc quyền hơn. Một nhóm có thể bao gồm người dùng trong và ngoài tổ chức.
Một kịch bản lý tưởng cho Nhóm Microsoft 365 là một nhóm người dùng cả trong và ngoài tổ chức cần chia sẻ tệp, email, lịch và trò chuyện tất cả ở cùng một nơi.
Distribution List
Danh sách phân phối (Distribution List hay DL), còn được gọi là Nhóm phân phối (Distribution Group), bao gồm ít nhất hai người trở lên. Mục đích của Danh sách phân phối là cho phép gửi email đến nhiều người bằng một địa chỉ email duy nhất. Danh sách phân phối sẽ hiển thị dưới dạng một mục duy nhất trong Danh sách địa chỉ toàn cầu (Global Address List). Khi bạn gửi email đến một Danh sách phân phối, một bản sao của email đó sẽ được gửi đến mọi thành viên trong danh sách. Bạn không chỉ có thể thêm hộp thư người dùng thông thường vào Danh sách phân phối, mà còn cả bất kỳ người nhận nào được kích hoạt chức năng gửi thư, chẳng hạn như Hộp thư dùng chung và danh bạ.
Dynamic Distribution List
Có một loại Danh sách Phân phối khác gọi là Danh sách Phân phối Động. Nó hoạt động tương tự như Danh sách Phân phối thông thường, ngoại trừ việc sử dụng các bộ lọc và điều kiện để tự động thêm/xóa thành viên khỏi danh sách. Một ứng dụng phổ biến của Danh sách Phân phối Động đối với quản trị viên Office 365 là tạo danh sách “Mọi người”, có nghĩa là nó sẽ tự động thêm/xóa người dùng khỏi tổ chức của bạn. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu cập nhật danh sách thủ công khi một nhân viên gia nhập hoặc rời khỏi tổ chức.
Mail Enabled Security Group
Nhóm bảo mật kích hoạt thư (Mail-Enabled Security group) là một danh sách phân phối (Distribution List) đồng thời cũng là một nhóm bảo mật, có thể được sử dụng để cấp quyền truy cập vào các tài nguyên trong Exchange và SharePoint. Bạn chỉ cần gửi email đến địa chỉ email của nhóm bảo mật kích hoạt thư để thông báo rằng quyền truy cập đã được cấp vào một tài nguyên, điều này sẽ thông báo cho tất cả các thành viên trong nhóm. Bạn cũng có thể chỉ định người quản lý cho nhóm để họ có thể thêm/xóa thành viên, từ đó thêm/xóa quyền truy cập của thành viên vào các tài nguyên.
Security Group
Nhóm bảo mật được sử dụng để cấp quyền truy cập vào các tài nguyên Office 365 như hộp thư, lịch và các trang SharePoint.
Cách tạo Microsoft 365 Group bằng Admin Center
Bước 1. Đăng nhập vào Trung tâm quản trị Microsoft 365 tại: https://admin.microsoft.com/
Bước 2. Nhấp vào Nhóm và đội, sau đó nhấp vào Nhóm và đội đang hoạt động.
Bước 3. Nhấp vào “Thêm nhóm”
Bước 4. Chọn loại nhóm và nhấn tiếp theo. Trong ví dụ này, tôi sẽ chọn “Microsoft 365”.
Bước 5. Nhập tên cho nhóm của bạn. Tên này nên là duy nhất và dễ nhận biết. Trong ví dụ này, tôi sẽ đặt tên nhóm là Nhóm Kế toán. Nhập tên nhóm vào trường Tên, sau đó nhập mô tả chi tiết vào trường Mô tả. Nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục.
Bước 6. Bây giờ chúng ta sẽ chỉ định người quản lý cho nhóm. Người quản lý có quyền thêm/xóa thành viên khỏi nhóm, cũng như có các quyền riêng biệt đối với tài nguyên. Nhấp vào Chỉ định người quản lý.
Nhấp vào Tiếp theo ở phía dưới để tiếp tục.
Bước 7. Giờ bạn có thể thêm thành viên. Mỗi thành viên trong nhóm đều có quyền hạn như nhau. Chủ sở hữu là thành viên duy nhất có quyền hạn cao hơn.
Giờ thì các thành viên của tôi đã xuất hiện trong danh sách. Nhấn Tiếp theo để tiếp tục.
Bước 8. Tiếp theo, chúng ta sẽ chỉnh sửa Cài đặt cho nhóm. Tôi sẽ giải thích từng tùy chọn.
Địa chỉ email nhóm
Bạn cần chọn một địa chỉ email duy nhất và dễ nhận biết cho nhóm của mình. Địa chỉ này sẽ được sử dụng bởi bất kỳ ai gửi email cho nhóm này, bao gồm cả những người bên ngoài tổ chức. Trong trường hợp này, tôi sẽ đặt tên nhóm của mình là địa chỉ email Acct_Team.
Sự riêng tư
Bạn cần chọn mức độ riêng tư cho nhóm của mình. Nếu bạn chọn Công khai, bất kỳ ai cũng có thể tham gia nhóm mà không cần sự chấp thuận của người quản trị nhóm. Nếu bạn chọn Riêng tư, thì chỉ người quản trị mới có thể thêm thành viên vào nhóm. Tôi sẽ đặt nhóm này ở chế độ Riêng tư vì nó có thể chứa thông tin mật do thuộc về Nhóm Kế toán.
Phân công vai trò
Trong mục Phân công vai trò, bạn có thể chọn cho phép gán vai trò Quản trị viên cho nhóm này. Bằng cách chọn tùy chọn này, bạn có thể tự động gán vai trò quản trị viên cho các thành viên của nhóm này.
Thêm Microsoft Teams vào nhóm của bạn
Bạn cũng có thể tạo Nhóm Microsoft Teams từ nhóm này. Tùy chọn này được chọn mặc định. Tôi không định tạo Nhóm từ nhóm này nên tôi sẽ bỏ chọn ô này.
Nhấp vào Tiếp theo ở phía dưới và xem lại các cài đặt của bạn. Bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ cài đặt nào bạn cần trên trang này. Nếu mọi thứ đều đúng như ý muốn, hãy nhấp vào Tạo nhóm.
Bước 9. Xem lại và hoàn tất việc thêm nhóm.
Bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ cài đặt nào cần thiết trên trang này. Nếu mọi thứ đã đúng ý bạn, hãy nhấp vào Tạo nhóm.
Bạn sẽ thấy trang xác nhận. Nhấp vào Đóng ở cuối màn hình.
Tạo Microsoft 365 Group bằng PowerShell
Trong ví dụ này, tôi sẽ tạo một nhóm 365 bằng PowerShell. Tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng cmdlet để liệt kê tất cả các nhóm.
Bước 1. Kết nối với Exchange Online
Để biết các bước đầy đủ, hãy tham khảo bài viết -> Cách kết nối với Exchange Online PowerShell
Bước 2. Sử dụng lệnh New-UnifiedGroup để tạo Nhóm Microsoft 365.
New-UnifiedGroup -DisplayName "Accounting Dept" -EmailAddresses "[email protected]" -Members "ABC User","123 User" -Owner "Annie Smith" -Notes "All users in the Accounting Department" -RequireSenderAuthenticationEnabled:$false -AutoSubscribeNewMembers
Trong ví dụ này, tôi đã tạo Nhóm Microsoft 365 có tên là Phòng Kế toán với địa chỉ email là “[email protected]”, các thành viên là Người dùng ABC và Người dùng 123, chủ sở hữu là Annie Smith. Tôi đã đặt mô tả là Tất cả người dùng trong Phòng Kế toán đều có thể gửi email đến nhóm này, đồng thời cả người dùng nội bộ và bên ngoài đều có thể gửi email đến nhóm này, cũng như bản sao của tất cả email sẽ được gửi đến hộp thư đến của chủ sở hữu/thành viên.
Bước 3. Chỉnh sửa nhóm Microsoft 365 hiện có
Để sửa đổi một Nhóm Microsoft 365 hiện có, chúng ta sẽ sử dụng lệnh ghép Set-UnifiedGroup.
Set-UnifiedGroup -Identity "Accounting Dept" -AccessType PrivateTrong ví dụ này, nhóm được đặt ở chế độ Riêng tư.
Bước 4. Thêm thành viên vào nhóm Microsoft 365.
Để thêm thành viên vào Nhóm Microsoft 365, hãy sử dụng lệnh ghép Add-UnifiedGroupLinks.
Add-UnifiedGroupLinks -Identity "Accounting Dept" -LinkType Members -Links [email protected]Trong ví dụ này, chúng ta thêm người dùng Apple Pie vào Nhóm Microsoft 365 “Phòng Kế toán”.
Bước 5. Thêm chủ sở hữu vào nhóm 365.
Để thêm chủ sở hữu vào Nhóm Microsoft 365, hãy sử dụng lệnh ghép Add-UnifiedGroupLinks.
Add-UnifiedGroupLinks -Identity "Accounting Dept" -LinkType owners -Links [email protected]Trong ví dụ này, chúng ta thêm người dùng Apple Pie làm Chủ sở hữu của Nhóm Microsoft 365 “Phòng Kế toán”.
Bước 6. Liệt kê tất cả 365 nhóm
Sử dụng lệnh dưới đây để liệt kê tất cả 365 nhóm trong tenant của bạn.
Get-Unifiedgroup
Tôi hy vọng bạn thích bài viết này. Nếu bạn có nhận xét hoặc câu hỏi, vui lòng để lại bình luận bên dưới.
Tổng kết
Vậy là tôi vừa hướng dẫn xong cho bạn Cách tạo Microsoft 365 Group. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn! Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, bạn có thể liên hệ banquyenphanmem.com hoặc gọi số 028.22443013 để được trợ giúp.
